Save The Children

PROGRAMMES INTERNATIONAUX

Avis de recrutement d’un Stagiaire au compte de l’Administration
EQUIPE/PROGRAMME : RH & Administration

TYPE DE POSTE : National (Temporaire)

Protection de l’enfant:
Niveau 3- les responsabilités du poste peuvent emmener le titulaire du poste à avoir des contacts ou un accès réguliers aux enfants et jeunes

BUT DU POSTE :
- Assurer la coordination, la réception, l’accueil et l’orientation des différents appels téléphoniques, fax, courriers, et visiteurs du bureau principal de Bamako
- Assurer la gestion des fournitures de bureau
- Préparer le paquet d’accueil pour tous les visiteurs
- Assurer l’intendant et la gestion des guesthouses,
- Appuyer l’administrateur au besoin

ETENDU DU POSTE
Supérieur hiérarchique : Administrateur
Dimensions:
Personnel directement sous la responsabilité de ce poste : N/A

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE
1. Gestion des appels téléphoniques et des courriers
- S’assurer que tous les appels sont réceptionnés, et envoyés de qui de droit
- Enregistrer tous les courriers d’arrivées, traités et envoyés de qui de droit,
- Etablir les ordres de missions et les bordereaux d’envoi,
- Envoyer et réceptionner les demandes de quottassions ainsi que les offres de la logistique
- Envoyez les courriers par DHL et autres moyens d’envoi
- Assurer l’archivage des ordres de missions, bordereau d’envoi et demande quottassions
- Assurer la gestion des boites de réception des dossiers d’appel d’offres et les demandes de quottassions.
- Assurer les travaux de secrétariat (impression, reliure, scanne) pour l’équipe de management de Bamako

2. Gestion des fournitures de bureaux
- Remplir correctement la fiche de stock à chaque d’entrée et sortie des fournitures de bureau,
- Faire un inventaire périodique du magasin du bureau,

3. Paquet d’accueil pour les visiteurs
- Préparer le paquet d’accueil et le téléphone pour chaque visiteur

4. Gestion des guesthouses et la salle de réunion
- Assurer l’intendant des guesthouses
- Superviser la société de nettoyage qui a en charge les nettoyages des guesthouses
- Effectuer les réservations de chambres pour les visiteurs
- Mettre à jour le tableau des demandes de la salle de réunion
- Préparer les Salles de conférences pour les ateliers et réunion
- Assurer les collations pour les réunions et les rencontres pour le bureau

5. Gestion de suivi des dossiers de l’administration
- Appuyer l’assistant administratif dans le suivi des dossiers de paiement des factures
- Faire les copies des dossiers de paiement
- Appuyer l’administration sur les demandes des réparations au niveau du bureau
- Effectuer les classements des dossiers de l’administration
- Exécuter toutes autres tâches qui lui seront assignées par les Responsables hiérarchiques.

COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique)
Responsabilité:
- Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
- Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:
- Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
- Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:
- Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
- Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
- Abordable, à l’écoute

Créativité:
- Développe et encourage les solutions innovantes
- Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité:
- Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE
1. Avoir une bonne connaissance en secrétariat des ONG
2. Avec au moins 1 an d’expériences dans un poste similaire
3. Compétences linguistiques : Français – Anglais sera un atout
4. Autres domaines de compétence : Informatique, statistique.
5. Qualités personnelles : Esprit d’équipe, initiateur, sérieux dans le travail, grande capacité d’adaptation, bonne communication et capacité de travailler sous pression.

DOSSIERS A FOURNIR : les dossiers de candidatures doivent comporter :
- Un CV détaillé mis à jour ;
- Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste ;
- Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail ;
- Un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) ;
- Un permis de conduire moto ;
- Les références d’au moins deux précédents employeurs, de préférence des superviseurs directs.

NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews.

Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

FR: IL est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

EN: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.