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Durée : 12 mois ( douze mois) renouvelables
Date de prise de poste : 10-Aug-2023
Objectif général du poste
Sous la supervision du Directeur Pays , Il/ Elle sera chargée de garantir la performance logistique de la mission et coordonner sa mise en œuvre pour apporter le meilleur soutien aux programmes en ligne avec la stratégie définie sur la mission Mali.
Principales responsabilités
Objectif 1 : Référent logistique au niveau national
Organisation de la chaine d’approvisionnement :
Suivi des procédures d’achat en lien avec les règles bailleurs
Coordonner l’établissement des plans d’achat par projet (PAP) lors de la formulation des projets
Suivre la mise en œuvre des plans d’achats des projets en lien avec les PAP/PA
Mettre en place une politique d´accord cadre en lien avec les lignes programmatiques de la mission
Suivre le dédouanement des frets internationaux
Planifier et gérer l’organisation des distributions aux bénéficiaires,
Supervision sur l’archivage logistique
Gestion de la relation avec les principaux fournisseurs.
Veiller à l’application des politiques ACF anti-fraude, anti-corruption, et assurer le maximum niveau de transparence et de professionnalisme dans les procédures d’approvisionnement.
Gestion des équipements :
Définir les besoins d’équipement sur la mission et standardiser les équipements de la mission
Elaborer plan de renouvellement des équipements et planifier le financement
Superviser l’utilisation et la maintenance des équipements sur les bases et en capitale, Suivi des équipements de la mission (Liste d’équipement),
Veiller à l’implémentation de la politique IT de ACF.
Gestion du parc véhicule de la mission :
Planification des affectations des véhicules mission
Définit le protocole de maintenance
Suivi des coûts et planification du renouvellement des équipements roulants en collaboration avec le département finance.
S’assurer que les véhicules et motos sont suivis administrativement (Assurance, documents, visite technique).
Communication :
Dimensionner et sélectionner les systèmes de communications (Téléphones, Internet, téléphones Satellites…) adapté à la mission
S’assurer que les procédures de communication ACF soient respectées et mises en œuvre.
Gestion de bases et Réhabilitations :
Planifier l’ouverture/fermeture de bases
S’assurer que les bâtiments répondent aux conditions de sécurité et sureté.
Objectif 2 : Ressources Humaines
Supervision, formation, support et évaluation technique (en lien avec le DP) des logisticiens en capital et sur les bases.
Dimensionnement des besoins en ressources humaines logistiques de la mission
Accompagnement des équipes logistique dans la conduite activités
Réalisation des visites terrain pour identifier les besoins et renforcer les capacités
Appui du logisticien bases dans l’exécution de leur fonction en lien fonctionnel
Organisation du travail entre la logistique et les autres départements en mettant en place des systèmes de communication adéquats
Assurer les briefings logistiques des nouveaux employés.
Objectif 3 : Rapports et analyses des coûts logistiques
Compilation et analyse des Rapports Logistiques Mensuels (RLM) et leur transmission au siège via NHF
Analyse des coûts des véhicules et motos, suivi de consommation
Analyse de Suivi des Achats, Plan d’Achat Projet et plan d´approvisionnement de la mission
Diffusion des informations logistiques clés au reste de la coordination.
Objectif 4 : Proposals et Rapports bailleurs
Réalisation des rapports bailleurs et inventaire final des équipements
S’assurer que les besoins logistiques sont pris en compte dans les nouvelles propositions de budget et que les activités proposées soient compatibles avec les contraintes logistiques de la mission
Préparation des rapports intermédiaires, pré-finals et finaux des bailleurs (achats, équipement, stocks, donations, etc)
Evaluation des coûts et de la faisabilité des approvisionnements
Ebauche du planning d’achat et du budget logistique
Recherche de règles bailleur spécifiques
Rédaction des demandes de dérogations si nécessaire (à coordonner avec le gestionnaire logistique au siège).
Objectif 5 : Représentation
Assurer la représentation logistique d’Action Contre la Faim Mali.