Finance and Administrative Assistant - G5(DC)

Grade: G5
No. du poste: DC/Dakar/G/2020/07
Date de publication: 11/09/2020
Date de clôture (minuit, heure de Dakar): 10/10/2020

Job ID: 4424
Départment: BR-Afrique
Unité: ETD/BP-Dakar
Lieu d'affectation: Dakar
Type de contrat: Durée déterminée
Durée du contract: 12 mois renouvelables

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Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.


Peuvent soumettre leur candidature:
• Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
• Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident et permis de travail valables.

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.


NB : « Le BIT attache une grande importance aux valeurs éthiques, à la diversité parmi son personnel et vise à assurer un équilibre entre les sexes en son sein ».


Introduction
1. Introduction: informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera
Un défi majeur à la fois en Gambie et au Sénégal est la capacité limitée de l’économie nationale pour générer des emplois décents pour les jeunes et favoriser la création d’entreprises durables. Par conséquent, la plupart des micros et petites entreprises au Sénégal et en Gambie se trouvent dans l’économie informelle qui est caractérisée par des mauvaises conditions de travail, un faible ou pas d’accès à une protection sociale, des emplois de qualité médiocre, et une productivité et des revenus faibles.
C’est dans cette optique que le BIT mettra en œuvre le Projet d’Appui à la promotion d’un entreprenariat innovant et formel au Sénégal et en Gambie, avec l’appui financier du gouvernement de l’Italie pour une durée de 24 mois. L’objectif général du projet est de contribuer à la promotion de l’emploi décent à travers le développement durable et la formalisation des entreprises. Compte tenu des contextes différents, le projet adoptera des initiatives spécifiques fondées sur les besoins des deux pays. Au Sénégal le projet proposera des mesures de formalisation aux acteurs nationaux et les opérateurs agricoles informels des zones péri-urbaines de Dakar et les récupérateurs des déchets du site de décharge de Mbeubeuss seront soutenus pour s’organiser et pour améliorer leurs pratiques commerciales et leurs compétences techniques. En plus, ils bénéficieront aussi d’une assistance pour accéder aux régimes de protection sociale. En Gambie, le projet fournira une assistance aux jeunes entrepreneurs (hommes et femmes), existants ou potentiels, des régions Greater Banjul, West Coast et North Bank avec l’objectif d’améliorer leurs pratiques commerciales et leur connaissance de la protection sociale et des mécanismes de formalisation des entreprises.


Description longue
Au Sénégal le projet travaillera sous la coordination du Ministère en charge du Commerce et des Petites et Moyennes Entreprises et en étroite collaboration avec d’autres Ministères. En Gambie le projet est sous la coordination du Ministère de Commerce, Industrie, Intégration Régionale et Emploi et la Chambre de Commerce et de l’Industrie gambienne (GCCI). Ce dernier sera également responsable de la mise en œuvre des activités principales du projet en Gambie. Pour ce faire, le BIT signera un accord d’exécution avec la GCCI.

Fonctions et responsabilités essentielles
1. Supervision
L’Assistant(e) Administratif/ve et Financier(e) travaillera sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe technique du Travail décent pour l’Afrique de l’Ouest et du Bureau de Pays de l’OIT à Dakar (ETD/BP-Dakar) et sous la supervision directe du/de la coordinateur(trice) national(e) du projet. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les services compétents au sein du Bureau de l’ETD/BP-Dakar).
Il/Elle sera chargé(e) d'appuyer le projet dans les aspects administratifs et dans le suivi de l’exécution des activités sur le terrain et appuiera l’équipe du programme dans l’organisation des activités du programme conformément aux objectifs fixés.

2 Principales tâches et responsabilités

Description longue
Tâches administratives
• Effectuer le travail administratif y compris l'interprétation, l’archivage des documents administratifs et financiers ;
• Participer à l'organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et / ou ateliers ;
• Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une utilisation lors des missions officielles, des réunions spéciales ;
• Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par le projet;
• Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel du projet ;

Description longue

Tâches financières

• Préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires ;
• Fournir un appui en matière de procédure et d’enregistrement pour analyser, documenter, classer, consigner et traiter différentes transactions financières ;
• Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
• Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires du projet, vérifier les allocations budgétaires du projet ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
• Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ;
• Rédiger toute correspondance relevant de la gestion administrative et financière du projet conformément aux procédures régulières du bureau en assurant le suivi ;
• Exécuter toutes autres tâches, de responsabilités plus importantes, qui pourraient lui être assignées par le responsables du projet.

Qualifications requises

Formation
Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances décerné par une école de commerce reconnue ou formation jugée équivalente.

Expérience
Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière des projets.

Langues
Excellente maîtrise du français. La connaissance de l’anglais serait un atout.

Compétences
• Connaissance des concepts de programme et de budget et des procédures d’administration de projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières du Bureau ;
• Bonnes compétences de rédaction et d’analyse et bonne maîtrise de l’outil informatique ;
• Aptitude à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit et à défendre le mandat de l’OIT et la vision du projet ;
• Aptitude à traiter les gens avec tact et diplomatie ;
• Aptitude à forger une culture collaborative en encourageant la coopération, en sollicitant l’opinion des autres et en construisant des réseaux vastes et efficaces au sein de l’OIT et à l’extérieur ;