Description du poste
Gestion de projet
- Identifier les besoins de chaque projet et assister la Direction dans l’attribution d’un chef de projet ;
- Mettre en place des outils de pilotage des projets et en assurer la bonne utilisation et la mise à jour ;
- Coordonner les activités entre l’équipe interne et les prestataires externes en sélectionnant les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmettant aux services concernés les instructions ;
- Etablir le budget et contrôler les dépenses effectuées sur chaque projet ;
- Effectué un rapport détaillé de chaque projet à la Direction.


Relations avec les partenaires et les clients
- Être le point focal avec les clients étrangers (transmission informations, devis, tarification, suivi de prestations en cours, facturation et suivi des paiements) ;
- Être le point focal pour l’ensemble des activités liées au à l’activité Visa & Immigration et Portage salarial ;
- Assister la Direction dans la rédaction des contrats de service et des conventions de partenariat
;
- Coordonner la communication avec les équipes régionales ARS ;
- Réceptionner et traiter diligemment les appels d’offre.


Gestion du personnel et des affaires juridiques
- Assurer le suivi des données relatives aux congés, absences, arrêts maladie, départs, etc. ?
- Assister la Direction pour les procédures de recrutement ;
- Assurer la mise à jour régulière du tableau des effectifs ;
- Coordonner l’ensemble des procédures juridiques de la société;
- Effectuer la veille juridique sur les différents domaines de sa responsabilité.

Gestion administrative générale
- Elaborer et optimiser les outils et procédures liées au bon fonctionnement de la société (standard, courriers, notes internes, tableaux de bords, procédures, classement, archives, facturation, etc.) ;
- Veiller au suivi de la logistique bureautique (fournitures, bureaux, etc.) et gérer les équipements ;
- Traduire des documents du français à l’anglais et vice versa ;
- Préparer les dossiers, rassembler les informations nécessaires à la prise de décision et les transmettre aux destinataires ;
- Etre le point focal de la société auprès des fournisseurs et artisans ;
- Gérer de caisse et le budget de la société ;
- Assurer la relation avec le cabinet comptable.


Profil du poste
- Bac+3 ? Bac+5 ou équivalent en Gestion de Projet et/ou en droit

- 3 années d’expérience à une position de PMO, Chef de projet , Assistant(e) chef de projet, juriste d’entreprise, Responsable administratif, Assistant(e) administratif(ve) ou autre poste équivalent

- Expérience dans un contexte professionnel international/bilingue

- Bilingue Anglais et Français) avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale

- Maîtriser les techniques, les méthodes et outils de planification et de gestion de projets

- Compréhension de l’environnement de la mobilité internationale

- Maîtrise des outils bureautiques