Description de l’organisation

Sama Mbey SUARL est une entreprise sociale évoluant dans le domaine agricole.
Nous intervenons dans de nombreuses régions du Sénégal. Sama Mbey vise à améliorer les conditions de vie des petits producteurs en milieu rural et veut les aider à sortir de la pauvreté.
Chez Sama Mbey les petits agriculteurs peuvent se financer s'ils ont le bon outil pour payer petit à petit en avance pour les intrants. Notre vision et objectif à travers notre Étoile polaire sont de travailler avec 1 million de petits producteurs à l’horizon 2025.
En plus, SamaMbey SUARL s’engage dans le domaine du développement communautaire en menant des actions de sensibilisation en nutrition, santé et en effectuant des campagnes de déparasitage.

Titre du poste : Coordonnateur(rice) finance et qualité de données et achats
Location : Thiès avec possibilité de déplacement selon les exigences du poste.
Nombre de poste : 01
Type contrat : CDD

Sous la supervision du responsable logistique, il/elle travaille en étroite collaboration avec le département finance.

Activités principales :

1. Data quality: traitements des données, faire des réconciliations, coordonner l’utilisation des applications de gestion de stock et de transport.
2. Elaboration et suivi du budget du département logistique
3. Elaborer avec rigueur le cahier des charges des fournisseurs selon les besoins

- Spécifier les besoins des services internes de sama mbey
- Définir le coût de revient maximum par rapport au prix de vente des modèles
- Négocier les achats avec chaque fournisseur
- Négocier avec chaque fournisseur des quantités prévisionnelles de produits aux meilleures
conditions de qualité, prix et délais, en tenant compte des objectifs techniques et commerciaux
- Définir les conditions de commande, livraison, paiement etc. ; établir un contrat d'achats en prenant toutes les garanties techniques, économiques et juridiques nécessaires

4. Rechercher de nouveaux fournisseurs pour des investissements, des produits ou services

- Prospecter les marchés, s'informer sur de nouveaux fournisseurs potentiels via Internet, les salons, magazines et bases de données ; actualiser sa base d'informations en l'élargissant à l'international
- Mettre en concurrence les fournisseurs susceptibles de répondre aux impératifs de coûts, délais et quantités, les sélectionner d'après les critères définis avec la direction de l'entreprise

5. Suivre les fournisseurs et résoudre les problèmes ou litiges

- Recueillir, en production, les informations nécessaires au suivi des fournisseurs
- Suivre l'exécution des contrats, relancer si besoin les fournisseurs afin de limiter les ou retards de livraison
- Contrôler les marchandises livrées, leurs conditions de transport, et /ou la conformité des services
- Contrôler les factures, régler les litiges
- Evaluer la qualité des fournisseurs

Résultats attendus

- Prix, qualité et délais des produits achetés améliorant la rentabilité financière de Sama mbey
- Flux tendus sans rupture de stocks ni de surstocks, fournisseurs fiables
- Tableaux de bord actualisés
Autonome pour l'organisation de son secteur, il ou elle a la responsabilité complète des résultats de son secteur dans le cadre de la politique définie par la direction.

Moyens et ressources
Equipements informatiques et de communication pour gérer et transmettre les informations.
Gestion d'une documentation de plus en plus numérisée, pour la veille, la gestion de la base de données fournisseurs, la simulation des coûts de revient, etc.

Relations internes et externes
Travail en équipe avec les autres départements et le magasin pour la gestion de stocks et également avec les départements pour établir les prévisions d'actions exceptionnelles.

Environnement de travail
Il ou elle travaille dans un bureau, parfois partagé avec d'autres acheteurs. L'activité nécessite de se déplacer très souvent vers les ateliers et les magasins.
Les déplacements extérieurs dépendent des visites aux fournisseurs et des salons.
Les horaires sont en général réguliers.

RESPONSABILITES SECONDAIRES
- Assister les équipes logistiques et de terrain de Sama Mbéy dans la gestion du transport et la livraison des intrants agricoles partout dans nos zones d’intervention
- Voyager partout au Sénégal, y compris dans les zones rurales pour faciliter le transport et livraison de produits
- Assister la supervision de l’entrepôt, les mises en sac et les opérations de relais
- Assister le responsable logistique sur les besoins en achat, stockage et de relais
- Assister la logistique des installations pour développer des protocoles pour le stockage, la décharge et la livraison des intrants
- Coordonner avec le responsable des installations et l’équipe de terrain pour développer un calendrier du circuit de distribution
- Coordonner avec la logistique et les équipes de terrain sur la planification de l’itinéraire de livraison
- Examiner continuellement les coûts d’expéditions et fournir une évaluation du budget/des besoins en cours pour le transport
- Coordonner avec la logistique et les équipes RH pour recruter et gérer des chauffeurs s contrat
- Superviser le contrôle de qualité de la livraison à chaque étape du processus (planning, exécution, analyses)
- Réagir rapidement aux problèmes liés à la livraison dans les zones rurales et coordonner avec les chauffeurs / transporteurs pour les corriger
- Participer dans la mise en place des plans d’action pour réduire les retards et être dans les délais
- Collecter les informations de la livraison provenant des équipes de terrain et compiler des rapports pour la logistique et les équipes administratives

Exigences du Poste

- Capable de cibler et d’aborder, de manière proactive, les problèmes liés au transport
- Capable de Comprendre la façon d’organiser des entrepôts, des plateformes de distribution et des sites de livraison
- Avoir une formation ou des notions de base en finance et comptabilité
- Flexible, orienté aux résultats, et désireux de trouver des solutions innovatrices
- Solides compétences de base en informatique avec connaissance d’Excel et Google Apps, logiciel de comptabilité
- Capable de travailler dans une équipe composée de divers groupes d’intervenants
- Attentionné aux détails et d’excellentes capacités à tenir d’inventaire, fichiers d’audit, et bons de livraison
- Excellentes capacités orales et écrites en Français
- Capable de gérer les priorités concurrentielles, géographiques et de projet

Compétences requises

Compétences spécifiques

- Avoir des connaissance et aptitude en matiere de data quality
- Avoir des notions en banque-finance et assurance
- Négocier avec les fournisseurs : construire un cahier des charges, préparer un argumentaire
d'achat, négocier les prix et les conditions, rédiger un contrat
- Avoir des connaissances en finance.
- Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères et s'informer sur la culture du pays des fournisseurs
- Créer une relation de partenariat avec des interlocuteurs très variés
- Gérer des stocks, déterminer le stock minimum d'après les prévisions et réalisations
- Evaluer les risques, prendre position grâce aux outils d'aide à la décision et aux priorités établies
- Respecter la législation concernant les achats et les contrats.

Compétences transversales

- Etre curieux(se) des nouveautés, en interne et externe
- Assurer une veille technologique et économique
- Utiliser les nouvelles technologies de l'information
- Anticiper les évolutions et les besoins de l'entreprise
- Avoir de la rigueur dans les calculs, commandes et suivis
- Gérer les priorités
- Avoir quelques connaissances statistiques et de gestion
- Maîtriser les outils bureautiques pour gérer au mieux ses activités

Parcours professionnels

Formation initiale
Une formation spécifique achats est recommandée en plus d’un diplôme d'école supérieure de commerce ou d'école de gestion.

Pré-requis
Une expérience dans une autre entreprise est nécessaire et de préférence dans les achats.