Fonctions et responsabilités
Sous la supervision de l’Administrateur, l’Assistant(e) exécutif (ve) va :

- Agir tel un premier point de contact et fournir des services d’appui aux parties prenantes internes et externes.
- S’acquitter des tâches et fonctions administratives pour le bureau de l’administrateur telles que : imprimer et numériser des documents, filtrer la correspondance et rédiger des lettres, répondre aux courriels, classer, trier et récupérer les documents, les dossiers et les rapports institutionnels en vue de leur transmission aux personnes concernées.
- Gérer toutes les communications officielles en assurant un sens élevé de professionnalisme et de l’étiquette.
- Assurer la liaison avec les autres départements de la Banque tels que les Services Généraux Corporatifs, le Secrétariat Général, Finances et Trésorerie pour toutes les dispositions et demandes liées aux remboursements des frais de mission, des frais médicaux, des frais de représentation, des indemnités pour frais d’études, des invitations et cartes de visite, et de toute autre dépense de l’Administrateur.
- Effectuer les démarches relatives à l’arrivée et au départ de l’Administrateur, de l’Administrateur suppléant (non-résident), des Conseillers.
Assister et coordonner l’appui aux invités au sein du bureau de l’Administrateur, selon les besoins, de temps à autre, en veillant à ce que le protocole nécessaire soit respecté conformément aux normes en vigueur au sein de la Banque.
- Coordonner et organiser les réunions et les rendez-vous à la Banque et à l’extérieur de la Banque dans le cadre des activités/du programme de travail du Bureau tel que requis par l’Administrateur.
- Organiser les dossiers de l’Administrateur pour les réunions du Conseil, les réunions des Comités et les séminaires et mettre à la disposition des membres du Bureau tous les documents soumis par le
- Secrétariat General aux conseils d’administration, aux comités, et dans le cadre de séminaires, réunions informelles, réunions techniques ou autres.
- Effectuer des recherches préliminaires et faire ressortir les informations importantes devant être consignées ou présentées à l’Administrateur.
- Établir des relations de travail avec les points focaux de chaque pays de la Circonscription afin que le Bureau de l’Administrateur serve de point de rencontre pour tous les responsables de la Circonscription.
- Suivre l’exécution du budget du Bureau de la Circonscription : effectuer le suivi et soumettre les demandes de transferts budgétaires, produire un rapport mensuel reflétant la situation réelle et en informer l’Administrateur.
- Aider à la préparation et à la distribution des rapports mensuels, trimestriels et annuels destinés aux Gouverneurs des circonscriptions.
- Préparer les aspects logistiques et la documentation et /ou voyager avec l’Administrateur pour coordonner les réunions annuelles/missions de consultation des membres du Conseil dans les pays membres de la circonscription ; coordonner les réunions, les conférences de presse/cocktails, les signatures d’accord de prêts/subventions, les déjeuners de travail ; et préparer les plans de table lors des dîners officiels.
- Aider le personnel et les officiels des capitales avec la traduction en français et / ou en anglais afin de faciliter leur communication le cas échéant.
- Aider à la préparation et à l’envoi des rapports mensuels, trimestriels et annuels destinés aux
- Gouverneurs des circonscriptions.
- Accomplir toute autre tâche requise par l’Administrateur.

Critères de sélection:

- Etre titulaire d’au moins une Licence en Management des Affaires, Commerce, Administration ou discipline similaire.
- Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience pratique et pertinente, dans un bureau exécutif au sein d’une fonction support.
- Une expérience dans le secteur privé est un avantage supplémentaire.
De solides compétences en secrétariat, coordination et gestion de bureau.
- Un sens élevé de la confidentialité, de la discrétion, du jugement et de l’étiquette.
- Une communication efficace, d’excellentes aptitudes en résolution de problèmes, orientation client, relations et travail en équipe et une sensibilité culturelle.
- Une parfaite maîtrise des usages protocolaires.
- L’innovation, l’efficacité opérationnelle et des aptitudes en matière de planification dans un environnement international et multiculturel dynamique.
- L’habilité de travailler sous pression et de Traiter rapidement et efficacement, les demandes internes et externes.
- Être capable de gérer des demandes multiples, simultanées et changeantes.
- Excellentes aptitudes en matière d’organisation couplées à l’aptitude à effectuer de nombreuses tâches, et à travailler au sein d’une équipe hétérogène.
- Une attention aux détails et la capacité à travailler dans des délais très courts.
- Excellentes compétences écrite et orale en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.
- Etre capable d’utiliser les applications standard de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint).