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Description de la fonction
Le titulaire du posteassure les activités suivantes au sein du département Archive et Gestion de l’Information :
Gestion de l’information
Supervise et contribue à l’utilisation des espaces collaboratifs et des bases de données locales (STM, General Register etc) ; Monitore (contrôle qualité et support aux utilisateurs) les docsets de la Teamspace Niamey
Assume le rôle d’Account Manager pour les sites du Niger et celui de backup Accman de l’AIMO.
- Contribue activement à la mise en œuvre de programmes/projets liés à la la stratégie d'information (Information Environment Strategy).
- Assure le respect des règles/procédures en matière de gestion de l'information de la délégation ainsi que les structures rattachées à celle-ci et propose les mesures correctives adéquates.
- Met à jour les documents de support IM (Briefing File / Guidelines IM etc) en fonction du déploiement de nouveaux outils ou tout autre changement s’y référent
Informe les utilisateurs sur les nouveaux outils en gestion de l’information
Met à jour des procédures pour l’utilisation des outils IM, la sécurité de l’information et veille au respect de celles-ci.
Est le Point focal pour le classement et l’archivage
pour les sous-délégations du Niger.
- Applique, explique et fait appliquer les règles en matière d'archivage intermédiaire ; assume la responsabilité de la mise en œuvre des procédures d'archivage intermédiaire et s'assure de leur traitement ; s'assure du respect des règles en matière de conservation d'archives pour les structures du Niger.
- S'assure que tous les collaborateurs/utilisateurs comprennent les enjeux des changements et appliquent les politiques et procédures institutionnelles
Formation et support
- Forme, encadre et encourage-les collaborateurs/utilisateurs de manière proactive et régulière afin qu’ils comprennent et appliquent les règles/procédures en vigueur en termes de gestion de l’information - Organise des séances de formation / d’information sur la gestion de l'information.
Coordonne et organise les briefings IM des nouveaux collaborateurs
- Maintient à jour ses compétences sur les outils standards et s'implique dans toute évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mieux accompagner les changements et transmet son savoir
- Coordonne la formation des Assistant-e-s d’unité et points focaux IM sur les règles et procédures de Gestion de l’Infirmation et les encadre sur l’application de celles-ci
- Effectue au moins 2 visites de support par année sur chaque sous-site rattaché à la délégation de Niamey
Traite les requêtes IM du VSM pour la délégation de Niamey.
- Remplit le rôle de Relai support pour les points focaux IM des sous-sites et des unités de la délégation de Niamey
Chancellerie
Remplace la Réceptionniste en cas d’absence
Remplace l’AIMO 1 en cas d’absence
Monitore les follow-up IM des utilisateurs dans le cadre des fins de mission/contrats.
Gestion des agendas (Head of support et FieldCo) prises de RDV etc.
- Rédige les correspondances à la signature du management (ex : réponses aux demandes de financement et autres demandes) Contribue à assurer l’archivage du management,
A la demande prends des notes pour la rédaction des PV des réunions internes
- S'assure que le papier en-tête, cartes de visite, enveloppes, etc. sont conformes aux règles en vigueur en matière d’identité visuelle
- Contribue à l’organisation des événements officiels (réunion externes, visites VIP etc), et soutient l’assistante dans d’envoi en nombre tel que l’envoi des cartes de vœux.
Toutes autres tâches connexes.
Profil – Minimum requis – Connaissances et expérience
- Diplôme technique en Administration ou sécrétariat (minimum équivalent au BTS)
Cinq années d’expérience dans le domaine du sécrétariat, de préférence dans les organisations humanitaires ou internationales
- Maîtrise du français
Bonne connaissance de l’Anglais
Connaissance d’au moins deux langues locales
- Maîtrise de l’outil informatique/Bureautique
Capacité d’adaptation et de travailler sous pression