Org. Définition et rapport
Ce poste est situé au service de la gestion de la chaîne d'approvisionnement de la Mission des Nations Unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA) avec le lieu d'affectation Bamako.
Le responsable de la planification des acquisitions relèvera du chef de la Section de la planification des acquisitions du Service de la gestion de la chaîne d'approvisionnement situé à Bamako.

Responsabilités
Le / la titulaire participe à la planification, au développement et à la gestion du processus d'acquisition de divers services et produits (p. Ex. Matériel informatique et de communication, véhicules, matériel et fournitures médicaux, rations alimentaires, carburant, matériaux de construction et d'entretien des bâtiments, papeterie et fournitures de bureau, mobilier) et agencements, locaux et équipements de bureau, etc.), en tenant compte des différentes options d'approvisionnement, y compris les contrats de systèmes mondiaux et régionaux, les conditions du marché local, les prévisions logistiques, les stocks sur place ou ailleurs dans les missions soutenues par le Département de l'appui opérationnel du siège de l'ONU ( DOS), les calendriers d'approvisionnement, l'évaluation continue et la priorisation des exigences opérationnelles de la chaîne d'approvisionnement.

Dans le cadre des pouvoirs délégués, le responsable de la planification des acquisitions sera responsable des tâches suivantes:

• Avant la formulation du budget, assure la liaison avec les unités techniques pour préparer leur demande projetée afin d'établir le plan de demande annuel de la mission (c.-à-d. Projet de plan d'acquisition) en fonction des priorités de la mission ;
• Consolide et compare les projections budgétaires et les plans de demande des unités techniques grâce à l'examen des stocks, des habitudes de consommation, des temps de cycle d'approvisionnement, des besoins et des prévisions des
clients internes et externes;
• Assure la liaison avec le Centre de services mondial des Nations Unies (UNGSC) et / ou le siège de l'ONU concernant la soumission du plan de demande de la mission en tant que contribution au plan global d'acquisition consolidé;
• Surveille les demandes de mission dans les catégories assignées pour s'assurer que les demandes d'achat sont basées sur le plan prévisionnel; Assure la liaison avec les homologues d'autres missions sur la disponibilité des articles avant de prendre la décision d'acquérir de nouveaux articles soit pour le remplacement, soit pour des besoins supplémentaires;
• Initie des actions menant à la mise en œuvre du plan d'acquisition de mission, en tenant compte des différentes options d'approvisionnement, y compris les contrats de systèmes mondiaux et régionaux, le marché local et d'autres
conditions, les prévisions logistiques, les stocks, les ruptures de stock, les modèles de consommation, les calendriers d'approvisionnement et la chaîne d'approvisionnement assurance de la qualité des données évaluation continue et hiérarchisation des
exigences opérationnelles de la chaîne d'approvisionnement;
• Contribue à la planification, au développement et à la gestion du processus d'acquisition de divers services et produits (par exemple, matériel informatique et de communication, véhicules,
équipement et fournitures médicaux , rations alimentaires, carburant, matériaux de construction et d'entretien des bâtiments, papeterie et fournitures de bureau, mobilier et agencements, locaux et équipements de bureau, etc.), y compris
la planification des ressources matérielles et la coordination des besoins de transport et la consolidation des livraisons entrantes, les exigences des contrats de service et les plans de maintenance des services attribués, en tenant
compte des différentes méthodes d'approvisionnement, des délais et des options d'approvisionnement disponibles;
• Contribue à l'exécution des contrôles internes sur les activités d'acquisition et les fonctions support;
• Conseille périodiquement les entités bénéficiaires et les unités techniques sur l'avancement des activités d'acquisition et l'état détaillé de la mise en œuvre du plan d'acquisition, y compris une gamme complète de
problèmes d'approvisionnement et d' autres problèmes de chaîne d'approvisionnement rencontrés, en leur fournissant un soutien et des conseils à toutes les étapes du cycle d'achat. , et prépare la revue trimestrielle à soumettre au UNGSC et au DOS;
• Rencontre régulièrement les intervenants internes pour examiner le plan d'acquisition de la mission en fonction de l'évolution des priorités et des urgences liées aux groupes de matériaux / services assignés afin d'assurer une
approche efficace et cohérente de la gestion des domaines d'intérêt mutuel;
• Effectuer les tâches programmatiques / administratives nécessaires au fonctionnement de la Section, y compris l'examen des estimations de coûts des unités techniques, le suivi des paramètres de performance et des indicateurs critiques
et l'établissement de rapports sur l'exécution du programme de travail;
• Préparer une variété de procédures opérationnelles standard (SOP) internes de la mission, des directives et des instructions régissant la planification des acquisitions et le processus de demande; contribue à la
préparation de SOP, de directives et d'instructions mondiales régissant le processus de passation des marchés, y compris la livraison et le paiement;
• Conçoit et maintient un système informatisé pour suivre les contrats achetés par la mission pendant leur cycle de vie, permettant leur prolongation en temps opportun et fournissant un état détaillé des dépenses;
• prépare des rapports intégrés, opportuns et précis pour surveiller et suivre tous les aspects de la chaîne d'approvisionnement de la mission afin d'assurer un approvisionnement ininterrompu de biens et de services afin de répondre aux besoins opérationnels
;
• Supervise et assure la conformité et l'assurance qualité en mettant l'accent sur l'intégrité des données tout en générant des rapports périodiques et un suivi efficace des indicateurs clés de performance (KPI) de la chaîne d'approvisionnement;
• Peut fournir des conseils et superviser le personnel nouveau / débutant;
• Effectue d'autres tâches connexes selon les besoins.

Compétences
• Professionnalisme: Connaissance avérée et exposition à un domaine de travail de fond dans les domaines de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, de la planification des acquisitions, de l'entreposage, de la gestion des stocks, de la distribution et des achats. Se montre fier de son travail et de ses réalisations; Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet; Est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats; Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles; Reste calme dans les situations stressantes; Prend la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

• Planification et organisation: élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues; Identifie les activités et affectations prioritaires; ajuste les priorités au besoin; Alloue le temps et les ressources nécessaires pour terminer le travail; Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; Surveille et ajuste les plans et les actions au besoin; Utilise le temps efficacement

• Orientation client: considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des «clients» et cherche à voir les choses du point de vue des clients; Établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; Surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes; Tient les clients informés des progrès ou des reculs dans les projets; Respecte le calendrier de livraison des produits ou services au client

Éducation
• Un diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en administration des affaires, en logistique, en approvisionnement ou dans un domaine connexe est exigé.
• Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur. Des qualifications en IPSAS, ERP comme SAP-Umoja et SCOR seront un avantage.

L'expérience professionnelle
• Un minimum de cinq (5) ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la chaîne d'approvisionnement est requis.
gestion, logistique, planification des acquisitions, approvisionnement ou domaine connexe.
• Une expérience d'au moins deux ans dans la chaîne d'approvisionnement ou la logistique dans un environnement international est souhaitable.
• Expérience avec les systèmes MRP (Material Requirements Planning) et / ou ERP (Enterprise Resource Planning) tels que SAP ECC (ERP Central Component), SRM (Supplier Relationship Management) ou des types de systèmes similaires tels que SCOR à l'appui de la planification de la production, de l'ordonnancement , les processus de contrôle des stocks, d'approvisionnement et / ou de logistique sont souhaitables.

Langues
L'anglais et le français sont les langues de travail du secrétariat de l'ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l'anglais et du français (tant à l'oral qu'à l'écrit) est requise.