Offre d'emploi





Procurement Coordinateur ( Buying)


Référence 121629
Salaire xxx/ mois
Localisation Bamako / Mali
Type contrat CDI
Expiration 24 Octobre 2021
Offre visitée 219 fois
Description de l'offre

Procurement Coordinateur ( Buying) - (210007KX)

Description de l'emploi

Procurement Coordinateur ( Buying) - (210007KX)
TEAM/PROGRAMME: Operations
LOCATION: Bamako

GRADE: 3
Type de poste : National CDI
Protection de l’enfant :

Niveau 3 : Dans le cadre de ses responsabilités, le titulaire de ce poste sera régulièrement en contact avec des enfants et des jeunes.

OBJECTIF DU POSTE :
Le/La Procurement Coordinator (Buying) assiste le Procurement Manager dans la définition et la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement pour le bureau pays et les différents bureaux terrains.

Il/Elle est responsable de :
- S’assurer que l’achat et la livraison des biens et services appropriés sont effectués dans les délais requis pour permettre aux programmes de réaliser des résultats exceptionnels pour les enfants ;
- Obtenir le meilleur rapport qualité-prix à travers des processus d’achat compétitifs et transparents ;
- Superviser l’exécution de toutes les étapes du processus d’achat ; notamment le traitement des demandes d’achat, des bons de commande et des contrats d’achat ;
- Assister et orienter les Bureaux terrains et les demandeurs en matière d’achat.

PORTEE DU POSTE :
Rapporte au : Procurement Manager Mali
Personnel rapportant à ce poste : Buying Officer

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :

Planification des approvisionnements, Stratégie contractuelle
- Donner du support aux équipes programmes dans l’élaboration et les mises à jour des plans d’approvisionnement.
- Effectuer la revue et la finalisation des plans d’approvisionnement des différents projets, en préparation d’un nouvel exercice fiscal ou lors de la phase de développement des projets, en vue de leur validation technique par le Procurement Manager et/ou le Head of Supply Chain.
- Contribuer à l’élaboration du Plan d’approvisionnement Pays (Master Procurement Plan) et de la Stratégie contractuelle du pays (Sourcing Pipeline).
- Suivre la mise en œuvre des plans d’approvisionnement du pays et la soumission à temps des demandes d’achat, notamment pour les achats complexes et/ou de montants élevés, en collaboration avec les Directeurs/Chefs de Projets et les Staffs Supply Chain des Bases.

Supervision des opérations d’achat du Bureau Pays et des Bureaux Terrains
- Superviser le Procurement Officer (Buying) du Bureau Pays dans toutes les étapes du processus d’achat, à travers le traitement des demandes d’achat, des bons de commande et des contrats d’achat.
- Suivre le bon déroulement et les performances des processus d’achat au niveau des Bases, à travers la revue régulière des Procurement Trackers et un contact permanent avec les Staffs des Bases en charge des achats.
- Vérifier et réceptionner les demandes d’achat au niveau du Bureau Pays après s’être assuré que toutes les informations requises ont été correctement renseignées.
- Superviser le traitement des demandes d’achat en privilégiant l’utilisation des accords-cadres et listes de fournisseurs pré-qualifiés disponibles ; effectuer la revue des analyses comparatives d’offres (CBA : Comparative Bid Analysis) et des bons de commande.
- S’assurer que les biens et services achetés correspondent aux besoins programmatiques, sont de bonne qualité et respectent un bon rapport qualité-prix.
- S'assurer que toutes les demandes d’achat sont traitées en temps voulu et mises à jour dans le Procurement Tracker, que les mises à jour des statuts sont communiquées aux programmes et que tous les documents pertinents de l’achat sont convenablement archivés.
- Suivre les activités d’achat en vue de détecter d’éventuels signes de fraude/corruption et les reporter au Procurement Manager/Head of Supply Chain.
- Veiller à l’application des procédures et politiques d’approvisionnement de Save the Children et des bailleurs de fonds, aussi bien au niveau du Bureau Pays que des Bases.

Gestion des achats internationaux
- Etablir/Collecter les demandes d’achat internationales (IPR : International Procurement Request), les soumettre pour traitement à l’Unité d’achat régionale (RPU : Regional Procurement Unit) et en faire le suivi.
- Assister dans l’analyse des offres et la sélection des fournisseurs ainsi que l’approbation de l’achat par le responsable du programme/département demandeur et le Country Director (CDA : Country Director Approval).
- Vérifier et approuver les documentations d’importation avant l’expédition des biens ; Effectuer les formalités de pré-dédouanement (Autorisation d’Admission en Franchise, BSC : Bordereau de Suivi de cargaison, Autorisation préalable d’Importation des produits médicaux, etc.) ; S’assurer du suivi des instructions d’expédition par les expéditeurs.
- Superviser l’importation et le dédouanement des biens, en collaboration avec le transitaire.

Supervision d’équipe et Renforcement des capacités
- Superviser les staffs sous sa responsabilité en assurant une bonne application des politiques et règles de management des ressources humaines en vigueur au sein de l’organisation, notamment à travers : la participation aux processus de recrutements, l’induction des nouveaux staffs, la validation des timesheet, la planification et la validation des congés et permissions, l’évaluation des performances, la gestion des motivations et sanctions, etc.
- Organiser son équipe en vue d’en assurer la flexibilité et l’efficacité et veiller à ce que des plans de travail clairs soient mis en place pour chaque membre de l’équipe et que des objectifs personnels soient fixés et suivis conformément à la politique « Develop To Perform » en vigueur.
- Développer son équipe à travers la réalisation de revues de performances régulières et le renforcement de leurs capacités en identifiant les méthodologies appropriées (feedbacks, coachings, délégations, formations…), pour garantir l’atteinte des objectifs du département Supply Chain et l’épanouissement professionnel des membres de l’équipe.

