Description du poste : Assistant(e) administratif(ve) et financièr(e)

Aperçu
La Mission de l’Agence des États-Unis pour le Développement International basée au Sénégal (USAID/Sénégal) a sélectionné Chemonics International Inc. pour mettre en œuvre le Projet Bâtir un Système de Santé Résilient (BSSR). Cette composante du programme santé de l’USAID 2021-2026, a la charge du "Renforcement du Système de Santé au niveau central" plus particulièrement dans les domaines
des politiques et réformes du système de santé, la gouvernance, les systèmes d’information, les ressources humaines pour la santé, la chaine d’approvisionnement en médicaments et produits de santé, le financement de la santé et l’engagement du secteur privé auprès du Ministère de la Santé et de l’Action Sociale (MSAS).
C'est dans ce cadre que le projet BSSR recrute un(e) assistant (e) administrative et financière pour appuyer ses activités sous la supervision du directeur des Finances et de la Conformité.

Responsabilités :
Sous la supervision du responsable du Directeur des finances et de la conformité, il/Elle sera chargé(e) de :
1. Aider à l'organisation de réunions et d'événements sur et hors site selon les instructions, ce qui peut inclure la mise en place des salles, l'organisation de la restauration et des rafraîchissements, la mise en place de l'équipement nécessaire, la collecte des feuilles de présence, la rédaction de procès-verbaux et la préparation de documents à distribuer ;
2. Aider à l'approvisionnement du projet en biens et services en appuyant à l’élaboration des demandes d’achat ; administrer les contrats d'entretien selon les directives ;
3. Prendre les dispositions nécessaires pour le voyage et l'hébergement du personnel du projet et des visiteurs, sur demande ;
4. Assurer le fonctionnement de l'équipement de bureau, y compris l'examen des exigences d'entretien, l'organisation des réparations nécessaires, le maintien à jour des inventaires d'équipement et l'évaluation du nouvel équipement ;
5. Tenir des registres de stock pour la papeterie et les fournitures pour le bureau, en vérifiant la réception des fournitures et les réquisitions conformément aux procédures du bureau et renseigner le registre de remise des chèques aux fournisseurs/Prestataires ;
6. Recevoir les visiteurs au bureau avec un haut niveau de courtoisie et d'hospitalité et les diriger de manière appropriée ;
7. Classer et récupérer les documents, les enregistrements et les rapports du projet ;
8. Collecter et ventiler la correspondance entrante et sortante et appuyer à la rédaction et préparation des lettres officielles et toute la correspondance administrative du bureau
9. Assurer la supervision du personnel d’entretien et l’évaluation de leurs performances annuelles ;
10. Gérer la petite caisse du bureau ;
11. Assurer la liaison avec Chemonics Washington sur les questions liées à l’administration ;
12. Autres tâches financières et administratives assignées.

Qualifications Requises :
Un diplôme supérieur en gestion, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est requis.
Au moins cinq (03) années d'expérience dans le secrétariat et la réception, la tenue d’ateliers, l'administration de projets ou dans un rôle de soutien comparable sont requises ;
Au moins cinq (03) ans d'expérience de travail avec les homologues du gouvernement du Senegal, et du ministère de la Santé serait un avantage ;
Niveau élevé de connaissances en informatique, en particulier la maîtrise de Microsoft Word et Excel.
Solides compétences organisationnelles, de priorisation du travail et souci du détail ;
Capacité démontrée à travailler de manière productive au sein d'une équipe ;
Posséder d'excellentes compétences organisationnelles et de solides compétences multitâches ;
Capacité à communiquer clairement et efficacement ;
La maîtrise du français est requise, la maîtrise de l'anglais est préférable.

Lieu d’affectation : Dakar avec possibilité de missions dans les régions.
Type de contrat : CDD renouvelable en fonction des résultats de l’évaluation annuelle des performances individuelles et de la continuité du financement par le bailleur de fonds.