TITRE DU POSTE : Business Support Assistant - Protocole
TYPE DE CONTRAT : Special Service Agreement (SSA)
GRADE : SSA4
UNITE/DIVISION : Unité Administration/ Finance PAM Sénégal
LIEU D’AFFECTATION : Dakar, Sénégal
DUREE : six (6) mois renouvelable

A propos du PAM :
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies est le lauréat du prix Nobel de la paix 2020.
Plus grand organisme humanitaire au monde, il sauve des vies en situations d'urgence et utilise l'assistance alimentaire pour ouvrir une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité au profit de ceux qui se relèvent d'un conflit ou d'une catastrophe ou subissent les effets du changement climatique.

Quel est le contexte de ce besoin :
Au Sénégal, le PAM met en œuvre un Plan Stratégique Pays 2019-2023 aligné sur les priorités nationales et qui vise à appuyer les efforts du Gouvernement dans la lutte contre la faim et la malnutrition.
En partenariat avec les agences du Système des Nations et les autres acteurs concernés, le PAM fourni une assistance alimentaire et nutritionnelle à travers un paquet de services comprenant à la fois des réponses aux chocs et l’appui à la résilience des communautés les plus vulnérables.
Le programme d’alimentaire scolaire à base de produits locaux nutritifs contribue à structurer les interventions du PAM qui, pour l’essentiel, se font au travers des transferts monétaires.
Le PAM reste un acteur majeur dans le dispositif de lutte contre la malnutrition, notamment à travers la mise en place de différentes plateformes comprises dans l’initiative du Scaling Up Nutrition (SUN).
Le PAM intervient dans les 14 régions du pays, avec la présence effective de deux bureaux de terrain à Matam et Kolda, ainsi que d’une antenne à Kaolack.
Le rôle du Business Support Assistant sera d’appuyer la mise en œuvre des opérations et plus particulièrement dans les activités liées à l’administration dans les unités du Bureau de Pays.

Pourquoi travaillez avec nous ?

Ce poste vous offre une opportunité passionnante de travailler dans une équipe multiculturelle et interdisciplinaire au sein d’une organisation unique par sa mission et son impact. De plus, nous offrons au PAM :
• Des carrières enrichissantes qui permettent de changer les choses

Notre action au quotidien améliore la vie des personnes que nous servons.
• Formation et apprentissage continus

Nous fournissons des outils d'apprentissage à nos employés pour leur permettre de développer leur carrière en permanence.
• Un environnement professionnel multiculturel et stimulant

Nous encourageons l'équilibre hommes/femmes et la diversité culturelle pour renforcer nos équipes.

Qu'est-ce qui est attendu de vous ?

Le Business Support Assistant sera placé sous la supervision directe du Chargé de l’Administration et Finance avec pour responsabilités principales de
• Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
• Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
• Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
• Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l'élaboration de documents précis.
• Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
• Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
• Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
• Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d'aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s'assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
• Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

Pour cette mission, vous devrez avoir :

Formation
• Au moins des études secondaires complétées par un certificat /diplôme post secondaire dans au moins un des domaines suivants : administration, protocole, douanes etc.

Expérience
• Au moins quatre ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

Compétences techniques et interpersonnelles
• La maitrise du Français aussi bien parlé qu’écrit. La connaissance de l’anglais et du Wolof est un atout.
• Une bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet).
• La capacité à travailler de façon autonome ainsi qu'au sein d'une équipe et à travailler efficacement avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
• Bonne connaissance des formalités douanières.

Termes et Conditions
Le PAM s'est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n'est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l'Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.
Le PAM n'a aucune tolérance à l'égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.
Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que ainsi que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.