Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte
une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de
conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore
d’exclusion des soins.
Nous cherchons un.e Responsable de l’Administration du Personnel – Sénégal – Migrations
Atlantique, basé.e à Dakar.
Mission?


Responsabilités principales :
Connaître la législation du travail en vigueur dans le pays de la mission ; se maintenir
informé/e de toute modification apportée à la législation du travail à travers la vérification
régulière des sources de la législation et / ou des rencontres régulières avec des avocats,
d’autres autorités locales à ce niveau.
Connaître toutes les politiques, procédures, outils, normes et principes de MSF

s’appliquant au personnel (national, international, régional, etc.), conditions de travail,
avantages sociaux et rémunération, profils de poste et grilles de fonctions, couverture
maladie, etc. ; les adapter à la réalité de la mission et assurer une mise en œuvre
équitable, efficace, transparente et responsable par tout le personnel concerné tout au
long de la mission.
Se charger de la bonne mise en œuvre et du suivi des règlements internes et des
conditions des contrats de travail de tout le personnel national, et veiller à ce que
l’ensemble du personnel soit employé dans un cadre offrant des conditions de travail
équitables et conformes à la législation locale, à la vision, aux valeurs et aux principes RH

de MSF.
En étroite collaboration avec le coordinateur RH, veiller à organiser des réunions
administratives régulières avec l’ensemble du personnel tout au long de la mission afin
que chacun connaisse ses droits et devoirs et soit informé de tout changement
susceptible de l’affecter dans la législation du travail et les conditions générales d’emploi
(à savoir amendements juridiques, changements dans les pratiques locales, nouvelles
politiques ou procédures RH-admin, modifications des règlements intérieurs, etc.)
Veiller à ce que toutes les fonctions et les profils de poste au niveau de la mission
concordent avec la grille de fonction approuvée par le siège et correspondent aux profils
de poste standards et à la grille de fonction de MSF, et que toute nouvelle fonction ou
modification de l’une d’elles (y compris les modifications importantes dans les
responsabilités et/ou l’association de fonctions existantes) fasse l’objet d’une demande
préalable au coordinateur des RH et HRO/REHUCO pour validation par le siège.

Identifier
les écarts et les communiquer au coordinateur RH afin d’élaborer un plan d’action dans le
cas où des corrections seraient nécessaires/appropriées.
Veiller à ce que la rémunération du personnel national (salaire, ajustements a posteriori,
compensations, soldes de tout compte, etc.) et les avantages (jours fériés, congés,
couverture sociale, couverture de santé, etc.) correspondent à la grille des salaires de la
mission validée par le siège, le règlement intérieur et les politiques RH, en s’assurant que
MSF se comporte à tout moment en employeur responsable.
En étroite coordination avec le coordinateur financier, garantir le respect de la législation
nationale en ce qui concerne les impôts des employés et la sécurité sociale au niveau de
la mission ; vérifier que les formulaires de déclaration mensuelle des impôts et que les
cotisations de sécurité sociale de l’employé/employeur sont exactes et les transmettre au
département finances.
Dans le cas où un risque juridique est détecté dans son domaine de compétences, en
informer le coordinateur RH et suggérer les mesures à prendre pour le prévenir. Assurer
le suivi des réclamations des employés et tenir le coordinateur RH informé à tout moment.

Veille à ce que MSF, en tant qu’employeur, ainsi que l’ensemble de son personnel
respectent les mesures de sécurité et de prévention des risques telles qu’énoncées par la
législation locale et/ou les politiques et procédures normalisées de MSF.
Assure un système de classement efficace (fichiers physiques et numériques) de tous les
fichiers administratifs au niveau de la mission, tout en garantissant la stricte confidentialité
des dossiers personnels des employés et autres documents administratifs privés à la
demande du coordinateur des HR ; veiller à la préparation en cas d’évacuation.

