Profil de poste :
Poste : Chargé(e) de gestion financière Programme Sénégal
Lieu : Dakar
Domaine d'activité : FINANCES
Responsable hiérarchique : Finance Manager
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de 1 an renouvelable
Date de début de contrat : Dès que possible (AOUT 2021)

Humanité & Inclusion (HI) est présente dans la région Afrique Cap Ouest (Sénégal, Guinée Bissau, Cap Vert,) depuis 1996.
Ses premières actions ont été menées au Sénégal dans le domaine de la réadaptation fonctionnelle pour permettre aux personnes handicapées de retrouver leur mobilité.
Aujourd’hui HI intervient au Sénégal, en Guinée Bissau principalement dans les domaines de l’Inclusion (accès à l’éducation, accès à l’emploi, insertion sociale et appui à la participation citoyenne), de la Prévention et Santé et de la Réduction de la Violence liée aux Armes (déminage et dépollution).
Par ailleurs le Programme Régional Afrique Cap Ouest assure également la gestion de projets multi pays en coordination avec d’autres programmes HI.

Définition de fonction :
Chargé(e) de gestion financière Programme Sénégal

Mission:
Le/la Chargé(e) de gestion financière produit une information financière de qualité et contribue à l’application et à la diffusion du cadre budgétaire, des règles locales et des règles bailleurs, des outils, procédures et des standards de l’organisation dans le domaine financier.

Responsabilités

Responsabilité 1 :
Assurer la bonne gestion et le suivi budgétaire des projets dont il est responsable
Sous-responsabilités :
• Définir avec la (le) FM l’architecture du budget annuel en fonction des projets et des financements prévus par le Directeur de programme (DP)
• Superviser dans le logiciel comptable (Navision) les paramétrages nécessaires (fiches projets, financements, ressources…)
• Contrôler les saisies des ressources dans les ajustements budgétaires des projets et extraire les trames de budgétisation pour les responsables budgétaires

• Accompagner et appuyer les signataires budgétaires dans la maitrise du budget de leur projet
• Sur la base des suivis budgétaires mensuellement communiqués aux signataires budgétaires, fournir un appui pour l’analyse et la mise à jour de leur budget
• Participer à la compilation des budgets et du plan de financement du programme
• Contrôler la bonne mise à jour des budgets dans le logiciel comptable (Navision)
• Trimestriellement, faire une analyse globale des écarts entre les prévisions budgétaires et les dépenses réalisées et en informer la (le) FM
• Assurer la cohérence de l’encodage et la bonne intégration régulière des informations financières dans le logiciel comptable (Navision)
• Assurer, en lien avec les équipes comptables des différents sites/pays, l’application de la procédure de l’engagement des dépenses, ceci plus spécifiquement lors des suivis budgétaires
• Piloter les besoins de tresorerie des projets dont il a la responsabilité
• Former les nouveaux responsables budgétaires à l’utilisation de la codification analytique de HI ;
• Veiller aux bons taux de consommation des budgets et alerter le responsable budgétaire en cas (de risque) de sur ou sous consommation de son budget ;
• Optimiser l’utilisation de l’enveloppe de fonds propres

Responsabilité 2 :
Garantir la mise en œuvre du référentiel bailleur ainsi que le respect des contraintes bailleurs pour les contrats de financement dont il est responsable. Garantir le suivi de ces contrats, depuis la demande jusqu’à leur clôture, en maîtrisant les risques et les deadlines exigés
Sous-responsabilités :
• Garantir l’application et le respect des règles, procédures, formats bailleurs de fond (via action de formation et de contrôle)
• Participer à l’élaboration des budgets à soumettre aux bailleurs de fonds. Garantir la budgétisation sur les trames appropriées. Solliciter systématiquement la validation des budgets contractuels par la (le) FM
• Superviser la saisie dans le logiciel comptable des plans de compte bailleurs et des budgets de financement sous leur responsabilité
• Participer à la mise à jour du plan d’affectation des différentes ressources
• S’assurer que les obligations du bailleurs (en terme d’audit, de rapport financier, de taux de change, etc.) sont réaliste et compatible avec les procédures de HI ;
• Optimiser la couverture des coûts de structure et de support dans les propositions bailleur ;
• Cordonner la remontée des données comptables et financières et produire les rapports financiers bailleurs selon le calendrier convenu ;
• Archiver les budgets et les rapports financiers partagés avec les bailleurs de fonds (avec une version interne et externe) dans l’espace dédié
• Instruire les demandes de versement bailleurs ;
• Analyser régulièrement les suivis des budgets bailleurs et anticiper les problématiques (amendement, NCE…) avec la (le) FM
• Consolider /compiler les informations financières pour les rapports intermédiaires, finaux ou avenants ; assurer un contrôle régulier sur l’exécution financière des projets au moyen du suivi bailleur, analyser les écarts et proposer les corrections adéquates avec la (le) FM et les signataires budgétaires
• Assurer l’élaboration des rapports financiers avant validation par la (le) FM et communication au contrôleur de gestion du siège
• Compiler le réalisé et les prévisions des contrats de financement multi programmes pour identifier et alerter sur les éventuels risques de sous et sur consommation au global (fréquence à définir avec la (le) FM selon les risques)
• Garantir le bon déroulement des audits des contrats sous sa responsabilité par la production des éléments demandés en collaboration avec le chargé de conformité

