Offre d'emploi






Chargé(e) des Services Support (SSO) ONG MAG



Référence 139421
Localisation Ziguinchor / Sénégal
Type contrat CDD
Expiration 16 Avril 2023
Offre visitée 3779 fois
Catégories
Comptabilité, Finances, Gestion
Achat, Supply Chain, Logistique, Transport
Organisation non gouvernementale, Association
.
Description de l'offre

La vision de MAG est un avenir sûr pour les femmes, les hommes et les enfants touchés par la violence, les conflits et l'insécurité. Les gens vivront dans des communautés où leurs droits sont respectés, dans la dignité et le choix, sans craindre les mines, les restes explosifs de guerre et l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions.

La mission de MAG est de sauver des vies et de construire un avenir plus sûr. Pour cela, nous utiliserons nos compétences essentielles et notre savoir-faire distinctif pour retirer les mines et les restes explosifs de guerre des zones affectées, ainsi que pour réduire l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions sur les personnes et les communautés, pour et avec qui nous travaillons.


Objectif du poste : Le/la Chargé(e) des Services Support sera responsable pour la gestion générale et quotidienne du bureau à Ziguinchor. Ce poste est supervisé par le Responsable Financier du programme (FSSM)

Description du poste
Toutes les activités doivent être entreprises conformément à l'objectif, à la portée et aux principes des normes et politiques du MAG.

En particulier, le/la Chargé(e) des Services Support est responsable du/de la :
Logistique
• Collecter et expédier les nouveaux équipements/fournitures selon les instructions.
• Organiser le transport du personnel et des marchandises selon les besoins.
• Tenir à jour les registres logistiques et classer les documents, notamment les bons de commande, les reçus, etc.
• S'assurer que les nouveaux équipements/fournitures sont enregistrés conformément aux procédures de MAG.
• Attribuer les équipements/fournitures selon les instructions, en veillant à ce que toutes les demandes soient approuvées avant la livraison.
• S'assurer que les stocks achetés sont collectés/reçus, enregistrés et livrés dans les délais, en organisant également le transport si nécessaire.
• Mettre en œuvre et maintenir un système d'approvisionnement local conforme aux politiques et procédures de MAG.
• S'assurer que tous les achats sont effectués de manière équitable et transparente, qu'ils sont entièrement documentés et qu'ils sont conformes aux politiques de MAG et celles des bailleurs.
• Contribuer à la planification des achats et à l'identification des fournisseurs.
• Établir et maintenir des relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.
• Gérer les devis uniques, les demandes de devis et les appels d'offres (avec le soutien du Responsable Régional Logistique) conformément aux seuils d'achat et s'assurer que les achats sont autorisés par le(s) titulaire(s) du budget.
• Coordonner avec les parties prenantes internes pour garantir l'intégration des contrôles internes, le paiement en temps voulu des fournisseurs et la documentation d'appui complète et vérifiable.
• Développer et maintenir une liste de prix des produits et une base de données de fournisseurs, en développant des relations avec les fournisseurs locaux pour s'assurer que MAG obtient le meilleur rapport qualité-prix.
• Rendre compte rapidement des préoccupations concernant des violations potentielles ou suspectées des politiques et procédures (conflit d'intérêt, violation du code de conduite, violation de la politique anti-corruption, etc.…)


Finance
• Aider le FFSM à s'assurer que MAG se conforme à toutes les exigences de paiements et de prélèvements statutaires.
• Aider le FSSM à examiner et à traiter les demandes de paiement, en veillant à l'exactitude et au respect de la politique de MAG.
• Vérifier la conformité financière des réquisitions et des bons de commande, des bons de réception avant tout paiement
• S'assurer que tous les paiements réguliers sont effectués dans les délais.
• Gérer la petite caisse du programme, notamment en effectuant un comptage quotidien de la caisse et en signalant immédiatement tout écart à FSSM
• Mettre à jour quotidiennement le livre de caisse avec les transactions effectuées.
• S'assurer de la tenue de registres précis et justificatifs de paiement.
• Obtenir le relevé bancaire du compte de MAG chaque mois et l’envoyer à FSSM comme support du rapport financier mensuel
• Maintenir un système de classement efficace en s’assurant que tous les documents comptables soient bien classés


Administration
• S'assurer que les horaires des prestataires de services sont maintenus et communiqués.
• Aider à préparer la documentation écrite, selon les besoins.
• Effectuer le classement électronique et sur papier, de manière précise et efficace.
• Accueillir les visiteurs au bureau MAG/à la maison d'hôtes.
• Maintenir les fournitures de bureau et coordonner tout entretien nécessaire, selon les besoins.
• Faciliter les démarches d’obtention des visas du staff en collaboration avec le SSM
• Respecter et fait respecter les échéances et les procédures de gestion administratives, financières et logistiques de l’organisation
• Assurer toute autre tâche spécifique demandée par la hiérarchie dans l’intérêt de MAG

Cette description de poste a pour but de résumer les principales fonctions et responsabilités du poste ; il ne s'agit pas d'une liste complète et exhaustive des tâches. Il s'agit d'un document non contractuel qui peut être modifié en fonction des circonstances. Il est attendu de tous les membres du personnel du MAG qu'ils fassent preuve de flexibilité et qu'ils soient disposés à accomplir les tâches appropriées lorsque le besoin s'en fait sentir.


Tous les membres du personnel doivent assumer les tâches générales suivantes :
• Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG, et promouvoir son éthique et sa mission
• Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme
• S'assurer de la connaissance et du respect de toutes les politiques et procédures du MAG et se tenir informé des activités du MAG
• Exercer son rôle d'une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local
• Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l'attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel

Spécification de la personne

Expérience essentielle
• Diplôme d’études supérieures de niveau universitaire en Administration, Ressources Humaines, Logistique ou dans tout autre domaine associé.
• Expérience préalable d’au moins deux (2) ans dans un rôle administratif, idéalement dans un rôle de services de soutien pour une autre ONG.
• Expérience préalable dans les passations de marchés, y compris dans l'identification de fournisseurs, la réalisation d'études de marché, etc.
• Expérience préalable dans la rédaction de documents administratifs, logistiques et dans la tenue de registres.
• Très bonne capacité organisationnelle, attentif et soigneux, et capable de travailler de façon autonome.
• Excellentes compétences administratives, y compris dans l’utilisation de MS Word et Excel.
• Maîtrise du français et du wolof, la connaissance de l’anglais est un atout.

Aptitudes essentielles
• Intérêt et engagement envers le mandat et les principes humanitaires de MAG
• Honneteté, transparence
• Motivé, enthousiaste
• Rigoureux(se)
• Esprit d’équipe, humble et courtois, apte à travailler sous pression ; prompt et proactive, capacités de gestion du stress et de prise d’initiative
• Déterminé et attaché à atteindre des standards de haute qualité

Salaire brut/mois: entre 355 000 et 428 000 FCFA



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Édition : Guindo & Co



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