Phoenix consulting group recrute un Réceptionniste (h/f).

Objectif principal du poste
Recevoir et gérer les clients et visiteurs sans rendez-vous et répondre au tableau de service de manière à projeter une image professionnelle du bureau. Les tâches administratives générales feront également partie de ce poste, dans le cadre du soutien à l’ensemble de l’équipe.


Tâches principales
• Service à la clientèle: Traiter les demandes de renseignements et s’adresser aux personnes ou au service approprié conformément aux protocoles de l’entreprise.
• Gérer les services et les entrepreneurs: Gérer/coordonner les entrepreneurs de services sur le site, par exemple nettoyage, sécurité, climatisation et installations générales etc…
• Tâches générales de réception : Recevoir les visiteurs et s’assurer que les hôtes sont contactés pour recueillir les visiteurs à la réception.
• Fonctionnement du tableau de distribution
• Gérer tous les appels entrants et y répondre de façon professionnelle.
• Veiller à ce que la réception soit propre et bien rangée et à ce que le bureau de réception ne soit pas encombré
• Fonctions administratives générales: Dactylographie générale pour les départements.
• Envoyer, trier et distribuer des messages et des télécopies.
• Organiser les déplacements et le transport du personnel, p. ex., des taxis
• Fournir un soutien administratif de base au besoin.
• Commande de consommables, fleurs, papeterie, etc.
• Gérer la réservation des salles de conférence/conseil.
• Gérer les bons de stationnement/émettre des bons de stationnement.
• Mettre à jour les numéros de téléphone d’urgence.
• Prendre et relayer des messages pour le personnel de bureau.
• Prendre rendez-vous.
• Organisation de la restauration pour les réunions.
• Journal des appels du service d’assistance: Consigner toutes les demandes de réparation, d’entretien et de service au bureau d’assistance.

Profil recherché
Expérience/ formation : GR12 ou équivalent et au moins 2 ans d’expérience pertinente.


Compétences requises
• Compétences en matière de téléphone;
• Compétences générales en administration;
• Maîtrise de l’informatique (MS Office, en particulier Outlook et Word);
• Capacité à faire plusieurs tâches;
• Aptitudes interpersonnelles.

Connaissances requises
Tableau de service, politiques et procédures


Compétences requises
• Communication, orientation client et qualité, méthode, travail d’équipe et coopération, confiance en soi;
• Tolérance à la routine.
Principaux facteurs de volume de travail:
• Sophistication des équipements du tableau de distribution; nombre et complexité des appels entrants.
Interface/ relations avec :
• Interne : Bureau de la StaffExternal
• Locataires, Locateur, Entrepreneurs, Fournisseurs