Job Description
Agency: UNDP

Title: Assistant(e) Administratif(ve), pour le compte du Projet GoLCoS

Background
Le contexte du développement au Burkina Faso a radicalement évolué depuis 2017, avec une détérioration rapide de la situation sécuritaire, conduisant à la déclaration d’un état d’urgence en début 2019 dans 14 provinces du Nord et du Sahel.
Les attaques répétées des groupes armés et des extrémistes dans le Sahel, le Nord et l’Est du pays ont de graves conséquences humanitaires.
Il y a actuellement plus de 1 049 767 PDIs (16,54% d’hommes, 22,65% de femmes et 60,80% d’enfants) à la date du 10 novembre 2020 au Burkina Faso, une situation sans précédent.
Cette montée de la radicalisation et l'extrémisme violent qui menace la stabilité et la sécurité au niveau national se caractérise par :

des attaques ciblées contre les représentants de l’État, des postes de police, des brigades de gendarmerie, des convois, des infrastructures publiques et des autorités locales,
des attaques de représailles contre les personnes soupçonnées d'avoir collaboré avec la police, contre les représentants de l’administration locale, les élus locaux, mais aussi contre la population civile, y compris des femmes et des enfants,
des attaques liées à la prolifération de groupes d'autodéfense, etc..
Par ailleurs, les femmes font l’objet de viols, de violences sexuelles, de harcèlements et d’autres formes de violences basées sur le genre (VBG) comme c’est souvent le cas en période d’insécurité.
Ces attaques terroristes ont également déclenché des conflits communautaires et des affrontements impliquant des groupes d’autodéfense, ce qui contribue à la détérioration de la cohésion sociale.
Elles ont également mis à rude épreuve les systèmes de production agro-sylvo-pastorale tels que les innovations en matière d’intensification des exploitations agricoles et d’élevage, le pastoralisme avec de moins en moins la mobilité des animaux et des éleveurs, les difficultés d’accès aux zones pastorales aménagées, etc.

Toutes ces situations ont contribué à détériorer le climat de confiance entre les autorités locales et les populations et représentent une menace supplémentaire contre la cohésion sociale.
Cette crise de confiance est accentuée par les insuffisances des stratégies de développement passées, mises en œuvre par le gouvernement, qui ont donné l’impression aux populations du Sahel, du Nord et de l’Est qu’elles sont abandonnées à leur sort par l’État.
Outre la dégradation des conditions sécuritaires, le pays est également confronté à des défis structurels, notamment dans des domaines tels que

(i) la bonne gouvernance, la qualité et l’égalité d'accès aux services sociaux et le fonctionnement des institutions;
(ii) la concurrence pour l'utilisation des terres et les conflits potentiels sur l'accès aux ressources naturelles ;
(iii) l’accès restreint aux ressources et aux biens pour les jeunes et les femmes ;
(iv) l'instabilité due au manque de possibilités d'emploi pour les jeunes et les femmes des zones rurales ; et
(v) le risque de radicalisation des populations en raison de la marginalisation sociale et économique.

