Contexte
L’ Assistant Administratif et Logistique doit se conformer à la délégation d’autorité de l’UICN en vigueur à tout moment, ainsi qu’aux sous-délégations qui en découlent. Cette conformité doit être exercée avec une diligence raisonnable et dans le respect de la lettre, de l’esprit et de l’objectif de la DdA.
L’UICN-PACO ouvre cette position d’Assistant Administratif et Logistique qui sera affectée l’unité Finance et Administration du Bureau Régional.

Descriptif de poste
Principales responsabilités
Sous la supervision du Chef Régional des Finance et de l’Administration, l’Assistant Administratif et Logistique gérera tous les aspects de la logistique du Bureau Régional et du Bureau National du Sénégal. Il participera aux activités de passation de marché et des projets.


Tâches spécifiques
• Gestion des Immobilisations (inventaire annuel, suivi, rapprochement)
• Organisation des déplacements et billetterie
• Supervision des chauffeurs
• Suivi des coûts d’exploitation des véhicules
• Planification de l’utilisation des véhicules
• Gestion des opérations en douane et de transit
• Réception des biens et services
• Participation aux achats : demande de factures pro forma, tenue du registre des appels d’offres.
• Assistance aux projets pour les ateliers et les réunions
• Pré-vérification des contrats et mise en forme avant validation et signature
• Tâches administratives et de secrétariat
• Appuyer les autres Responsables administratifs et financiers et Comptables dans l’analyse des comptes et les travaux d’audit.

Note: Les termes de référence ci-dessus contiennent les principales responsabilités et tâches de ce poste. Toutefois, dans une organisation en constante évolution telle que l’UICN, les membres du personnel doivent faire preuve de souplesse dans leur approche du travail et être prêts à entreprendre d’autres tâches qui leur sont raisonnablement confiées mais qui ne font pas partie de leurs attributions habituelles. Lorsqu’une tâche devient une partie intégrante des responsabilités d’un membre du personnel, les termes de référence doivent être modifiés après consultation entre le supérieur hiérarchique, le membre du personnel et l’unité des Ressources Humaines. L’un des trois peut initier la consultation.


Qualifications et compétences exigées

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire niveau Bac+3 au minimum avec spécialisation en comptabilité, finances ou gestion;
• Au moins trois (03) années d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière de projets de développement ;
• Expérience probante dans la gestion des projets financés par les bailleurs de fonds internationaux sera considéré comme un atout ;
• Maitrise des logiciels courants de bureautique (spécialement MS Office) et des ERP. Des expériences avec NAVISION souhaitées ;
• Excellente communication verbale et écrite en français et bonne connaissance de l’anglais (bonne capacité de rédaction);
• Disposer d’une expérience en travail d’équipe dans un contexte multiculturel et/ou multilingue, si possible en ONG, UN et/ou projets de développement ;
• Honnêteté, rigueur et discrétion absolument indispensables;
• Bonnes qualités relationnelles : courtoisie, patience, diplomatie, sens de la négociation ;
• Aptitude flexible au travail, être capable de travailler en dehors des heures de bureau;
• Capacité de voyager régulièrement.