Responsabilité 3 :
Assurer le suivi et l’accompagnement des partenaires, à partir de leur identification et du début de la convention jusqu’à la clôture sur les aspects administratifs et financiers, en maîtrisant les risques et les deadlines exigés
Sous-responsabilités :
• Participer à l’évaluation des partenaires sur les aspects administratifs et financiers
• Piloter l’élaboration des conventions de partenariat sur les aspects financier (reporting financier, règles financières, …) en collaboration avec les opérations et les autres services partagés
• Suivi du contrat (validation des rapports financiers, contrôle des justificatifs partenaires avec les responsables budgétaires, la trésorerie (validation de la demande et rapprochement bancaire selon la convention), et suivi des comptes de tiers/d’avances)
• Renforcement des capacités (formation, revue et formulation de recommandations, audit, accompagnement sur la révision des procédures …)

Responsabilité 4 : Garantir le respect et l’application des standards HI et le principe de Redevabilité

Sous-responsabilités :
• Garantit le respect et l’application des standards HI pour l’ensemble de sa filière métier sur son périmètre – Politique, Processus et outils
• Participe à la diffusion et à l’amélioration des procédures et outils du programme
• Assure le contrôle interne sur l’ensemble de son périmètre

Autres responsabilités :
Selon les compétences et besoins, il pourra être amené à :
• Etre en back-up/ apporter un suivi ponctuel sur les autres portefeuilles contrats bailleurs
• Apporter un appui ponctuel sur la comptabilité
• Participer à la validation des contrats de prestation sur les aspects financiers, juridiques et fiscaux
• Effectuer des missions d’appui selon les besoins • Participer à des ateliers/séminaires/formations nationaux ou régionaux dans le cadre de la formation continue des équipes
• Assurer le renforcement de capacité en gestion financière des autres départements
• Tout autre service/tâche en lien avec le programme Sénégal qui pourrait être nécessaire

Compétences métiers
Connaissances en Finance, Comptabilité, Fiscalité, Droit social, gestion budgétaire, Audit et contrôle de gestion + Niveau BAC+4/5 en Finance, Audit/contrôle de gestion + Expériences professionnelles

Compétences transverses
• Orienté solution
• Pragmatique : savoir être en adéquation avec les objectifs et les contraintes
• Grande capacité d’organisation, d’adaptation et de réactivité
• Capacité à anticiper les conséquences économiques et financières des activités quotidiennes
• Grande capacité d’analyse et de synthèse
• Disponibilité, capacité à travailler sous pression et en équipe
• Parfaite maitrise de l’outil informatique
• Bonne maitrise de l’anglais

Rémunération Suivant la grille de salaire d’Humanité & Inclusion programme régional ACO en vigueur et sur la base l’expérience et les qualifications le salaire brut mensuel proposé sera entre 791.000 FCFA et 935.000 FCA brut.

Politiques institutionnelles :
Les recrutements chez HI se font sous réserve de la présentation d’un casier judiciaire de moins de 3 mois et d’un certificat de bonne vie et mœurs de moins de 2 mois.

Tous les employés sous contrat avec HI sont soumis au respect de la :
- Politique de protection de l'enfance ;
- Protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels Politique ;
- Politique de lutte contre Fraude et corruption ;
- Code de conduite.

Dépôt de candidature :
Les personnes ayant les qualifications requises sont invitées à envoyer par mail un dossier de candidature en français comprenant
i) un curriculum vitae à jour et détaillé, ainsi que 3 références professionnelles (managers directs) ;
ii) une lettre de motivation ; et le tout adressé à ... au plus tard le 08 Août 2021 à 17h00 (heure de Dakar).
Mentionner l’objet de votre courrier : candidature « Chargé(e) de gestion financière Programme ».

NB. A l'issue du dépouillement des dossiers, seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour entretien et test écrit.