Full vacancy title: Assistant(e) aux opérations
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50071232
Posting Date: 21-oct-2021
Closing Date: 20-nov-2021

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique.
Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux).
Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable.
Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013–2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définis, à savoir?; l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée de l’agriculture et du développement humain et social est un complexe sectoriel dont les activités s’articulent autour des 5 grandes priorités (High 5) de la Stratégie décennale de la Banque, et plus précisément les priorités «?Nourrir l’Afrique?» et «?Améliorer la qualité de vie des populations africaines?». Le Complexe poursuit les objectifs suivants :
i) l’élaboration de politiques et de stratégies,
ii) la mise à disposition d’une expertise sectorielle pointue aux régions, grâce à un vivier de spécialistes qui peuvent être consultés sur les transactions complexes,
iii) l’élaboration de nouveaux instruments de financement et
iv) la représentation de la Banque par la personne du Vice-président auprès de parties prenantes externes, afin de promouvoir ses actions au titre des priorités «?Nourrir l’Afrique?» et «?Améliorer la qualité de vie des populations africaines?».

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Rattaché au Complexe de l’agriculture et du développement humain et social, le Département du capital humain, de la jeunesse et du développement des compétences pilote la mise en œuvre de la Stratégie de la Banque pour l’emploi des jeunes en Afrique, qui permettra de créer 25 millions d’emplois et d’outiller 50 millions de jeunes.
Il contribue aussi à la réalisation de la priorité « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » et des autres priorités au titre des High 5.
Le Département assure également la coordination de la mise en œuvre de la Stratégie pour l’emploi des jeunes en Afrique à l’échelle de la Banque.
Il comporte deux divisions, à savoir
i) la Division de l’éducation, du capital humain et de l’emploi (AHHD.1) qui met l’accent sur l’intensification de l’appui de la Banque en faveur de l’éducation supérieure, du développement des compétences et
ii) la Division de la santé publique, de la sécurité et de la nutrition (AHHD.2) dont l’action porte essentiellement sur le renforcement des systèmes de santé, de protection sociale et de nutrition pour le bien-être des populations.

LE POSTE :
Sous la supervision générale du Coordonnateur, Stratégie pour l’emploi des jeunes en Afrique, l’Assistant aux opérations sera principalement appelé à apporter son soutien à l’équipe chargée des emplois dans la mise en œuvre et le suivi du programme de travail, y compris un soutien administratif technique dans des domaines spécifiques tels que la préparation des missions, la passation de marchés et le décaissement, ainsi que le contrôle de la qualité des portefeuilles.

PRINCIPALES FONCTIONS :

L’Assistant aux opérations devra assumer les fonctions et responsabilités suivantes :
- Fournir un soutien opérationnel au Coordinateur, couvrant à la fois les opérations de prêt et hors prêt.
- Gérer le système d’archivage électronique des données de l’équipe chargée des emplois.
- Gérer la base de données de la Division et effectuer toute tâche liée à la saisie et à l’analyse des données, le cas échéant.
- Coordonner la préparation et le suivi du programme de travail annuel.
- Coordonner la préparation et le suivi du programme de mission trimestriel.
- Compiler la base de données du portefeuille de la Division/du Département (opérations non souveraines, projets du Complexe, fonds fiduciaires, initiatives spéciales, cofinancement).
- Compiler et présenter des données sur les projets (gérés par les centres régionaux) liés aux secteurs relevant de la compétence de la Division/du Département.
- Faire un compte-rendu sur l’exactitude et l’exhaustivité des données SGFF (Système de gestion des fonds fiduciaires), SAP (Systèmes, applications et produits), BPPS (Calendrier de traitement des programmes à l’échelle de la Banque) et SRAS (Logiciel d’évaluation des ressources stratégiques).
- Préparer et assurer le suivi de la mise en œuvre du budget administratif et déterminer/recommander l’allocation des fonds si nécessaire.
- Participer au recrutement des consultants, initier le traitement de leurs contrats dans SAP, établir des bons de commande, traiter leurs paiements et en assurer le suivi auprès des services concernés de la comptabilité et des finances.
- Préparer des rapports mensuels, trimestriels et annuels sur la gestion et la performance des activités de la Division.
- Animer des séances de formation sur l’utilisation des systèmes BPPS, SAP, SGFF et d’autres systèmes.
- Aider à préparer les documents, les notes d’information, les tableurs et les communications nécessaires à la gestion des programmes de travail et des projets/programmes.
- Aider à la préparation et à l’organisation d’activités telles que des séminaires, des ateliers, etc.

AUTRES TÂCHES
- Assurer la coordination avec le Département des services de technologie de l’information de la Banque (CHIS), si nécessaire, pour les besoins se rapportant aux questions touchant SAP/BPPS/ATRS/SRAS et aux autres technologies de l’information?; jouer le rôle de personne-ressource SAP auprès de la Division et du Département?; fournir une assistance technique au personnel pour l’utilisation de SAP.
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis.
- Effectuer toute autre tâche pertinente pour le travail de l’Équipe.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire au moins d’une Licence en administration publique, en gestion, en technologie de l’information ou toute autre discipline connexe.
- Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience progressive, pertinente et pratique dans une organisation internationale.
- Avoir une bonne maîtrise et une expérience pratique des systèmes (SAP/BPPS/ATRS/SRAS et TFMS) et du manuel des opérations de la Banque africaine de développement.
- Être capable de travailler en équipe et d’apporter un soutien aux collègues, le cas échéant.
- Faire preuve d’une grande intégrité et d’un sens élevé de la responsabilité dans tous les aspects de la gestion du portefeuille et de la mise en œuvre du programme.
- Adopter une démarche professionnelle : une bonne maîtrise des fonctions et procédures organisationnelles de la Banque?; avoir la maîtrise de soi et une personnalité remarquable.
- Avoir d’excellentes capacités d’organisation et de communication.
- Être capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
- Pouvoir gérer rapidement et efficacement les demandes internes et externes.
- Avoir une bonne connaissance des fonctions administratives.
- Être en mesure de communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
- Maîtriser les applications courantes de Microsoft (Word, Excel, Access, PowerPoint).
- La maîtrise de SAP constituerait un atout.

LE PRÉSENT POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.

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