Face à cette situation, le soutien à l’échelle du système des Nations Unies est ancré dans l’initiative « consolidation de la paix », lancée en février 2017. Cette initiative vise à soutenir le pays en abordant les moteurs de l’instabilité par des engagements politiques mettant l’accent sur le renforcement de la résilience, la cohésion sociale, la réconciliation nationale et des partenariats solides avec des acteurs clés.
Dans le cadre de son soutien à l’initiative de maintien de la paix, le PNUD est chef de file du secteur « moyens d’existence, relèvement précoce et cohésion sociale ».
Ainsi, tout en coordonnant les actions complémentaires et synergiques des acteurs de développement avec celles des acteurs humanitaires, le PNUD travaille à apporter des réponses à la situation de crise sociale actuelle tout en développant des initiatives pour la prévention des conflits communautaires et le renforcement de la cohésion sociale.
Cette démarche répond également aux recommandations faites par les Nations Unies suite à la mission inter-agences déployée dans le pays du 18 au 24 février 2019. Cette mission a en effet recommandé le renforcement de la présence conjointe des Nations Unies dans cinq localités prioritaires (Dori, Ouahigouya, Fada N’gourma, Kaya et Bobo Dioulasso).
Ce positionnement géographique coïncide avec une sorte de « couronne de l’insécurité » qui s’étire du Nord-ouest au Nord-Est du pays, aux frontières avec le Mali, le Niger et le Bénin.
En outre, le PNUD envisage également d’avoir un bureau à Dédougou dans la région de la Boucle du Mouhoun.
C’est également dans le but de proposer des réponses fortes et adéquates à cette situation de crise que le Projet Gouvernance Locale et Cohésion Sociale (GoLCoS) est initié.
C’est un projet de partenariat élaboré par le PNUD et le Gouvernement du Royaume des Pays-Bas en collaboration avec le Gouvernement Burkinabè. Il tire sa substance du PNDES (Plan National de Développement Économique et Social), de la Matrice d’Actions Prioritaires (MAP) et des référentiels du cycle III de la décentralisation (la vision, la politique nationale et la stratégie décennale 2017-2026 de la décentralisation).
Il s’inscrit dans le cadre de l’UNDAF 2018-2020 et le Programme Pays du PNUD 2018-2020 et leur extension sur 2022.
Il s’inscrit également dans le programme budgétaire décentralisation du MATDC.
Le projet GoLCoS se fixe pour principal objectif de contribuer à renforcer la cohésion sociale par une gouvernance inclusive et participative dans 85 collectivités territoriales cibles dans les six Régions de la matrice d’actions prioritaires.

Cet objectif contribue à l’atteinte de l’objectif principal poursuivi par le Cycle III de la décentralisation qui est de « mieux construire le développement du pays à partir de collectivités territoriales capables de produire des services publics locaux accessibles et de qualité et d’impulser le développement économique local »
Le présent recrutement s’inscrit dans le cadre de la mise en œuvre du projet GoLCoS.

Duties and Responsibilities
Sous l’autorité de la Représentante Résidente Adjointe/Programme-Opérations du PNUD au Burkina Faso, la supervision directe du Team Leader Gouvernance et de la Paix Durable en collaboration avec le Team Leader Résilience et la coordination du coordonnateur du projet GoLCoS, l’Assistant(e) Administratif(ve) assure le fonctionnement efficace du Projet, la pleine confidentialité dans tous les aspects de ses attributions, le respect des procédures, la gestion des flux d’informations et le suivi des dossiers et des engagements pris.

L’Assistant (e) Administrative (e) assure les responsabilités et les tâches suivantes :
- veiller à l’application correcte des règles administratives du PNUD ;
- assurer la rédaction des courriers et messages officiels et internes, et à leur traitement selon les normes du PNUD ;
- veiller au classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents ;
- gérer et organiser l’agenda de (de la) Coordonnateur (rice) de l’UGC, tenant constamment à jour les en-gagements pris par Le (la) Coordonnateur (rice) sur l’agenda partagée dans Outlook et organisation du transport ;
- gérer efficacement et discrètement l'organisation des réunions et missions (rédaction et préparation de do-cuments d’information de haute qualité pour les rendez-vous et rédaction des procès-verbaux) ;
- suivre les dossiers et rappel des engagements du personnel de l’UGC, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions ;
- appuyer l’organisation administratif et logistique pour les réunions, ateliers et conférences organisés par l’UG ;
- appuyer le suivi des plans de travail (AWP/Budget) et rapports d’activités de l’UG ;
- mettre à jour et transmettre régulièrement le suivi des contrats de l’UG ;
- assurer le traitement et le suivi des documents nécessaires à l’obtention ou au renouvellement des laissez-passer, certificats de famille, visas, carte d’identité des N.U délivrées par le Ministère des Affaires Etran-gères et préparation des correspondances en collaboration avec le PNUD ;
- coordonner la diffusion de l'information administrative entre les membres de l'équipe de l’UGC, les opéra-tions, les finances, le PNUD pays, si nécessaire ;
- assurer une communication continue entre le management et le staff ;
- contribuer activement à la mise en œuvre des procédures de gestion de l’actif de l’UG ;
- etiqueter/suivre tout meuble ou équipement dès leur réception de chez le fournisseur ;
- mettre à jour des données sur les stocks de biens durables et suivi des mouvements de mobilier ;
- saisir les données dans la base de données de gestion de l’actif (ATLAS) en rapport avec l’assistant aux achats et le (la) responsable administratif (ve) ;
- appuyer la gestion de la mise à disposition des biens matériels ;
- appuyer la réalisation d’un inventaire annuel des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens ;
- Toutes autres tâches administratives dans le cadre de la mise en œuvre de l’UGC.