Sur demande du coordinateur HR, rester en contact régulier avec les ministères, les
administrations nationales, les autres sections MSF et toute autre ONG afin
d’améliorer/tenir à jour les pratiques administratives.
Maîtriser parfaitement Homere, en assurer le paramétrage approprié, l’utilisation correcte
et la qualité des données dans toute la mission, être la référence technique de la mission
en l’absence d’une personne spécifiquement responsable du système.
Contrôler, en étroite collaboration avec le coordinateur RH et le service logistique, que
tous les mouvements internationaux et internes à la mission sont correctement gérés
(visas, billets, indemnités journalières le cas échéant, dates d’arrivée / de départ, etc.), et
assure des conditions d’hébergement appropriées (c.-à-d. logement, nourriture, etc.) en
informant toutes les personnes/départements concernés.
Responsabilités spécifiques à la Section MSF :
Gérer les mouvements et conditions d’hébergement au niveau de la mission Migration

(Mauritanie et Sénégal).
Contrôler régulièrement les listes d’ayants droits des salariés (insertions/radiations).
Gérer les nouvelles insertions/radiations au niveau de la mission Migration (Mauritanie et
Sénégal).
Organiser les réunions avec les délégués à la demande.
Faire le briefing Administratif des nouveaux employés et partager leur planning de
briefing.
Rédiger les politiques, participer activement ä leur vulgarisation et veiller ä leur mise ä
jour sur Sharepoint.
Être responsable du suivi des plafonds des frais de scolarité des enfants.
Contrôler la bonne application des bénéfices et avantages sociaux en fonction des
contrats des employés.
Prévalider toutes les demandes de paiement/remboursement qui passent par le service
RH.

Faire la première validation de la paye.
Être le point focal des nouvelles recrues : envoi package, discussions, etc.
Suivre les absences du personnel et veiller ä une planification des congés en
collaboration avec les superviseurs d’équipe.

Expériences / Formation
Contrôler régulièrement les listes d’ayants droits des salariés (insertions/radiations).
Gérer les nouvelles insertions/radiations au niveau de la mission Migration (Mauritanie et
Sénégal).
Organiser les réunions avec les délégués à la demande.
Faire le briefing Administratif des nouveaux employés et partager leur planning de
briefing.
Rédiger les politiques, participer activement ä leur vulgarisation et veiller ä leur mise ä
jour sur Sharepoint.
Être responsable du suivi des plafonds des frais de scolarité des enfants.
Contrôler la bonne application des bénéfices et avantages sociaux en fonction des
contrats des employés.
Prévalider toutes les demandes de paiement/remboursement qui passent par le service

RH.
Faire la première validation de la paye.
Être le point focal des nouvelles recrues : envoi package, discussions, etc.
Suivre les absences du personnel et veiller ä une planification des congés en
collaboration avec les superviseurs d’équipe.


Profil recherché
Formation et expérience :
Diplôme dans le domaine des études administratives, des ressources humaines.
Expérience d’au moins 2 ans dans l’administration.
Expérience MSF sur un poste similaire est un atout.


Connaissances :
Bonne connaissance de logiciel de paye (Homere ou autre) serait un atout.
Maitrise de Word, Excel, Power Point indispensable.
Compétences :
Gestion et développement du personnel L2
Adhésion aux principes de MSF L2
Souplesse de comportement L3
Résultats et sens de la qualité L3
Travail d’équipe et coopération L3
Bonne maitrise de Homere L3
Langues : Maîtrise du français et de l’Anglais est indispensable.

Salaire
Spécificités du poste
Statut : Contrat à Durée Déterminée de 6 mois, à temps plein.
Conditions : Salaire niveau 10 de la grille de salaire de MSF Sénégal.
A MSF, nous valorisons la diversité et cherchons à avoir un environnement de travail inclusif et
accessible. Nous encourageons toutes les personnes qui possèdent les qualifications requises à postuler,
indépendamment de leur origine ethnique, nationale ou culturelle, de leur âge, de leur sexe, de leur
orientation sexuelle, de leurs convictions, de leur handicap ou d’autres aspects de leur identité.