Votre rôle :

Rattachée au DG «Directeur Général », votre mission consistera à :
- Assister le Directeur Général dans l’organisation de son travail
- Assurer la tenue du secrétariat
- Effectuer la préparation et la gestion de divers dossiers à la demande du Directeur du CECOM

A ce titre, vous serez chargée de :
- Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (prise de RDV, déplacements) ;
- Tenir l’agenda électronique du directeur ;
- Assurer la gestion des courriers (rédaction, mise en forme, mise en page, transmission, classement…) ;
- Assurer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du Directeur ;
- Recevoir des factures et effectuer le pré enregistrement ;
- Assurer le suivi des factures et des remisages ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
- Traiter les courriers arrivé et départ de la direction ;
- Assurer, à la demande du supérieur hiérarchique, la totalité du traitement d’informations particulières (sauvegarde à l’ordinateur, diffusion,…) ;
- Assurer la gestion des stocks de matériels et de fournitures de bureau de la Société ;
- Organiser le classement et l’archivage des documents ;
- Organiser les préparations des missions à l’extérieur ;
- Organiser les réservations d’hôtel, de billet d’avion, l’accueil et les différents déplacements des visiteurs extérieurs ;
- Organiser les réunions du Directeur ainsi que les rencontres de la société ;
- Organiser et prendre en charge la conception, les préparatifs et l'organisation matérielle et logistique d'évènementiels (séminaires, formations, réceptions…) ;
- Assurer l’organisation et la planification des sorties du Chauffeur coursier ;
- S’assurer de la mise à disposition des outils de travail au personnel de la société y compris les intérimaires ;

Votre profil:

Titulaire d’un Bac+2/3 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat bilingue, assistanat de gestion et justifiant de cinq (05) années d’expériences dans le domaine d’activité.

Compétences
Compétences techniques

- Maîtrise des techniques de rédaction d’un rapport, d’une note, d’un - courrier ou d’un document administratif,
- Maitrise des techniques de communication écrites et orales
- Maitrise des outils bureautiques et du pack Office
- Maîtrise des principes de la gestion administrative
- Maitrise de la Sténographie et des techniques de prise de notes
- Maitrise des méthodes de classement et d'archivage
- Maitrise des modalités d'accueil
- Maitrise des techniques de numérisation
- Maîtrise de l’anglais (oral et écrit)