Competencies
Au plan de l’Organisation:
- Démontre des qualités d’équité, d’impartialité et d’intégrité,
- Traite toutes les personnes de manière équitable et sans favoritisme,
- Démontre un engagement ferme à l’égard de l’Organisation,
- Promeut la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD,
- Bonne capacité dans l’organisation, la planification du travail et la gestion financière,
- Respect des délais impartis,
- Aptitude à communiquer,
- Efficacité dans le suivi des dossiers.

Aptitudes personnelles:
- Prend des initiatives et des risques calculés,
- À un esprit créatif,
- Montre une attitude positive,
- Anticipe sur les décisions,
- À une bonne tenue et courtoisie,
- Une approche proactive et flexible au travail,
- Est apte à travailler sous pression,
- À un sens élevé de l’accueil et notions de protocole,
- Ouvert à l’apprentissage et à la gestion de ses connaissances.

Gestion des relations:
- Est capable de travailler dans une équipe multidisciplinaire et multiculturelle, et avec une équipe éparpillée,
- Développe de solides relations avec les partenaires,
- Communique de manière claire et convaincante.

Gestion des tâches:
- Est d’une grande disponibilité et organisé,
- Fourni des résultats de qualité et à temps,
- Analyse avec attention et logique les problèmes et fournit des recommandations pratiques basées sur les faits.

Gestion de la complexité:
- Gère son plan de travail de manière efficace,
- Soutient le développement d’une stratégie claire,
- Développe des solutions novatrices.

Développement et Gestion des Connaissances:
- Partage ses connaissances et son expérience avec ses collègues,
- Fournit un coaching efficace et un feedback approprié,
- Développe un environnement d’apprentissage au sein du bureau.

Required Skills and Experience
Education:
Diplôme (BAC + 3), Licence en Assistanat de Direction, Gestion ou Administration Publique, ou équivalent ;

Expérience professionnelle:
- avoir une expérience d’au moins cinq (05) ans dans le domaine du secrétariat notamment trois (03) ans en administration ou en services d’appui à un programme de taille et de complexité similaire;
- avoir une bonne expérience des procédures et du suivi administratif des programmes/projets du SNU;
- avoir une bonne pratique de l’outil informatique (MS-Office, Windows, Excel, Word, etc.);
- Avoir une bonne connaissance du système ATLAS serait un avantage ;
- démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
- démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD;
- démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge;
- avoir un esprit d’initiative et bonne capacité de jugement et d’analyse;
- avoir une bonne tenue et courtoisie;
- avoir le sens élevé de l’accueil;
- être apte de travailler sous pression;
- être d’une grande disponibilité et bonne organisation.

Langue :
Maîtriser la langue française et des connaissances en anglais ;.

Autres informations :
- Le poste est ouvert aux candidats de nationalité Burkinabè.
- Les candidatures féminines sont fortement recommandées.

Disclaimer
Important applicant information
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Applicant information about UNDP rosters

Note:
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