MISSIONS

Présentation du poste:

Engagé par l’AMCP-SP, et mis à la disposition du Projet Commun AMCP-SP/ALIMA au Mali, le Responsable Administratif du Projet a pour mission principale de mettre en place les stratégies et outils de gestion des ressources utilisées sur la mission.
Il/elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international), et d’autre part, de la bonne gestion des moyens financiers mis en œuvre sur le projet.
Il/elle rend compte au Coordinateur Projet (réfèrent hiérarchique), au Coordinateur des Finances et Coordinateur des Ressources Humaines (référents techniques)

Responsabilités
Missions et activités principales du Responsable Administratif du Projet :

Comptabilité:
- Le Responsable Administratif Projet est le garant du respect des procédures AMCP-SP/ALIMA et celle du bailleur sur son projet.
- Mise en œuvre des procédures d’engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers)
- Mise en œuvre du guide de procédure AMCP-SP/ALIMA (codes comptables, lignes budgétaires, TVE)
- Supervision de l’enregistrement comptable selon les instructions et dans les délais impartis.
- Gestion de l’archivage Financier.
- Réalisation des inventaires hebdomadaires et mensuels.
- Rapprochement bancaire
- Bonne affectation budgétaire des dépenses
- Clôture comptable – envoi du pack compta et de la comptabilité papier en Coordination pays

Gestion de la trésorerie:

- Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement des opérations et garant de la sécurité des fonds.
- Sécurité de l’argent (supervision de la gestion des caisses, des transferts, des avances),
-Suivi des soldes bancaires et caisses du projet
-Demande de trésorerie mensuelle
- Gestion des banques de son projet
- Soumet régulièrement un état des dépenses et des soldes banques/caisses au Coordinateur de Projet.

Gestion budgétaire:

- Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.
- Réalise des suivis budgétaires en lien avec la Coordination Finances ; procède à l’analyse, en lien avec le Coordinateur projet, des suivis budgétaires mensuels, alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
- Echanges avec les Superviseurs, sur le taux de consommation des budgets à la lumière des suivis budgétaires mensuels
- Est garant du respect des procédures des bailleurs de fonds.

Gestion administrative du personnel national:

- Garantir le respect des règles administratives de gestion du personnel national
- Gestion de la paye et de la bonne application de la grille salariale, via la matrice RH
- Planification et gestion des congés du Personnel national
- Gestion des dossiers du personnel et de leur bon archivage
- Gestion du personnel CSREF en lien avec le Gestionnaire des Districts
- Planification, en collaboration avec les superviseurs, des vacances des employés et suivi.
- Suivi de la politique santé des salariés
- Garant de la diffusion de cette politique auprès des employés AMCP-SP/ALIMA.
- Développement des mécanismes efficaces pour l’identification des ayants droits
- Suivi de l’immatriculation du Personnel à l’INPS et à l’AMO
- Suivi du paiement des charges – INPS & AMO ; ITS et TL à l’INPS et à la DGI dans le respect des deadlines + archivage spéciale (chrono à part)
- Relation avec les délégués du personnel
- Favoriser une communication constructive avec les délégués du personnel.
- Tient la réunion mensuelle avec la Délégation du Personnel, avec la présence du RT lorsque nécessaire.


Compétences requises:

- Formation requise : Bac + 3/4 en administration, finance et gestion des ressources humaines
- Posséder au minimum 2 ans d’expérience dans le domaine d’administration, finances et gestion des RH;
- Expérience dans la mise en œuvre d’activité avec des partenaires locaux;
- Posséder une expérience d’au moins 1 an en ONG humanitaires
- Posséder une bonne connaissance informatique (Word, Excel, SAGA et Homère)
- La connaissance du terrain est un atout
- Être disponible immédiatement, et libre de tout engagement

Attitudes et qualités personnelles:

- Rigueur, réactivité, et dynamisme
- Grande capacité d’adaptation et d’écoute ;
- Capacités à travailler sous pression;
- Facilité de contact, et capacité de travail dans un environnement multiculturel;
- Bonnes dispositions en communication et reporting ;
- Flexibilité et adaptabilité.