ASSISTANT /E- ADMINISTRATIVE ( ADMIN ASSISTANT) (INT7268)
Title: ASSISTANT /E- ADMINISTRATIVE

Grade: E2
Location: Bamako
Oxfam is a global movement of people working together to end the injustice of poverty.

The Role
La mission du/de l’Assistant Admin consiste à conduire toutes les activités administratives au niveau national dans le respect des politiques d’Oxfam et celles des bailleurs

KEY RESPONSIBILITIES (Technical, Leadership, People and Resource management)

Technical
- Gestion administrative (Correspondances...)
- Validation technique des requisitions d’achat des biens et services Admin (fournitures de bureau et accommodation)
- Demandes de paiement des factures de contrat bail, eau, électricité et téléphone
- Demande de paiement des factures des services d'entretien et de nettoyage
- Demande de visas pour les visiteurs
- Réservation de billets de voyage et hébergements
- Accueil et orientation des visiteurs / Gestion des appels sur le standard
- Dispatching des consommables & fournitures de bureau et d’entretien
- Archivage des dossiers Admin
- Recevoir, diriger et relayer des messages téléphoniques et messages électroniques ;
- Assurer la réception et l’envoi des courriers d’Oxfam, élaborer et maintenir un système de classement actuel et précis des courriers (archivage papier et électronique)
- Aider à la planification et à la préparation de réunions, conférences et conférences appels téléphoniques ;
- Fournir des services administratifs a l’ensemble du personnel ;
- Mettre à jour les calendriers de rendez-vous et planifier les réunions ;
- S'acquitter d'autres tâches connexes au besoin.
- Gestion des voyages (internes et internationaux)

Suivi des visas
- Gérer la base de données des contacts du staff
- Gestion de la flotte de communication
- Supervison des Agents de Nettoyage

Suivi des contrats de bails
- Gestion des états de lieux entrée et sortie des bureaux et résidences
- Suivi des factures d’eau, électricité et Télécommunications
- Organisation des ateliers et seminaires
Management

Gestion de l’information

- Gestion des courriers
- Transmission des factures fournisseurs au Procurement Assistant
- Partage du répertoire (Staff contact List) mis à jour
- Recueillir les feedbacks du staff sur la gestion des bureaux (Nettoyage), et informer le staff sur tout changement ou nouvelles dispositions
- Servir d’interface entre Oxfam et les sociétés de Nettoyage
- What we are looking for
- Minimum Bac + 2 ou licence de Gestion, Organisation Gestion des Organisations ou équivalent.

Trois (3) années d’expérience professionnelle dans le domaine de la Gestion Administrative.

- Expérience dans une organisation internationale ou Agence des UN constitue un atout.
- Connaissance du système de fonctionnement des institutions et services techniques de l’Etat
- Maîtrise du pack office de bureau (Word, Excel, PowerPoint)
- Excellente maîtrise du Français écrit et parlé
- Fait preuve d'adaptabilité et de flexibilité dans tous les aspects du travail
- Bonne connaissance du travail du département ou de l'unité et prend la responsabilité d'élargir ses propres connaissances

Desirable
- Engagement en faveur et compréhension des principes relatifs aux valeurs et aux buts d’Oxfam et sensibilité aux questions du genre ;
- Capacité de communiquer avec un large éventail de personnes, tant à l'interne qu'à l'externe ;
- Avoir l’esprit d’équipe et démontrer Le sentiment d’appartenance à l’organisation ;
- Savoir s’adapter rapidement et faire preuve d’une grande flexibilité.

Our values and commitment to safeguarding
Oxfam is committed to preventing any type of unwanted behaviour at work including sexual harassment, exploitation and abuse, lack of integrity and financial misconduct; and committed to promoting the welfare of children, young people, adults and beneficiaries with whom Oxfam GB engages. Oxfam expects all staff and volunteers to share this commitment through our code of conduct.
We place a high priority on ensuring that only those who share and demonstrate our values are recruited to work for us.

The post holder will undertake the appropriate level of training and is responsible for ensuring that they understand and work within the safeguarding policies of the organisation.

All offers of employment will be subject to satisfactory references and appropriate screening checks, which can include criminal records and terrorism finance checks.
Oxfam GB also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme.
In line with this Scheme, we will request information from job applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment.
By submitting an application, the job applicant confirms his/her understanding of these recruitment procedures.

We are committed to ensuring diversity and gender equality within our organisation and encourage applicants from diverse backgrounds to apply.

How to apply
As part of your online application, please upload your up to date CV and a covering letter explaining your suitability against the essential criteria in the job profile.

About us
Oxfam is a global community who believe poverty isn’t inevitable.
It’s an injustice that can be overcome. We are shop volunteers, women’s right activists, marathon runners, aid workers, coffee farmers, street fundraisers, goat herders, policy experts, campaigners, water engineers and more.
And we won’t stop until everyone can live life without poverty for good.

Oxfam GB is a member of international confederation of 19 organisations working together with partners and local communities in the areas of humanitarian, development and campaigning, in more than 90 countries.

In response to Covid-19 if you are offered a role where you are required to travel between countries please ensure you have been briefed by the Hiring Manager about any changes to working or precautions you should take as part of your role.

Documents
JD_ADMIN ASSISTANT_vf.pdf (26.74 KB)...

Location:Mali - Bamako
Hours:40 hours
Salary:N/A
Region:West Africa
Job Family:Programme
Division:International
Grade:National E2
Job Type:Fixed Term
Closing Date:4 March 2021