MISSIONS :

Sous l’autorité directe du Directeur des Solutions Logistiques, le C.O.M supervise l’exécution des travaux logistiques pour un portefeuille spécifique de clients. Il assume la communication correspondante avec les clients.

Il a également pour obligation de participer activement à la démarche Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement (QHSE) du Groupe, et de se conformer aux règles et procédures en vigueur dans l’exécution des tâches, notamment une application stricte des dispositions du code de bonne conduite. Ledit code étant transmis à chaque salarié.

RESPONSABILITES:

Gérer son équipe (N-1)

Définir des objectifs en termes de qualité de service (sur la base des objectifs fixés par le N+1)

Organiser les recrutements (après validation par le responsable des solutions logistiques Maritime/Aérien) et évaluer les candidatures (entretiens impératifs avec le N+1), en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines

Appliquer la procédure de gestion des absences

Appliquer le programme d’intégration et de formation des nouveaux arrivants

Mettre en œuvre les conditions (procédure) d’une bonne passation de dossier en cas de changement au sein de l’équipe

Maintenir et développer la compétence des collaborateurs (N-1)

Evaluer la performance des collaborateurs (N-1)

Informer l’équipe de la stratégie et des évolutions de la société et communiquer sur les alignements internes nécessaires.

Animer la relation client opérationnelle

Réceptionner les ordres de transit envoyés par les clients (tarifs déjà validés via une cotation). En cas de nouveau business (client existant ou nouveau), une nouvelle cotation sera émise par la Direction Commerciale en accord avec les responsables solutions logistiques (N+1, N+2)

Requérir la documentation manquante et des instructions plus précises aux clients si cela s’impose

Informer le client de l’avancement de ses dossiers (rapport standard ou spécifique, selon la cotation acceptée)

Alerter le client en cas de problème opérationnel (potentiel ou avéré)

Assister le service recouvrement en cas de problème de recouvrement de créances

Piloter le traitement des dossiers

S’assurer que les procédures opérationnelles standards (SOPs) sont correctement appliquées à chacune des étapes métier

Répartir les dossiers à traiter entre les Opérateurs

Valider des fichiers ouverts avant démarrage du traitement du dossier (pour les clients dont la position excède leur condition de crédit, escalade la validation au N+1)

Contrôler l’avancement des dossiers (chaque étape doit être traitée correctement et dans les délais prévus) et s’assurer que les actions à mener par étape sont bien respectées d’un point de vue physique (documentation par exemple) ou électronique (saisie des dates d’étapes dans l’outil métier)

Assister les Opérateurs et les autres membres de l’équipe en cas de problème opérationnel

Archiver régulièrement les dossiers (physiquement et électroniquement), une fois par mois au moins

Mettre en place toutes les actions nécessaires afin d’améliorer la qualité et/ou la vitesse de traitement des dossiers (processus, ressource additionnelle, équipements informatiques…)

Contrôler la qualité de formalisation et de documentation des dossiers

S’assurer que les opérations sont réalisées dans l’enveloppe prévue (lors de la cotation) de marge brute et de débours

Obtenir et connaître parfaitement les cotations relatives aux opérations en cours

Sélectionner les moyens les plus adaptés aux opérations à réaliser, dans le respect de la cotation validée par le client (préférences)

Valider les factures fournisseurs: montant et allocation au dossier (soumis par les Opérateurs)

Valider les factures clients et les pièces jointes soumises par les Opérateurs. Ces éléments doivent correspondre à ce qui était prévu dans la cotation validée par le client

Contrôler les débours de chaque dossier

Alerter/ Informer son N+1 quand la cotation validée par le client n’est pas compatible avec les travaux à mener (technicité, profitabilité…)

Contrôler les coûts de l’unité COM

Contrôler le niveau des coûts de l’unité COM (alignement avec le budget). Cela inclut les salaires, les heures supplémentaires, les frais divers…

S’assurer que les coûts alloués à l’unité COM lui correspondent bien

Alerter/Informer le Management

Alerter l’encadrement en cas de problème opérationnel significatif (impact important sur la qualité de service, sur la facturation, clients critiques…)

Informer l’encadrement de toutes informations pertinentes au regard de l’activité ou de l’environnement

Identifier et communiquer sur tout dysfonctionnement rencontré lors de l’exécution des opérations, que ce soit ou non dans le périmètre de responsabilité propre

Profil recherché pour le poste : UN CLIENT OPERATIONS MANAGER (C.O.M)

Diplôme minimum Bac+3 ou validation des acquis en gestion, commerce international, négociation…

Avoir la maitrise de l’outil informatique (bureautique, Echange de données informatiques, logiciels de gestion…)

Avoir la maitrise d’une ou plusieurs langues étrangères, en particulier l’anglais

Avoir une bonne connaissance de nos outils métiers (Spot; GAINDE Concerto…)

Aptitudes relationnelles ;

Bonne communication avec les autres services et clientèle ;

Sens de l’organisation