Responsabilités/Activités/ Tâches:
Organisation administrative des déplacements
•Prendre en compte les demandes des voyages
•Préparer les documents administratifs pour les demandes de visa dans le pays et à l’étranger
•Tenir des registres précis de tous les passeports du personnel, des visas, des coordonnées privées et du profil de voyage.
•S’assurer du suivi des surcoûts engendrés
•Etablir un tableau de suivi des déplacements non effectués
•S’assurer de la réception des documents de voyages
•Assurer la réservation des chambres d'hôtel
•Réserver les hôtels proches de l’AIBD pour les vols de nuit (Air France – Iberia – Ethiopian Airlines …)

Préparer les lettres d’invitation et d’hébergement.
•Maintenir et mettre à jour les profils pour les voyages d'affaires et les voyages des clients internes
•Classer les relevés de compte liés aux voyages
•Classer les factures avec les transactions de voyage authentiques
•Veiller aux respects des règles et sûreté
Soutien à la réalisation des déplacements
•Réaliser les formalités administratives
•Informer les voyageurs des consignes sanitaires s’il y en a
•Informer les voyageurs de tous les aléas en termes de sûreté
•Communiquer les retours d’expérience à propos des voyages, compagnies aériennes etc.
•Coordonner le transport des expatriés et des visiteurs – Arrivée et départs (Weekly planning)
•Informer la coordinatrice de voyage des situations de crise
•Soumettre les problèmes des voyageurs
•Faire un suivi des réservations à adapter
•Recenser les origines de disfonctionnement
•
Etablir un tableau de suivi pour le recensement des litiges
Réaliser les missions d’accueil sur site
•Selon check-list s’assurer de la préparation logistique minimale pour l’accueil du voyageur
•Réaliser la réception du visiteur ou s’assurer de la bonne réception
Gestion de la facturation liée aux déplacements
•Rappeler les règles en matière de frais de déplacements
•S’assurer de la bonne application des tarifs
•Etablir des tableaux de suivi du budget
Assurer le back-up de la coordinatrice voyages et réaliser une astreinte une semaine/ deux