Description de l'emploi

Procurement Coordinator-(Sourcing) - (210006RJ)

EQUIPE/PROGRAMME: SUPPLY CHAIN / OPERATIONS
LOCALISATION : Bamako
GRADE: 3
TYPE DE POSTE: National
DUREE DU CONTRAT: CDI

CHILD SAFEGUARDING:
Niveau 3 : Les responsabilités impliquées par le poste pourront exiger de l’employé un contact régulier avec les enfants et jeunes gens.

BUT DE LA FONCTION :
Le/La Procurement Coordinator (Sourcing) assiste le Head of Supply Chain dans la définition et la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement pour le bureau pays et les différents bureaux terrains.
Il/Elle est responsable de la mise en œuvre de la stratégie contractuelle et de la politique de management stratégique des fournisseurs y compris l’anticipation sur les besoins en matière de fournisseurs et d’accords-cadres pour assurer l’efficacité des achats et garantir un bon rapport qualité-prix.

PORTEE DU ROLE :
Sous la supervision du : Head of Supply Chain

Employés placés sous la supervision de ce poste: Procurement Officer (Sourcing)

Responsabilités Budgétaires : Aucune
Dimensions: Save the Children est basé dans 5 bureaux terrain au MALI avec un effectif de plus de 300 employés et des dépenses s'élevant à environ 20 millions de Dollars en 2021.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :
En collaboration avec toute l’équipe impliquée dans la gestion des approvisionnements au bureau pays et sur les différentes bases :

Planification des approvisionnements, Stratégie contractuelle
Analyse critique des données de la fonction Approvisionnement (plans d’approvisionnement, procurement trackers, bases de données fournisseurs, rapports mensuels d’activités et de performances, performances des fournisseurs, etc.) sur une base trimestrielle en vue de déterminer les gaps en matière de Sourcing ;
Contribution à l’élaboration et à la mise à jour du Master Procurement Plan (Plan d’approvisionnement pays) et du Sourcing Pipeline (stratégie contractuelle) ;
Mise en œuvre de la stratégie contractuelle à travers la préparation de la documentation nécessaire au lancement des processus de Sourcing (termes de référence, notes explicatives, demandes de dérogation, dossiers d’appel d’offres, etc.) et la gestion desdits processus.

Planification aux projets d’urgence
Assiste les PMs des projets humanitaires dans l’identification des fournisseurs dans les zones d’intervention.
Mets en place des contrats -cadres et / ou effectue un minimum de diligence raisonnable.

Gestion des contrats
Gestion des négociations et de la contractualisation avec les fournisseurs, notamment dans le cadre des accords-cadres et contrats similaires ;
Administration et suivi des accords-cadres et contrats similaires : diffusion au staff, suivi des performances des fournisseurs, gestion des amendements, prorogation ou renouvellement des contrats, etc.
Elaboration et diffusion à l’attention de tout le staff de la base de données des accords-cadres et des prix, sur une base semestrielle.
Développement et mise à jour de la base de données des fournisseurs
Anticipation sur les besoins en nouveaux fournisseurs pour chaque bureau terrain afin d’assurer la fluidité des processus d’achat pour toutes les catégories de marché ;
Recherche de nouveaux fournisseurs : appels à manifestation d’intérêt, recherches dans diverses bases de données (Internet, Pages jaunes, Organisations internationales et Nations Unies, etc.), études de marchés fournisseurs, etc.
Traitement des demandes d’agrément fournisseur ;
Gestion des processus d’enregistrement des fournisseurs dans la base de données fournisseurs ; Mise à jour en temps réel de la base de données fournisseurs y compris les changements de statuts fournisseurs (identifié, enregistré, pré-qualifié, suspendu) ;
Mise à disposition de listes de fournisseurs compétents, enregistrés ou pré-qualifiés, pour chaque consultation restreinte (cotation unique, cotation simple, cotation formelle), à travers la base de données fournisseurs.

Management et Performances des fournisseurs
Organisation de séances périodiques d’échanges et d’informations avec les fournisseurs en vue d’une meilleure compréhension des procédures et des règles de fonctionnement de SCI ;
Traitement des requêtes des fournisseurs (demandes d’attestations de bonne exécution, plaintes, réclamations, courriers divers…) ;
Gestion de la relation fournisseur ; Gestion des incidents et des différends avec les fournisseurs ; préparation des notifications de pénalité de retard ;
Créations et mises à jour des dossiers fournisseurs (physique et électronique) : classement des documents administratifs, des formulaires d’évaluation fournisseur, des copies de correspondances, des copies d’accords-cadres et avenants, etc.
Recueil des informations relatives aux performances des fournisseurs (formulaires d’évaluation des fournisseurs, GRN, SCN) et compilation dans la base de données d’évaluation des fournisseurs ;
Analyses des performances des fournisseurs de chaque bureau sur une base semestrielle et soumission d’un rapport à la hiérarchie en vue de la validation des mesures et décisions à prendre ;

