Country Operations Manager
Offre d'emploi

Country Operations Manager




Référence
109158
Salaire xxx/ mois
Localisation Bamako / Mali
Expiration 30 Janvier 2021
Offre visitée 683 fois

Description de l'offre

À propos de Mercy Corps

Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan animée par la conviction qu'un monde meilleur est possible.
En cas de catastrophe ou de détresse, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous nous associons pour mettre en œuvre des solutions audacieuses - en aidant les gens à triompher de l'adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l'intérieur.
Maintenant et pour le futur.

Résumé du programme / département

Mercy Corps est présent au Mali depuis 2012 et a travaillé avec les communautés de Tombouctou, Gao, Menaka, Mopti, Ségou, Koulikouro et Kayes pour apporter une assistance aux victimes des conflits et du changement climatique. Nos interventions se concentrent sur les interventions d'urgence, la programmation de transition et le renforcement de la résilience grâce à l'aide en espèces, l'agriculture et l'élevage, l'inclusion financière, le développement des systèmes de marché, la gouvernance et la résolution des conflits.
Grâce au financement de divers bailleurs de fonds tels que USAID, SIDA, le bureau de développement de la richesse commune étrangère (FCDO), l'ONU et des donateurs privés, Mercy Corps a fourni une assistance à plus de 250 000 bénéficiaires au fil des ans.
Nous recherchons maintenant une personne expérimentée, dynamique,

Résumé général du poste

Le directeur des opérations est un leader solide, capable de bâtir une équipe solide et de travailler en collaboration avec d'autres départements pour conduire une vision qui change la donne pour le département des opérations et le programme de pays.
Le directeur des opérations fait partie de l'équipe de direction de Mercy Corps Mali et contribue à la prise de décision stratégique et à la résolution de problèmes, y compris, mais sans s'y limiter, le département des opérations.
Le titulaire du poste construira une culture d'excellence dans son département en élaborant des stratégies opérationnelles, de sécurité et informatiques adaptées au contexte, conformément aux normes et protocoles mondiaux de Mercy Corps; élaborer des plans de gestion pour les pays et des procédures opérationnelles normalisées pour garantir que des systèmes efficaces qui soutiennent des fonctions saines, solides et intégrées des programmes et des activités d’appui sont en place dans tous les bureaux;

Responsabilités essentielles du poste

Stratégie & Vision
- Participer activement à l'élaboration et à la mise à jour de la stratégie du pays, des propositions de budget et des éventuelles opérations d'urgence.
- Fournir un appui au programme, une coordination, une supervision et un suivi conçus pour atteindre les objectifs du programme, afin d'assurer l'efficacité opérationnelle dans le pays.
- Réaliser des évaluations de sécurité et développer des plans de gestion et des stratégies pour assurer la sécurité et la sécurité de nos équipes et de nos bénéficiaires (dans la mesure du possible).
- Contribuer aux processus régionaux d'évaluation et de planification de la sécurité et de la sûreté et fournir des mises à jour régulières

Gestion d'équipe
- Développer les capacités des équipes opérationnelles et de sécurité, approfondir la compréhension de leurs rôles et aider au développement de carrière.
- Aider les membres de l'équipe avec des informations, des outils et des ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
- Promouvoir la responsabilité, communiquer les attentes et fournir des commentaires constructifs de manière informelle et formelle via des entretiens individuels réguliers et des évaluations de performance.
- Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l'équipe s'efforcent d'atteindre l'excellence.
- Embaucher, orienter et diriger les membres de l'équipe si nécessaire.
- Travailler avec tout le personnel de Mercy Corps pour assurer une introduction et une adoption sans heurts des systèmes opérationnels.
- Être responsable de la mise en œuvre complète et appropriée des systèmes de gestion, de conformité et de contrôle de Mercy Corps tels que décrits dans les manuels de terrain de Mercy Corps, contenus dans Office in a Box, dans le DL.
- Travailler avec la conformité financière pour atténuer la fraude, les conflits d'intérêts et les ramifications juridiques des activités de Mercy Corps.
- Superviser l'interaction et la participation aux forums des OING, aux mécanismes de coordination de la logistique et de la sécurité et au système DSS.

