Description de l'emploi
Buying Officer - (210002SW)
Save The Children

ROLE PROFILE
Titre : Buying Officer
Equipe/Programme : Operations
Lieu : Bamako Mali
Grade :
Type de poste : National

Protection de l’enfant :
Niveau 3 – les responsabilités impliquées par le poste pourront exiger de l’employé un contact régulier avec les enfants et jeunes gens.

Objectif du poste :
Le Buying Officer est responsable de l’ensemble des achats du bureau SCI.
Il/elle réalisera les achats Adhoc, sous contrats et contrats cadre pour le bureau de SCI au Mali.

Etendue du rôle :

Reporte à : Procurement Coordinator

Employés reportant directement à cette position : Aucun

Domaines majeurs de responsabilités :
Le Buying Officer sera responsable de la réalisation de tous les achats de l’unité d’achats de la Capitale.

Traiter les achats
- Effectuer les achats sous contrats cadres en élaborant directement les bons de commande
- Gère les processus de recherches des cotations uniques et simplifiés en utilisant les bases des données fournisseurs mise en place par l’équipe sourcing
- S’assure des exactitudes des données des bons de commandes, SOF, DEA dates de livraison souhaitée… avant de faire viser les responsables.
- Préparer les Contrats et les faire viser par les responsables après vérification du Procurement Coordinator;
- Gérer les commandes en respectant les procédures SCI ;
- Organiser et suivre les livraisons en collaboration avec le chargé et wharehouse;
- Tenir à jour un archivage physique et numérique des dossiers d’achat sous sa responsabilité
- Gérer la chronologie des numéros de bon de commande.
- Rapporter régulièrement le Bénéfices gagnés des dossiers d’achat sous sa responsabilité au Procurement Coordinator;
- Rapporter aux détenteurs des budgets tout changement financier par rapport aux prévisions et toujours donner des mises à jour des achats.
- Selon les seuils, travailler avec le comité pour la sélection des fournisseurs / prestataires.

Suivre le paiement des fournisseurs :
- S’assurer que les livraisons sont conformes
- Vérifier les factures
- Préparer les demandes de paiement
- Transférer les dossiers complets aux finances pour règlement des fournisseurs
- S’assurer que les paiements sont effectifs et informer les fournisseurs

Coordination inter - services
Il assure la communication avec les fournisseurs sur le niveau d’avancement de leurs paiements
Appuie du sourcing assistant sur les tâches de rapprochement entre le suivi des achats et le département des finances
Communique étroitement avec le sourcing Assistant pour assurer un meilleur tracking des achats
Compétences et profil (nos valeurs)

Responsabilité :
L’employé se tient responsable de ses décisions, en gérant ses ressources efficacement et en respectant les valeurs de Save the Children
L’employé tient son équipe et ses partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités comme ils le juge le mieux, en fournissant le développement nécessaire à améliorer leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées quand les objectifs ne sont pas atteints
L’employé met en place un environnement managérial pour diriger, permettre et maintenir une culture de protection de l’enfant

Aspiration :
L’employé se fixe des objectifs ambitieux, prends la responsabilité de son propre développement personnel et encourage les autres à faire de même
Tourné vers l’avenir, l’employé prend ses décisions en tenant compte des perspectives sur le long-terme et réfléchit de manière stratégique

Collaboration :
Accessible, à l’écoute, l’employé construits et entretient des relations efficaces avec ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens extérieurs
L’employé est capable de travailler dans un environnement interculturel

Créativité :
L’employé développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
L’employé rejette la bureaucratie et prône une approche entrepreneuriale

Intégrité :
Honnête, l’employé encourage l’ouverture et la transparence, il possède de hauts standards éthiques et est un exemple d’intégrité
L’employé produit des jugements rationnels excellents

Qualification et expérience :
- Titre d’études universitaires Niveau Bac +2
- 2 ans d’expériences dans la gestion des achats au niveau national ou international.
- Expérience dans l’encadrement d’équipes
- Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement
- Capacité à prioriser les tâches
- Capacité de synthèse écrite et orale
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
- Résistance au stress
- Excellente communication
- Autonomie
- Rigueur et de bonne Moralité
- Bonne présentation
- Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail.
- Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique
- Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
- L'engagement et la compréhension des organisations buts, valeurs et principes
- Habilité à prioriser et à travailler avec une supervision limitée (autonomie), motivation

Lieu principal: Bamako
Type de contrat: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) - Externe: 6 mai 2021