L’assistant(e) administratif(ve), fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs garantissant une bonne qualité du travail.
Cet/te employé(e) aura comme mission principale d’assurer la gestion administrative de la société.

Résumé des fonctions clés
• Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité
• Appui aux services administratifs et logistiques
• Support à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs
• Appui aux services commerciaux
• Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Chargé de taxes et de l’administration.

Activités Principales
Les principales tâches et responsabilités de ce poste sont :

Gestion Administrative du bureau
• Accueillir et orienter les visiteurs
• Assurer une bonne gestion du courrier interne et externe pour faciliter un échange rapide d’informations (préparation, transmission, réception, archivage)
• Participer à la gestion efficace de la communication organisationnelle
• Participer activement au classement des documents et maintenir les dossiers à jour
• S’assurer que le bureau est correctement ravitaillé et superviser le stock de fournitures de bureau
• Assurer la liaison avec les prestataires de services de l’entreprise
• Assurer la saisie informatique des correspondances en français et / ou en anglais dans un minimum de temps et avec le maximum de qualité
• Scanner les documents importants mis à sa disposition
• Appuyer les services de maintenance et de nettoiement du bureau
• Gérer les véhicules (Rechargement cartes carburant, assurances, réparations visite technique…) et remplir les fiches de présence du chauffeur intérimaire
• Assurer la mise à jour des répertoires téléphoniques (internes, bailleurs, partenaires)
• Répondre aux demandes d’informations
• Répondre au téléphone et transférer au besoin les appels reçus
Appui aux missions et à l’organisation d’évènements
• Etablir les ordres de mission
• Réservation hôtel du personnel (réservation et suivi de paiement)
• Préparer la salle de formation, les pauses café pendant les formations
• Aider à l’organisation d’événements

Appui aux autres fonctions
• Mettre à jour et suivre les factures dans SharePoint, enregistrement et envoi par mail/courrier
• Recevoir, archiver et procéder au règlement des factures selon les échéances.
S’assurer du suivi des paiements
• Gérer les demandes de pro forma-, d’achat –suivre la livraison des articles à mettre en ligne
• Préparer les livraisons des articles commandés
• Faire le suivi de FIRST (caisse et bons d’achats)
• Assurer toutes autres tâches en rapport avec sa fonction

Tâches commerciales
• Accueillir les clients pour informations ou dépôts de documents
• Recevoir les documents nécessaires à l’ouverture d’une agence.
• Fournir les documents « Bon de commande et fiche d’engagement » et assister les clients à compléter
• Effectuer la demande de création de l’office ID via JIRA et l’assigner à l’équipe Delivery
• Suivre les demandes faites dans JIRA et effectuer des relances auprès de l’équipe Delivery au besoin, en utilisant tous les moyens de communication disponibles (téléphone, teams, whatsapp, etc.).
• Effectuer la demande d’ajout de OID nouvellement créée via l’application « Request a signatures ».
• Ouvrir un ticket JIRA pour la demande de création de signatures du compte nouvellement créé et l’assigner à l’équipe Delivery, avec relance au besoin.
• Partager avec les utilisateurs (signatures) créés ainsi que le document d’information sur Amadeus appelé « Pack de bienvenue »
• Assister le client à activer les signatures ainsi créées
• Ouvrir un ticket JIRA pour implémenter les nouveaux produits
• Effectuer toute autre tâche en relation avec le poste

Profil
• Diplôme en secrétariat de direction ou dans un domaine similaire
• Expérience professionnelle de minimum trois (3) années
• Bonne capacité d’organisation et de planification
• Connaissance éprouvée des logiciels de traitement de texte
• Bonne maîtrise des tableurs
• Excellente locution française
• Très dynamique et ayant un sens développé de l’objectif fixé
• Sens de l’initiative, d’honnêteté et de sincérité
• Parler et écrire couramment le Français
• Connaissance de l’Anglais est un atout.