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Missions :
L’Assistant(e) de Direction est chargé(e) d’assurer la gestion administrative et affaires courantes du bureau du Directeur Général.
Elle/Il assiste le Directeur Général dans le suivi de certains dossiers, organise ses rendez-vous, assure le traitement et la circulation de l’information, gère les documents et les communications téléphoniques.
Activités :
• Assister le Directeur Général afin d’optimiser la gestion de ses activités (organisation de déplacements, communication, préparation de réunions)
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au
Fonctionnement général de l’entreprise
• Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
• Assurer la gestion des rendez-vous du Directeur Général et tenir son agenda
• Planifier les réunions internes et externes dans les agendas électroniques
• Prévoir et organiser les déplacements des intervenants externes et internes : réservation de titres de transport et hôtels (demandes de visa pour l’ensemble du personnel)
• Traiter et mettre en forme les documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés, Prises de notes et rédaction de compte-rendu,
• Préparer et assurer le suivi de certains dossiers,
• Assurer la reproduction, le classement et l’archivage des documents : courriers, compte-rendu, décisions,
• Gérer les fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, cartouches)
• Assurer la gestion des appels téléphoniques de la Direction Générale
• Assurer la gestion des services de nettoiement des locaux, de jardinage, etc.
• Réceptionner, enregistrer et transmettre les factures au service de la comptabilité
• Assurer l’accueil des visiteurs (orientation, service eau, café et thé)
Compétences :
• Communication et gestion des données sensibles et confidentielles,
• Aisance dans la communication écrite et orale
• Capacité à gérer et/ou créer un système complexe de classification de dossiers.
• Capacité à prendre rapidement des notes lors de réunions, à synthétiser l’information et à rédiger des procès-verbaux conformes aux normes en vigueur.
• Capacité à synthétiser une information complexe.
• Gestion sociale et sociétale
• Compréhension et expression écrite et orale en anglais.
Savoir-Être
- Discrétion, Rigueur et Confidentialité
- Capacité de communication
- Confiance personnelle et Flexibilité
- Esprit d’équipe et sens de l’organisation
Niveau d’étude souhaite et expérience :
- Licence 3 Gestion Administrative, Assistanat de Direction, Administration Economique et Sociale, ou équivalent
- Formation en communication, gestion administrative
Vous disposez d’au moins de 5 années d’expérience à un poste similaire au sein d’un grand Groupe. Vous parlez couramment le français et l’anglais, faites preuve de professionnalisme dans vos relations de travail. Vous avez un sens très aigu de l’analyse et de la synthèse.