Rapportage et Gestion de la Performance
- Analyser les données et les performances de l’activité d’achat (Buying) du Bureau Pays et des Bases et produire des rapports sur une base mensuelle et trimestrielle, incluant ces analyses et des recommandations sur l’amélioration de l’efficacité de nos processus d’achat.
- Assister le Procurement Manager dans le suivi de la performance de la fonction Approvisionnements, au regard des Indicateurs Clés de Performance (KPI) et autres objectifs prédéfinis, à travers le développement et la mise en œuvre des actions correctives nécessaires au niveau des activités d’achat.
- Analyser et compiler les rapports d’activités mensuels des différents Bureaux en matière d’Achats (Procurement Tracker, KPI consolidated monthly report, Supply Chain Financial Benefits, Rapport mensuel des engagements…) et préparer les Rapports mensuels du pays en matière d’Achats ; Déterminer les performances mensuelles, selon les standards de SCI et selon les orientations locales du Head of Supply Chain.

Gouvernance
- Promouvoir et assurer la conformité à nos Politique, Procédures et normes de qualité en matière d’approvisionnement.
- Vulgariser la politique de Tolérance Zéro à l’égard de la fraude.
- S’approprier le futur système de gestion des approvisionnements de SCI, ProSave ; Contribuer à la mise à jour des informations sur les fournisseurs, les listes de prix, les spécifications des biens et services, etc. ; Assister les différents utilisateurs pour les préparer et les aider à effectuer les transactions via ProSave.

Responsabilités Child SafeGuarding (CSG) :
- Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
- Connaitre la politique CSG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, partenaires, communautés) ;
- Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;
- Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et la politique de CSG ;
- Connaitre et respecter les procédures locales ;
- Veiller au bien-être de l’enfant ;
- Assurer un environnement sain au service des enfants.

COMPORTEMENTS (Values in Practice)

Redevabilité :
Détient l’auto responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children
Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints

Ambition:
Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
Pense de façon stratégique et sur une échelle globale

Collaboration:
Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes
Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive
Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.

Créativité:
Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices
Prêt à prendre des risques disciplinés

Intégrité:
Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre des niveaux d'intégrité les plus élevés

EXPERIENCES et COMPETENCES
- Minimum de 3 ans d'expérience pertinente dans le domaine des achats, de préférence dans une ONG et / ou un programme de développement, avec une expérience approfondie de la gestion de processus d'approvisionnement complexes, diversifiés et de montants élevés
- Connaissance et expérience des opérations d’achat, de la mise en œuvre des contrats et de l'intégration des bonnes pratiques en matière d’achat
- Bonnes connaissances de la chaîne d’approvisionnement et des procédures d’achat
- Excellentes compétences en gestion des fournisseurs et une forte capacité à engager les fournisseurs et les amener à s'acquitter de leurs responsabilités
- Expérience de la gestion des approvisionnements sur le marché Malien
- Connaissance des politiques des ONG / bailleurs de fonds et de leurs exigences de conformité en ce qui concerne les approvisionnements et, de façon plus générale, les activités Supply Chain.
- Bonnes compétences interpersonnelles et communicationnelles, y compris l'influence, la négociation et le coaching
- Très bonnes expression et qualités rédactionnelles en Français et en Anglais
- Excellentes compétences analytiques, Bonnes capacités à synthétiser et à élaborer des rapports clairs et concis, à produire des rapports mensuels de performances
- Sens poussé de l’innovation et de la résolution des problèmes ; Capacité à travailler de façon indépendante avec des directives limitées
- Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs tâches de priorités différentes dans le respect des délais, tout en maintenant les relations avec les fournisseurs et les clients.
- Familiarité avec l’outil informatique, avec une bonne maîtrise du pack Office ; la maîtrise des systèmes SharePoint et d’un ERP est un atout
- Disposé à entreprendre des déplacements sur le terrain en cas de besoin et de travailler dans des environnements de voyage qui peuvent être difficiles.
- Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes de Save the Children.

EXPERIENCE ET COMPETENCES
- Produire des Résultats : Prend lui-même des responsabilités et tient les autres redevables pour livrer nos objectifs ambitieux pour les enfants, améliorer continuellement sa performance ou celle de l'équipe / organisation.
- Résoudre les problèmes et prendre des décisions : Prend des décisions efficaces, réfléchies et en temps opportun par la collecte et l’évaluation d’informations pertinentes à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation et porter des jugements appropriés.
- Travailler efficacement avec les autres : Travaille en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs et devient prospère grâce à la diversité des personnes et des perspectives.
- Sait quand il faut diriger et quand il faut suivre et comment garantir un travail multilatéral efficace.
- Innover et Adapter : Développe et met en place des solutions innovantes pour s'adapter et réussir dans un environnement de travail changeant, universel et incertain.
- Excellentes compétences verbales, écrites et compétences de présentation en français et en langue nationales la connaissance de l’anglais constitue un atout.
- Compétences en informatique, MS office, internet
- Capacité de voyager souvent aux sites de programme à l'intérieur du Mali
- Engagement envers les valeurs de Save the Children, y compris la volonté de respecter et faire respecter la politique de protection de l’enfant.

Responsabilités professionnelles additionnelles
Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables de son niveau de compétences et d'expérience.

Lieu principal: Bamako
Type de contrat: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) - Externe: 24 oct. 2021


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