AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire non gouvernementale, créée en France en 1971, sous le statut d'association à but non lucratif. Prix Nobel de la paix en 1999. Logisticien de bases Sans Frontières a pour vocation d'apporter une aide médicale humanitaire à toute population éprouvée sans distinction ethnique, de sexe, de religion, de philosophie ou d'opinion politique.

Dans le cadre de ses activités, Médecins Sans Frontières WaCA / Mission Migration recherche Un (e) : Acheteur(se) du projet Basé(e) à Dakar Sénégal

RESPONSABLE DIRECT : Responsable de la chaîne d’approvisionnement

But principal
• Exécuter les achats locaux de biens et services nécessaires au fonctionnement du Projet Migration Dakar, dans les délais convenus, au meilleur rapport qualité-coût-délai et dans le strict respect des procédures MSF WaCA, des seuils de validation, des règles de mise en concurrence, des exigences de traçabilité et des principes d’intégrité.


Responsabilités

1. Réception et traitement des demandes d’achat
• Recevoir les demandes d’achat validées, vérifier la clarté des spécifications, les quantités, les délais attendus et les autorisations requises avant de démarrer la consultation.
• Clarifier avec le demandeur et le/la Chargé(e) Supply toute information incomplète ou incohérente, sans modifier un besoin ni engager une dépense de sa propre initiative.
• Planifier les achats selon leur priorité, les délais fournisseurs et les contraintes opérationnelles, puis communiquer régulièrement l’état d’avancement en partageant le monitoring hebdomadaire des commandes.

2. Prospection, veille du marché et gestion des fournisseurs
• Effectuer une veille régulière du marché local, identifier des fournisseurs potentiels et recueillir des informations fiables sur les produits, services, prix, délais, garanties et conditions de paiement.
• Maintenir à jour la base fournisseurs et la base prix, en documentant les coordonnées, catégories, capacités, performances et éventuels risques.
• Contribuer aux études de marché, préqualifications, appels d’offres, évaluations et visites fournisseurs sous la supervision du/de la Chargé(e) Supply.

3. Consultation, analyse et passation des commandes
• Obtenir le nombre de devis requis selon les seuils applicables, garantir une mise en concurrence équitable et s’assurer que les offres sont comparables.
• Préparer les tableaux d’analyse des offres en considérant le prix total, la conformité technique, la qualité, le délai, la disponibilité, la garantie et les conditions commerciales.
• Négocier uniquement dans les limites de sa délégation et soumettre la recommandation d’achat au niveau de validation compétent avant tout engagement envers un fournisseur.
• Émettre et transmettre les bons de commande approuvés ; obtenir la confirmation du fournisseur et suivre l’exécution jusqu’à la livraison.

4. Suivi des commandes et relation fournisseur
• Assurer un suivi proactif des commandes, anticiper les retards ou indisponibilités et proposer des alternatives conformes au/à la Chargé(e) Supply.
• Traiter les écarts de quantité, qualité, prix ou délai avec les fournisseurs, en documentant les réclamations, avoirs, remplacements ou autres mesures correctives.
• Préserver une relation professionnelle, impartiale et transparente avec les fournisseurs, sans favoritisme, avantage personnel ni conflit d’intérêts.
• Partager chaque fin de semaine le suivi des commandes aux demandeurs et tenir compte de leur retour et recommandations.
• Se rassurer de la conformité des dossiers physiques d’achat avec la base de données SIRA.

5. Réception, facturation et clôture
• Vérifier la cohérence des factures, reçus et pièces justificatives ; faire corriger tout document incomplet ou erroné avant transmission à la Finance.
• Rapprocher les demandes, offres, validations, commandes, livraisons et factures ; mettre à jour le statut de l’achat et procéder à sa clôture documentaire.
• Veiller a la conformité de tous les dossiers d’achat clôturé à travers une copie de la chek list validée par la finance.

6. Gestion administrative, outils et archivage
• Créer, mettre à jour et clôturer les achats dans SIRA ou tout autre outil standard, en garantissant la fiabilité des données, références, montants, fournisseurs, dates et statuts.
• Constituer pour chaque achat un dossier complet et conforme à la checklist en vigueur, en version physique ou électronique selon les règles établies.
• Assurer le classement, l’archivage physique et electronique sur le sharepoint des documents de façon à permettre une traçabilité complète lors des contrôles internes, revues ou audits.
• Veiller régulièrement à la qualité de la BD SIRA et des KPIs des approvisionnements.

7. Avances, ressources et conformité
• Lorsque le recours à une avance est autorisé, respecter le montant approuvé, conserver toutes les pièces et justifier le solde dans les délais prévus avec la Finance.
• Respecter la séparation des tâches, les seuils d’achat, les délégations, les règles de confidentialité et les mécanismes de prévention de la fraude et de la corruption.
• Déclarer immédiatement toute relation personnelle, intérêt financier, cadeau, invitation ou situation susceptible d’influencer — ou de paraître influencer — une décision d’achat.

