Fiche de poste – Assistant administratif du Projet 2NIBA.

Présentation de Baobab Institute
Baobab Institute pour la santé et le développement, présent au Sénégal, couvre la région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre avec un accent particulier sur les pays du Partenariat de Ouagadougou et l’espace Afrique francophone.
Nous fournissons une plate-forme pour une plus grande participation des acteurs locaux dans la conception, la mise en œuvre et la mesure de ces programmes. Baobab Institute et ses membres fondateurs croient au caractère central de la planification familiale en tant qu’intervention de développement essentielle pour sauvegarder la dignité, garantir les droits humains/des femmes et accélérer les progrès vers le développement économique et la prospérité.


Projet 2NIBA
2NIBA est une réponse au plaidoyer de la réunion de la Communauté de pratiques (CdP) de 2022 qui vise à soutenir les pays dans le passage à l’échelle des services intégrés de la planification familiale et du post partum (PFPP) en comblant des gaps de financements.
Ce fonds de financement vient donc en complément des outils existants afin de permettre une amélioration de la santé mère-enfant dans la zone francophone de l’Afrique de l’Ouest.
Baobab Institute dans le cadre de son partenariat avec la Fondation Bill &Melinda Gates recrute des experts locaux, motivés et engagés dans la localisation des politiques de santé. Ainsi, Baobab Institute recrute un (e)assistant (e) administratif de ce projet sur une période de deux ans.

Intitulé du poste : Assistant Administratif
• Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
• Zones d’intervention : 9 pays francophones de l’Afrique de l’Ouest
• Superviseur hiérarchique direct : Directeur Administratif et Financier
• Postes supervisés : Technicien de surface
Finalité du poste : Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier et sous le contrôle du Directeur de projet, l’Assistant Administratif sera chargé de gérer les opérations quotidiennes du bureau. Il/elle travaillera en étroite coordination avec le personnel des bureaux locaux en veillant au respect scrupuleux des politiques et procédures en matière de gestion administrative et des obligations contractuelles vis-à-vis des bailleurs de fonds.


Principales fonctions
L’Assistant Administratif remplira les principales fonctions suivantes :
• Assurer la réception du bureau, accueillir les visiteurs et veiller à ce que l’environnement soit accueillant
• Appuyer son superviseur dans l’acquisition compétitive des biens et services en veillant au respect des procédures et négocier avec les fournisseurs ;
• Commander les fournitures de bureau et rechercher de nouveaux fournisseurs afin de garantir le meilleur rapport qualité/prix ;
• Maintenir et mettre à jour régulièrement l’inventaire des fournitures et équipements de bureau ;
• Gérer la petite caisse du bureau et établir les PV mensuels ;
• Gérer l’attribution des équipements au personnel et s’assurer que l’équipement de terrain est maintenu en bon état de fonctionnement ;
• Maintenir un système de classement du bureau conformément au plan de gestion des documents du projet ;
• Planifier et préparer les documents nécessaires aux réunions et distribuer les comptes rendus des réunions ;
• Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel pour le personnel et partenaires ;
• Elaborer les demandes d’avances pour les missions sur le terrain et vérifier l’exactitude des rapports de dépenses des missions sur le terrain par rapport aux pièces justificatives soumises ;
• Enregistrer les justificatifs de dépenses et les soumettre au responsable financier pour examen ;
• Effectuer les courses du bureau à Dakar, y compris des retraits bancaires, des dépôts et des paiements de factures ;
• Photocopier et scanner les documents financiers à classer chaque semaine ;
• Coordonner toutes les activités administratives et toutes les autres tâches assignées par le superviseur direct, le Directeur de projet ou le Directeur Exécutif.

Expériences et Qualifications requises
• Être titulaire d’une licence en administration des affaires, commerce, économie ou qualifications équivalentes ;
• Avoir une expérience professionnelle de trois à cinq ans dans un poste similaire ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures de l’USAID ou autres bailleurs/organisations internationales serait un atout.


Compétences
• Bonne maitrise des logiciels Word, Excel
• Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en français
• Aptitudes à travailler en équipe et sous pression, dans un contexte multiculturel et pluridisciplinaire
• Fortes capacités organisationnelles et relationnelles
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Bonne connaissance des politiques et procédures administratives et de passation de marchés de l’USAID est un atout
• Bonne moralité et conscience professionnelle aigüe
• Ponctualité et rigueur
• Posséder un permis de conduire sénégalais valide
• Parfaite maitrise du français et bonne capacité à communiquer en anglais serait un atout
• Expérience avec l’USAID et /ou d’autres projets financés par des bailleurs en Afrique de l’Ouest (souhaitable).