Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

- Tenir la caisse du projet, effectuer les opérations quotidiennes et documenter les mouvements conformément aux procédures de l'entreprise ;
Classer les documents comptables et les documents du projet dans des dossiers conformément aux règles de classement de l'entreprise ;
- Appuyer les experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :

1. Tâches de secrétariat

- Assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau de l’organisation ;
Prépare les réunions et Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins ;
- Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manière confidentielle et intègre, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
- Soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses ;
- Prête assistance pour l’organisation d’évènements et la documentation de réunions/ateliers séminaires au sein et en dehors du projet ;
Participe aux réunions (d’équipe/ateliers internes et externes et aide) leur documentation ;
- Correspondance en français ;
Traitement de textes et des tableurs sous MS Office ;
Organisation des réunions et séminaires ;
2. Tâches d’organisation et d’administration

- Suivi administratif des contrats ;
Gestion des équipements (inventaire, onsite Asset) ;
- Suivi des achats et la remise du matériel selon les règles de l’organisation en collaboration avec le service « achat et logistique » du bureau ;
- Traitement de frais de mission et leurs décomptes en collaboration avec la gestionnaire de contrats ;
- Suivi des carnets de bord des véhicules du projet et des consommations carburant ;
- Organisation et coordination du travail du personnel auxiliaire du projet.

3. Tâches de suivi des moyens financiers

- Préparer le budget mensuel en collaboration sur indication du supérieur hiérarchique ;
Veiller aux procédures financières des différents contrats et subventions locales établies avec les partenaires ;

- Contrôler la validité de toutes les pièces comptables parvenues ;
Préparation bimensuelle des pièces justificatives avant l’envoi au bureau pour la saisie à la comptabilité ;
- Suivi administratif des contrats ;
Tenue de caisse selon les règles de l’organisation ;
Profil du Candidat
- Titulaire d’un BAC+2/3 ; BTS Secrétariat, gestion administrative et/ou comptabilité ou certificat / diplôme similaire, vous devez avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire.
- Il est souhaitable que vous ayez une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants : téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Outlook), très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) des langues française et anglaise ; connaissance en allemand serait un atout.

- Avoir d’excellentes capacités de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion. Une expérience dans une ONG international, serait un atout considérable.