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte

Dans le contexte du Projet Migration Dakar, l’Acheteur/Acheteuse assure notamment les responsabilités suivantes :
• Traiter en priorité les achats nécessaires au fonctionnement du centre de Colobane, aux activités communautaires et mobiles, ainsi qu’à la préparation des réponses aux débarquements, selon la planification et les niveaux d’urgence validés.
• Contribuer à la disponibilité permanente des articles critiques et des kits de contingence en suivant les commandes ouvertes, les délais fournisseurs et les risques d’indisponibilité signalés par le stock ou les responsables techniques.
• Développer et actualiser une cartographie des fournisseurs de biens et services médicaux et non médicaux à Dakar et, lorsque requis, sur les axes Rufisque–Keur Massar, Thiaroye, M’bour, Saly ou Dakar.
• Sourcer des produits conformes aux spécifications MSF et solliciter, avant tout achat technique ou médical, la validation du référent compétent ; ne jamais substituer un article sans validation documentée.
• Veiller à ce que chaque achat soit soutenu par une demande approuvée, une mise en concurrence adaptée, une analyse documentée, la validation compétente, un bon de commande et des preuves de réception et de facturation cohérentes.
• Enregistrer ou mettre à jour sans délai les demandes et commandes dans SIRA, afin que les demandeurs et le/la Chargé(e) Supply disposent d’une vision fiable des achats en cours, des retards et des actions attendues.
• Suivre particulièrement les achats urgents : consigner la justification, obtenir les validations prévues, préserver la traçabilité et contribuer à l’analyse mensuelle de leurs causes afin d’en réduire la répétition.
• Préparer, en coordination avec le/la Chargé(e) Supply, les consultations, analyses comparatives et dossiers nécessaires aux contrats-cadres des catégories récurrentes : fournitures, transport, maintenance, hébergement ou autres services identifiés par le projet.
• Effectuer les réceptions conjointement avec le magasinier et/ou le demandeur, documenter immédiatement tout écart et empêcher le paiement d’une facture non conforme ou non soutenue par une preuve de service fait.
• Transmettre à la Finance des dossiers de paiement complets, suivre les pièces retournées pour correction et clôturer rapidement toute avance d’achat conformément aux procédures.
• Participer au point Supply hebdomadaire en présentant les commandes critiques, les retards, les difficultés fournisseurs, les achats urgents et les décisions attendues.
• Préserver la confidentialité des offres, prix et décisions ; refuser et signaler tout avantage indu, pression, fractionnement de commande ou tentative de contournement des procédures.
• Indicateurs clés de performance
• Pourcentage des achats traités dans le délai convenu et délai moyen entre la demande validée et la commande.
• Pourcentage des dossiers d’achat complets et conformes dès le premier contrôle.
• Pourcentage des commandes livrées complètement, à temps et conformément aux spécifications.
• Taux de mise à jour correcte des achats dans SIRA et fiabilité des statuts communiqués.
• Nombre et proportion d’achats urgents, avec analyse des causes et mesures correctives.
• Délai de justification des avances et nombre de dossiers de paiement retournés pour non-conformité.
• Pourcentage des fournisseurs critiques évalués et nombre de réclamations clôturées.

Conditions Requises
• Education Diplôme de l’enseignement secondaire indispensable, formation en achats, commerce, gestion ou logistique souhaitée.
• Expérience Au moins deux ans d’expérience pertinente en achats, approvisionnement ou gestion commerciale.

Atouts : contexte humanitaire, appels d’offres, contrats-cadres ou produits médicaux.
• Langues Français indispensable ; anglais souhaité ; langue(s) locale(s) constituant un atout.
• Connaissances Maîtrise d’Excel et des outils bureautiques ; ERP/SIRA, procédures d’achat, analyse des offres et gestion
fournisseurs souhaités.

• Cette description de poste peut être adaptée en fonction de l’évolution des activités et des besoins de la mission, dans le respect du cadre de la fonction.
• En signant, l’employé(e) reconnaît avoir lu, compris et accepté le présent document.

Compétences
• Résultats et sens de la qualité L1
• Travail d’équipe et Coopération L1
• Souplesse de comportement L1
• Adhésion aux principes de MSF L1
• Sens du service L1
• Gestion du Stress L2

TYPE DE CONTRAT ET LIEU D’AFFECTATION
• Nature du contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)
• Lieu de travail : Dakar Sénégal.

CANDIDATURES
Les dossiers de candidature composés de :
- Lettre de motivation adressée à l’Administrateur Projet Dakar
- Curriculum vitae à jour mentionnant les contacts (mail ou téléphone) des personnes de référence à contacter ;
- Copies légalisées des diplômes ;
- Copies légalisées des certificats / attestations de travail ;
- Certificat de Résidence ;
- Pièce d’identité.

Les dossiers de candidature sont à transmettre par mail avec pour objet :
« Acheteur WaCA Dakar Sénégal »