Préparation des courriers de notification de leurs performances aux fournisseurs.
- Supervision d’équipe et Renforcement des capacités
- Superviser les staffs sous sa responsabilité en assurant une bonne application des politiques et règles de management des ressources humaines en vigueur au sein de l’organisation, notamment à travers : la participation aux processus de recrutements, l’induction des nouveaux staffs, la validation des timesheets, la planification et la validation des congés et permissions, l’évaluation des performances, la gestion des motivations et sanctions, etc.
- Organiser son équipe en vue d’en assurer la flexibilité et l’efficacité et veiller à ce que des plans de travail clairs soient mis en place pour chaque membre de l’équipe et que des objectifs personnels soient fixés et suivis conformément à la politique « Develop To Perform » en vigueur.
- Développer son équipe à travers la réalisation de revues de performances régulières et le renforcement de leurs capacités en identifiant les méthodologies appropriées (feedbacks, coachings, délégations, formations…), pour garantir l’atteinte des objectifs du département Supply Chain et l’épanouissement professionnel des membres de l’équipe.
- Assurer le renforcement des capacités des Partenaires de mise en œuvre de SCI en matière de Sourcing, selon les nécessités et les besoins exprimés par les Chefs de Projets, à travers des missions d’audit et d’évaluation des capacités, des séances de renforcement de capacités, l’assistance dans l’élaboration de procédures et outils Sourcing, etc.

Rapportage et Gestion de la Performance
- Analyser les rapports d’activités et fichiers de son équipe (Tracker des accords-cadres et contrats, Base de données fournisseurs, Suivi des Performances des fournisseurs, Sourcing Pipeline…) sur une base régulière afin de s’assurer de la qualité des données (exhaustivité, fiabilité…) et assurer un bon suivi des performances.
- Elaborer et soumettre au Head of Supply Chain, les rapports d’activités ou de performances.
- Analyser les données et les performances de l’activité Sourcing au regard des Indicateurs Clés de Performance (KPI) et autres objectifs prédéfinis et élaborer le cas échéant, des recommandations et un plan d’actions (actions correctives et/ou préventives) pour améliorer l’efficacité de la fonction Supply Chain.

Gouvernance
- Promouvoir et assurer la conformité à notre politique d’approvisionnement, nos procédures et nos normes de qualité.
- Mettre en œuvre et assurer la conformité à notre politique d’approvisionnement, à notre manuel d’approvisionnement et aux procédures d’approvisionnement établies.
- Vulgariser la politique de Tolérance Zéro à l’égard de la fraude.
- Responsabilités Child SafeGuarding (CSG) :
- Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
- Connaitre la politique CSG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, partenaires, communautés) ;
- Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;
- Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et la politique de CSG ;
- Connaitre et respecter les procédures locales ;
- Veiller au bien-être de l’enfant ;
- Assurer un environnement sain au service des enfants.

QUALIFICATIONS
Diplôme d’études supérieures, Niveau BAC + 4/5 dans le domaine des Achats/Approvisionnements, du Supply Chain Management, de la Logistique, du Commerce International, de l’Administration des Affaires, de la gestion ou tout autre domaine connexe. Une certification en Achats et/ou Logistique humanitaire serait un atout.

EXPERIENCES et COMPETENCES
- 3 ans d’expérience dans la gestion et la négociation d’achats et approvisionnements complexes, diversifiés et de montants élevés
- Bonnes connaissances de la chaîne d’approvisionnement et des procédures d’achat
- Bonne expérience en matière de contractualisation, Bonnes qualités de négociation
- Expérience de la gestion des approvisionnements sur le marché ivoirien
- Familiarité avec l’outil informatique, avec une bonne maîtrise du pack Office ; la maîtrise des systèmes SharePoint et d’un ERP est un atout
- Bon niveau en Anglais, à l’écrit comme à l’oral (proficiency level)
- Excellentes capacités communicationnelles, très bonne expression et excellentes qualités rédactionnelles en Français et en Anglais
- Excellentes compétences organisationnelles et analytiques
- Sens poussé de l’innovation et de la résolution des problèmes
- Capacité à prioriser les tâches et à faire face à des situations de pression
- Assez flexible pour travailler dans une organisation en pleine mutation
- Ouvert au travail en équipe, Bon esprit d’équipe
- Capacité à travailler de façon indépendante avec des directives limitées, motivé
- Une expérience en ONG, avec des bailleurs de fonds exigeants (Fonds Mondial, USAID, UE, etc.) et sur des programmes complexes à large envergure serait un atout
- Aptitudes à travailler avec les enfants et les communautés
- Aptitude à travailler dans des milieux multiculturels

Responsabilités supplémentaires du poste :
Les devoirs et responsabilités comme exposé ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur de poste peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires en adéquation raisonnable avec son niveau de compétences et d’expérience.

Lieu principal: Bamako
Type de contrat: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) - Externe: 30 sept. 2021