Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire, non- gouvernementale, indépendante, sans but lucratif, créée en 1946. La mission d’NRC est de protéger les droits des personnes déplacées et vulnérables en période de crise.

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés cherche :

Poste : Un (01) Assistant Admin/Ressources Humaines basé à Mopti
Lieu d’affectation : Mopti (avec 50% déplacement terrain)
Date de début Souhaité : 1er/12/2020
PROFIL DE POSTE

Rôle et responsabilités

L’objet du poste d’Assistant Ressources Humaines est d’assurer la mise en œuvre quotidienne des activités liés aux ressources humaines.

Description concise du rôle

Responsabilités générales :
- Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
- Assiste dans la mise en œuvre de la fonction RH conformément au plan d’action
- Rédige les rapports sur l’état d’avancement des activités RH sur demande du superviseur ou de la direction.
- S’assure de l’archivage correct des documents.
- Veille au respect des politiques et procédures RHs
- Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration de la fonction ressource humaine.

Responsabilités spécifiques :
RH :
- S’assure que les nouveaux staffs reçoivent le welcome pack, téléphone badge professionnel - Met à jour la base de donnée et archive les documents associés dans les dossiers du personnel.
- Participe au processus de recrutement en apportant un soutien administratif à l’officier RH en conformité avec la procédure.
- Est en charge de la constitution des dossiers du personnel des nouveaux employés selon les procédures en vigueur (recueil des documents nécessaires : acte de naissance, de mariage …) et est responsable de l’archivage correct des dossiers.
- Est responsable du suivi administratif du personnel avec l’organisme d’assurance par le biais du point focal Assurance (enregistrement et retrait, transmission des cartes d’assurance…).
- Apporte un soutien à l’officier RH en recueillant les documents supports nécessaires à la préparation du payroll selon la procédure et dans les délais impartis (ex : nouveaux contrats, changement de situation familiale…)
- Rédige les contrats de prestation de service et contrats de travail avec l’appui de l’officier RH.
- Assure l’intérim de l’Officier RH lors de son absence sur validation du Support Manager et du Manager RH.
- Est amené à voyager sur le terrain sur demande du support manager et validation l’AM.

ADMIN :
- S ‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures des couts récurrents du bureau (EDM, SOMAGEP, CANAL, TELEPHONE FIXE et INTERNET, LOYERS, etc) ;
- Est en charge de toutes les tâches administratives telles que la circulation des memos et / ou circulaires en rapport avec l’Administration ;
- Tient un registre de courrier arrivé et départ régulièrement à jour
- Fait le Suivi des réservations de vols avec l’officier Admin de Bamako spécifiquement pour les staffs de Mopti
- Rédige le draft des correspondances (lettres, memos, et autres documents administratifs, des réponses aux correspondances reçues, et adressé à NRC)

GESTION DU BUREAU ET DE GUEST :
- Responsable de la gestion et la maintenance générale des bureaux et Guest y compris la gestion des clés
- Informer et former le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des guest houses ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux comportements appropriés
- Coordonner avec le département hôte, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base de Mopti à travers : La date d’arrivée, le logement (Guest House et/ou Hôtel) ;
- Assurer la mise à jour et du partage du planning des visiteurs
- Superviser le travail des agents de ménage aux Guest et aux bureaux et en faire un point détaillé des anomalies pour actions
- Suivi de la dotation du bureau et la GH (sucre, the, papier hygiénique, etc)

En collaboration avec le département logistique, assister dans la fourniture de matériel de maison et veiller à la prise en compte des besoins par l’agent de ménage dans les guests houses et au Bureau
Toutes autres tâches en lien avec son poste confié par ses superviseurs

QUALIFICATION
Qualités :
- Planifier et obtenir des résultats
- Autonomiser et renforcer la confiance
- Communiquer de façon respectueuse et impactant
- Gérer les environnements peu sûrs

Compétences :
- Diplôme Universitaire (DUT) en Administration, Droit, Finance, RH, logistique ou en Management des ONGs.
- Expérience de travail d’au moins Deux (02) ans dans une fonction support dans un contexte humanitaire ;
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
- Excellente maîtrise de français et capacité fonctionnelle en anglais
- Excellentes compétences en communication et d’excellentes qualités relationnelles,
- Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respecter des délais courts ;
- Esprit de synthèse requis ;
- Faire preuve de flexibilité et être à même de répondre à des impératifs et instructions de son superviseur pour les besoins du service
- Connaissance du Contexte Humanitaire de Mopti