gestion des opérations - logistique
- Assurer le traitement et la documentation opportuns et précis des achats et de l'utilisation du système électronique de passation des marchés de Mercy Corps trouvé dans le bureau dans une boîte; Présider les ouvertures des offres au besoin.
- Confirmez que les procédures d'entrepôt sont suivies comme décrit dans les Directives et procédures relatives à l'entrepôt.
- Superviser l'équipe de gestion de flotte et assurer les systèmes de suivi de l'entretien, de la consommation de carburant et de la planification des véhicules.
- Établir et maintenir un pipeline de fournitures, supervisant les aspects logistiques de l'opération; superviser les NFI, le stockage des produits et les mouvements au besoin.
- Établir le budget de soutien principal, y compris le suivi et l'analyse des coûts et l'allocation des besoins en ressources.
- Assurer la liaison avec les finances pour assurer la conformité et les échéanciers de paiement; maintenir les contrats de service.
- Tenir des registres d'inventaire des matériaux et des flux de matériaux; superviser le suivi de tous les actifs.
- Établir des stratégies d'efficacité et d'efficience logistiques pour soutenir les programmes et la mise en œuvre
- S'assurer que les inventaires des actifs sont effectués régulièrement, suivis et tenus à jour conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs de terrain de Mercy Corps.
- Assurer la sécurité des actifs et les éliminations appropriées si nécessaire conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs.
- Analyser les rapports d'opérations sur le terrain, les commentaires et envoyer des commentaires à tous les bureaux extérieurs avant de consolider le rapport de mission mensuel.
- Effectuer des visites régulières dans les bureaux extérieurs, les sous-bureaux et les sites de projet de Mercy Corps Mali pour soutenir le personnel et garantir des procédures et conditions de logistique et de sécurité appropriées.

gestion des opérations - administration
- Assurez-vous que les systèmes d'administration sont mis en œuvre comme décrit dans le manuel d'administration sur le terrain.
- Développer et réviser périodiquement les politiques spécifiques au pays ou au bureau extérieur et les communiquer aux équipes.
- Superviser la gestion de la base de données et des fichiers pour les documents relatifs à l'administration, aux achats et aux ressources logistiques.
- Superviser la gestion des installations; s'assurer que les normes de sécurité sont maintenues dans tous les locaux.
- Être responsable de tout visa d'expatrié et permis de travail nécessaires.
- Superviser l'administrateur du système informatique pour garantir le fonctionnement des systèmes informatiques.
- Veiller à ce que les contrats et transactions / relations commerciales de Mercy Corps soient transparents et conformes à la loi malienne et aux politiques de Mercy Corps / des donateurs.
- Obtenir l'enregistrement «Accord Cadre» ou Mercy Corps au Mali et s'assurer que les exonérations fiscales sont négociées et obtenues le cas échéant - auprès du gouvernement

Influence et représentation
- Interface avec les parties prenantes chargées de coordonner toutes les livraisons d'approvisionnement via les processus d'approbation appropriés.
- Communiquer avec les partenaires locaux, ainsi qu'avec les sous-bénéficiaires, pour vérifier leurs systèmes et pour qu'ils comprennent et suivent toutes les procédures appropriées et l'archivage.
- Entretenir des relations productives avec toutes les parties prenantes, vendeurs, fournisseurs, etc.

