Description de l'emploi
Assistant Admin - (210001AP)
TITRE DU POSTE : ASSISTANT ADMIN
GRADE: 5

CHILD SAFEGUARDING:
Niveau 3 - les responsabilités du poste peuvent exiger que le titulaire ait de contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes

OBJECTIF DU POSTE:
Sous la supervision du Responsable de l’Administration, assurer un bon fonctionnement administratif du bureau de Save the Children Tillabéry

ETENDUE DU POSTE :
Assister le Field Manager dans la gestion des tâches générales et de la gestion administrative du bureau de Tillabéry

PRINCIPALES RESPONSABILITES:
Gestion Administrative

- Assurer le maintien du classement de dossiers Administratifs de SCI Tillabéry selon le système de classement mise en place
- Assurer l’archivage des documents (TdR, rapport d’activités, contrat de partenariat,)
- Mettre en place un système de trie des courriers arrivée et départ et le respect strict de la gestion des instances à soumettre au Field Manager
- Appuyer l’Admin Officer dans l’établissement des lettres d’Invitation et les légaliser au niveau des partenaires et les ordres de mission et paiement des perdiems de staffs en mission et des participants aux ateliers de formations
- Assurer la gestion de stock des fournitures du bureau de Zinder et veiller à son approvisionnement
- Appui à la gestion des Guests Houses (suivi cheik List de maintenances et réparations)
- Superviser les agents de ménages
- Remplace la Secrétaire réceptionniste selon le besoin.

Gestion de stock
Assurer la gestion de la papeterie du bureau (papier, enveloppes, stylos, cartouches d’encre, etc.), et veille à effectuer les commandes dans les temps afin d’éviter les ruptures de stock.
La liste des taches n’est pas exhaustive.
Compétences et comportement (nos valeurs en pratique)

Responsabilité / redevabilité :
Flexibilité, capacité à travailler avec des personnes multidisciplinaires et multiculturelles, très bonne élocution, très bonne aptitude à la communication, bonne présentation, sens de la collaboration, entregent. Capacité de synthèse.

Collaboration :
- Abordable, à l’écoute, facile à dialoguer avec les autres membres de l’équipe.
- Construit et maintient des relations solides avec les collègues, membres et partenaires externes.
- Accorde de la valeur à la diversité et aux gens avec des perspectives différentes.
- Capable de travailler avec des gens de cultures différentes.

Créativité :
Développe et encourage aux solutions innovantes.

Intégrité :
Honnête, encourage l’ouverture d’esprit et la transparence, inspire confiance, avoir un esprit de confidentialité

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDE

- Minimum BAC+2 en Administration,
- Deux ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration dans les ONG international.
- Connaissance et capacité de manipuler les programmes ci-après : MS Excel, MS Word, MS Power Point, Internet.
- Une bonne expérience dans le domaine de Secrétariat

L’ORGANISATION
Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d'aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d'éducation et de protection de l'enfance.
Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.
Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d'ici 2030:
Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
Tous les enfants ont une éducation de base de qualité
La violence à l'égard des enfants n'est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants.
Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu'un lieu de travail collaboratif et inclusif où l'ambition, la créativité et l'intégrité sont très appréciées.

Informations pour Postuler :
Les dossiers de candidatures (CV + Lettre de motivation) doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Save the Children :

Candidats Externes : ...
Candidats Internes de SCI : ...

Au plus tard le 06 mars 2021 à 23H00 (GMT+1).
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses
Les candidatures féminines sont vivement encouragées

Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement.
Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Lieu principal: Tillabery
Type de contrat: CDD
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) - Externe: 13 mars 2021