Poste :Chargé(e) des Services Support
Lieu de Travail : Dakar
Date d’entrée en service : Mai 2021
Clôture des candidatures : 15 avril 2021
Durée du contrat : CDD 12 mois renouvelable


1. Présentation MAG
Mines Advisory Group(MAG) est une organisation non-gouvernementale internationale dont la vision est un avenir sûr et sécurisé pour les hommes, les femmes et les enfants affectés par la violence armée et les conflits. Au Sénégal, MAG débute un nouveau projet au Sénégal sur la gestion et des armes et des munitions.

2. Rôle principal et Responsabilités
Le/la Chargé(e) des Services Support sera responsable pour la gestion générale et quotidienne du bureau pays et régional de MAG. Ce poste est supervisé par le Responsable Programmes Régional (RPM-Regional Programmes Manager).

En particulier, le/la Chargé(e) des Services Support Assistant(e)est responsable du/de la :Logistique
• Collecter et expédier les nouveaux équipements/fournitures selon les instructions.
• Organiser le transport du personnel et des marchandises selon les besoins.
• Tenir à jour les registres logistiques et classer les documents, notamment les bons de commande, les reçus, etc.
• S'assurer que les nouveaux équipements/fournitures sont enregistrés conformément aux procédures de MAG.
• Attribuer les équipements/fournitures selon les instructions, en veillant à ce que toutes les demandes soient approuvées avant la livraison.
• S'assurer que les stocks achetés sont collectés/reçus, enregistrés et livrés dans les délais, en organisant également le transport si nécessaire.
• Mettre en œuvre et maintenir un système d'approvisionnement local conforme aux politiques et procédures de MAG.
• S'assurer que tous les achats sont effectués de manière équitable et transparente, qu'ils sont entièrement documentés et qu'ils sont conformes aux politiques de MAG et celles des bailleurs.
• Contribuer à la planification des achats et à l'identification des fournisseurs.
• Établir et maintenir des relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.
• Gérer les devis uniques, les demandes de devis et les appels d'offres (avec le soutien du Responsable Régional Logistique) conformément aux seuils d'achat et s'assurer que les achats sont autorisés par le(s) titulaire(s) du budget.
• Coordonner avec les parties prenantes internes pour garantir l'intégration des contrôles internes, le paiement en temps voulu des fournisseurs et la documentation d'appui complète et vérifiable.
• Développer et maintenir une liste de prix des produits et une base de données de fournisseurs, en développant des relations avec les fournisseurs locaux pour s'assurer que MAG obtient le meilleur rapport qualité-prix.
• Rendre compte rapidement des préoccupations concernant des violations potentielles ou suspectées des politiques et procédures (conflit d'intérêt, violation du code de conduite, violation de la politique anti-corruption, etc.…)

Finance
• Aider le RPM à s'assurer que MAG se conforme à toutes les exigences de paiements et de prélèvements statutaires.
• Aider le RPM à examiner et à traiter les demandes de paiement, en veillant à l'exactitude et au respect de la politique de MAG.
• S'assurer que tous les paiements réguliers sont effectués dans les délais.
• Gérer la petite caisse du programme, notamment en effectuant un comptage quotidien de la caisse et en signalant immédiatement tout écart au RPM.
• Mettre à jour quotidiennement le livre de caisse avec les transactions effectuées.
• S'assurer de la tenue de registres précis et justificatifs de paiement.

Administration
• S'assurer que les horaires des prestataires de services sont maintenus et communiqués.
• Aider à préparer la documentation écrite, selon les besoins.
• Effectuer le classement électronique et sur papier, de manière précise et efficace.
• Accueillir les visiteurs au bureau MAG/à la maison d'hôtes.
• Maintenir les fournitures de bureau et coordonner tout entretien nécessaire, selon les besoins.
• Faciliter les démarches d’obtention des visas du staff.

3. Profil du candidat
• Expérience préalable dans un rôle administratif, idéalement dans un rôle de services de soutien pour une autre ONG.
• Expérience préalable dans les passations de marchés, y compris dans l'identification de fournisseurs, la réalisation d'études de marché, etc.
• Expérience préalable dans la rédaction de documents logistiques et dans la tenue de registres.
• Très bonne capacité organisationnelle, attentif et soigneux, et capable de travailler de façon autonome.
• Excellentes compétences administratives, y compris dans l’utilisation de MS Word et Excel.
• Maîtrise du français et du wolof, la connaissance de l’anglais est un atout.

Le candidat sélectionné devra comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l'attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne qui entre en contact avec le travail de MAG et en signalant les problèmes lorsqu'ils surviennent.