- Faire constamment preuve de souplesse, de résilience et de capacité à maintenir
des relations positives et à garder son sang-froid, même dans des circonstances difficiles.
- Interagir avec les acteurs de la sécurité et le cluster logistique pour représenter de manière responsable Mercy Corps et s'assurer que Mercy Corps peut exploiter et mettre en œuvre des programmes en toute sécurité, même dans des environnements difficiles dans le pays
- Maintenir des normes éthiques élevées et traiter les gens avec respect et dignité.
- Démontrer une conscience de ses propres forces et besoins de développement. **

Sécurité
- En tant que point focal, veiller à ce que Mercy Corps dispose d'un plan de gestion de la sécurité approprié et à jour et des procédures opérationnelles de normes minimales en place, au niveau national et dans tous les bureaux extérieurs du pays.
- Analyser la situation générale, les menaces et les tendances en matière de sécurité dans les domaines de programmation existants et potentiels, notamment en menant des missions régulières et ponctuelles d'évaluation de la sécurité sur le terrain.
- Orienter et former les employés, les visiteurs, le personnel temporaire et les consultants sur les procédures de sûreté et de sécurité de Mercy Corps, afin de minimiser les risques et la vulnérabilité
- Embaucher et orienter Mercy Corps ou des gardes d'entreprise externes pour s'assurer qu'ils ont la plus grande éthique dans l'exercice de leurs fonctions dans les bureaux et résidences de Mercy Corps.
- Participer aux forums de coordination de la sécurité et coordonner activement avec d'autres pairs aux niveaux national et régional.
- Représenter le directeur de pays aux réunions mensuelles des directeurs de pays sur la sécurité à l'INSO et / ou à l'UNDSS, en particulier lorsque le CD n'est pas disponible
- Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité déterminées par les dirigeants du pays.
- S'assurer de manière proactive que les membres de l'équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.
- Développer et établir des stratégies pour réduire et minimiser les risques de sécurité pour tous les employés de Mercy Corps

L'apprentissage organisationnel
- Dans le cadre de notre engagement envers l'apprentissage organisationnel et pour soutenir notre compréhension du fait que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles servent, nous attendons de tous les membres de l'équipe qu'ils consacrent 5% de leur temps à des activités d'apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu'eux-mêmes.

Responsabilité envers les bénéficiaires
- Les membres de l'équipe de Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier
envers nos bénéficiaires et les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.

Responsabilité de supervision: Senior Operations Officer, IT Officer, Head of Offices,

Responsabilité

Rend compte directement à: Directeur Pays

Travaille directement avec: Directeur Pays Adjoint Gestionnaires / Directeurs de Programme, Responsable Financier, Responsable RH, Conseiller MEL

Collabore avec : Toute l'équipe de logistique, d'opérations, d'administration et de sécurité du pays au besoin **

Connaissance et expérience
- Diplôme BA / BS dans un domaine pertinent.
- Un minimum de 4 ans d'expérience sur le terrain dans la mise en place et la gestion de systèmes d'administration, d'approvisionnement, de logistique et de ressources humaines avec des ONG humanitaires ayant des responsabilités de supervision.
- Compréhension avérée des urgences complexes, des problèmes de sécurité connexes et des réponses appropriées avec une expérience en Afrique et dans des environnements non sécurisés de préférence.
- Souci démontré du détail, respect des procédures, respect des délais et travail et résolution de problèmes de manière indépendante et coopérative.
- Connaissance des systèmes et procédures de Mercy Corps (en particulier les systèmes d'approvisionnement) souhaitable; Expérience de S&E préférée et connaissance des réglementations de l'USAID, de la CE et des Nations Unies utiles.
- Qualification reconnue internationalement en gestion de projet ou de programme ou engagement à obtenir la qualification dans les premiers mois de travail.
- Connaissance des normes Sphère et autres formations en réponse humanitaire de préférence.
- Excellentes capacités de négociation et de représentation.
- Communication verbale et écrite efficace, organisation, hiérarchisation et applications Microsoft Office.
- Excellentes compétences en français oral et écrit requis la maîtrise de l'anglais est très recherchée.
- Capacité à travailler efficacement avec une équipe ethniquement diversifiée dans un environnement sensible.


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