Protection de l’enfance : Niveau 3 – Les responsabilités de ce poste peuvent nécessiter d’avoir des contacts réguliers ou de fréquenter les enfants.

But de la fonction
L’Assistant Program travaillera et en étroite collaboration avec les équipes Supply Chain et programme ou il/elle sera Responsable de l’approvisionnement et Logistique mais aussi de l’exécution, du suivi des dépenses et enfin de la gestion des tâches administratives du projet.

Missions
• Assister le chef de projet dans la gestion globale de l’approvisionnement et des besoins logistiques du projet, y compris, mais sans s’y limiter, les processus d’approvisionnement (locaux et internationaux), les biens achetés et la supervision de la gestion et du contrôle des équipements du programme.
• Assister dans l’identification des besoins d’achat et la recherche de fournisseurs
• Recevoir les réquisitions et requêtes, assurer la vérification, l’accompagnement jusqu’à la signature
• Participer aux études de marché pour identifier les tendances en matière de prix, assister dans la mise à jour des bases de données achats et fournisseurs
• Assister dans les appels d’offres et l’évaluation des offres et la négociation des prix, préparer les analyses de coûts en intégrant le rapport qualité/prix
• Assurer le suivi des commandes et livraisons dans les délais, faire un suivi avec les fournisseurs, au besoin, pour confirmer ou modifier les commandes
• Assurer la liaison avec le personnel demandeur pour s’assurer de la conformité des livraisons reçues • Assurer la gestion de la logistique lors des ateliers
• Assurer l’archivage des fichiers numériques et physiques des factures et des contrats
• Participer à la préparation et à la mise en œuvre du plan d’achat annuel, assorti d’un budget et de calendriers.
• Assurer la vérification de la liasse de paiement avant transmission aux Finances pour paiement
• Effectuer d’autres tâches liées au programme, selon les besoins. • Assurer la gestion des opérations financières du projet
• Faciliter l’organisation des évènements, réunions, ateliers ; gérer les réservations (salles, hébergement, etc) et les ordres de mission

Compétences clés : Produire des résultats –Travailler efficacement avec les autres
Adhérer aux Valeurs de SCI


Redevabilité :
• Assumer la redevabilité d’utiliser nos ressources de manière efficace, d’obtenir des résultats mesurables et de rendre compte de nos actions à nos sympathisants, à nos partenaires et surtout aux enfants.
• Crée un environnement de gestion à travers le programme pour mener, favoriser et maintenir notre culture de protection de l’enfant, l’obtention de résultats avec les enfants dans le respect des valeurs de Save the Children.
Ambition :
• Fixer des objectifs ambitieux et exigeant pour soi-même et l’équipe, prend la responsabilité pour le développement personnel, et encourage l’équipe à faire de même ;
• S’engager et motiver les autres en partageant largement votre vision personnelle de Save the Children
• Regarder vers le futur de façon stratégique et appréhender les choses de façon globales

Collaboration :
• Établit et entretenir des relations efficaces avec l’équipe, collègues, membres, donateurs et partenaires
• Valoriser la diversité comme un avantage compétitif ;
• Être accessible, diplomatique et prêt à appuyer les collègues, avec des compétences d’écoute bien
Créativité :
• Développer et rester ouverts aux nouvelles idées et au changement et prendre des risques mesurés afin de mettre en œuvre des solutions durables pour et avec les enfants.

Intégrité :
• Agir selon les critères les plus élevés d’honnêteté, d’ouverture d’esprit et de transparence
• Avoir un engagement fort pour la vision de Save the Children d’un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation.

Qualifications
• Bac + 3 en achats, administration ou domaine connexe, 2 ans d’expérience dans le poste avec une bonne maitrise des procédures d’approvisionnement
• Expérience préalable de travail avec des projets de USAID au Sénégal (secteur de l’éducation un plus)
• Excellente connaissance de Microsoft Office et capacité à apprendre des logiciels spécialisés et des bases de données selon les besoins.
• Expérience dans la collecte et l’analyse de données, compétences en matière de rapports et de rédaction.
• Capacité avérée à travailler sous pression, à respecter les délais et à établir des priorités.
• Haut niveau d’intégrité personnelle et professionnelle, motivation à donner le meilleur de soi-même.
• Excellente communication interpersonnelle, esprit d’équipe, capacité à préserver la confidentialité et la conformité.
• Maîtrise du français requise. Des compétences en anglais souhaitées.


Responsabilités additionnelles
Les responsabilités et tâches listées ci-dessous ne sont pas exhaustives. Ainsi le tenant du poste pourrait avoir d’autres tâches additionnelles liées à son niveau de compétences et d’expérience.
Disponibilité : Immédiate
Défense de l’enfant : Nous devons assurer la sécurité des enfants, ainsi notre processus de sélection qui inclut une vérification rigoureuse de références, reflète notre engagement à la protection des enfants contre tous abus.

Santé et Sécurité : Le tenant du poste doit accomplir ses rôles et responsabilités en conformité avec les procédures de Santé et Sécurité de SCI.
Save the Children International a une tolérance ZÉRO sur les dommages / risques délibérés et par inadvertance pour les enfants que nous servons.
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées