Responsable des subventions et des achats
Offre d'emploi

Responsable des subventions et des achats




Référence
105435
Salaire xxx/ mois
Localisation Niamey / Niger
Expiration 27 Novembre 2020
Offre visitée 221 fois

Description de l'offre


Tâches et responsabilités principales:

Général
- Coordonner avec le personnel concerné pour assurer la normalisation des processus et la conformité avec les politiques et procédures de Palladium, y compris le responsable des sous-contrats et des achats et le gestionnaire des subventions pour CATALYZE.

- Travailler avec l'équipe des contrats et de la conformité Palladium (C&C) par le biais du gestionnaire des subventions CATALYZE et du responsable des sous-traitants et des achats pour tenir le personnel informé de tout changement et / ou mise à jour de la réglementation pertinente.

- Participer activement aux réunions hebdomadaires pour évaluer la conformité avec les termes et conditions des récompenses et assumer le leadership en veillant à ce que les lacunes de conformité soient corrigées.
- Contribuer aux prévisions financières du projet en suivant de près les prévisions de facturation des sous-traitants et les prévisions de dépenses de subvention.

- Servir de liaison entre le personnel du projet et les titulaires de contrat et les bénéficiaires de subventions et renvoyer tout différend ou problème technique au directeur des finances et de l'administration, Plateforme Sahel.
- Tenir à jour des dossiers de subventions et de passation de marchés prêts pour l'audit et faciliter les audits externes au besoin

Gestion des achats

- Fournir à l'équipe des conseils et une interprétation des réglementations de l'USAID en ce qui concerne le cycle de vie des achats.
- Accepter et traiter les demandes de réquisition du personnel de CATALYZE pour l'acquisition de biens et services.

- Travailler en étroite collaboration avec CATALYZE: Unité de gestion des activités de la plate-forme du Sahel pour élaborer des demandes de propositions (RFP) et des demandes de devis (RFQ), le cas échéant.

- Tenir à jour une liste de contacts des soumissionnaires et fournisseurs potentiels des biens et services couramment requis.
- Coordonner avec l'équipe CATALYZE pour publier des sollicitations au besoin sur les sites Web et les journaux.
- Effectuer une analyse coût / prix des propositions de coûts des soumissionnaires.

- Négocier les termes et conditions et rédiger des contrats de sous-traitance et des bons de commande de complexité variable, y compris, mais sans s'y limiter, les sous-contrats d'articles commerciaux, les accords de consultant et les contrats-cadres (contrats d'achat globaux et livraison indéfinie quantité indéfinie).

- Préparer des plans de suivi, effectuer le suivi en collaboration avec le personnel du projet et des finances, et documenter les résultats du suivi, y compris la performance, le respect des termes et conditions et la gestion budgétaire.

- Suivre tous les actifs du projet dans le registre du projet, évaluer périodiquement l'état et disposer des actifs conformément aux réglementations de l'USAID et aux politiques et procédures de Palladium, avec examen et vérification par le directeur des finances et de l'administration.

- Surveiller les risques commerciaux, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des retards de financement, l'exécution des contrats de sous-traitance, les autorisations expirées, les retards de paiement et les avances aux sous-traitants et fournisseurs.

Gestion des subventions

- Fournir au personnel des conseils et une interprétation des règlements, termes et conditions de l'USAID en ce qui concerne le cycle de vie des subventions et l'administration des subventions.

- Conformément au manuel GUC modifié et approuvé par l'USAID, développer et exécuter tous les aspects du processus GUC.

- Faciliter l'évaluation des propositions de subvention en organisant le comité d'évaluation, en préparant les feuilles de notation et la note de négociation nécessaires et en veillant à ce que la documentation de subvention requise soit maintenue et complète pour chaque activité de subvention.

- Effectuer des examens des budgets de demande de subvention, y compris la diligence raisonnable, et continuer à surveiller la conformité pendant la mise en œuvre de la subvention.
- Rédiger les accords de subvention conformément aux politiques et procédures applicables de Palladium et aux conditions de l'USAID pour examen et approbation par le directeur des finances et de l'administration.

- Surveiller l'achèvement des étapes de la subvention et signaler les problèmes entravant la bonne exécution des subventions au directeur des finances et de l'administration de la plateforme Sahel.
- Gère les paiements «Pay for Results (P4R)» par rapport aux étapes de la subvention.
- Surveiller l'activité des subventions (avant et après l'attribution) et mettre à jour les suivis des subventions.

- Résoudre en temps opportun les problèmes / problèmes internes et externes liés à l'administration des subventions.
- Mener une formation et un renforcement des capacités, selon les besoins, pour les bénéficiaires et ceux qui ne connaissent pas le financement de l'USAID.

- Soutenir, en coordination avec l'équipe technique CATALYZE, la conception, le développement, la mise en œuvre et le suivi et l'évaluation du programme des politiques, procédures et pratiques d'octroi et de gestion des subventions et dans l'élaboration des termes de référence pour l'activité de subvention.
- Assurer la bonne application des outils / formulaires ERF pour tous les investissements.


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