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DESCRIPTION DE L'EMPLOI
Critère d'éligibilité
Âge minimum: 25 ans. Les ressortissants du pays d'affectation ne sont pas éligibles, à l'exception des affectations dans les lieux d'affectation du Siège.
Description de la tâche
Sous l'autorité déléguée du fonctionnaire administratif principal régional , le Volontaire des Nations Unies entreprendra les tâches suivantes:
• Soutenir le responsable administratif principal régional (RSAO) dans la liaison avec les différentes équipes à Gao, y compris les sections MSD, les piliers programmatiques, le représentant de l'UNPOL, la direction militaire et les sous-traitants ainsi que le siège à Bamako. Assister aux réunions au nom du RSAO si nécessaire;
• Soutenir la planification, l'organisation et la gestion par le Centre conjoint d'appui à la mission (JMSC) de la logistique des visites de représentation et officielles à Gao comprenant des commissions nationales et multinationales des Nations Unies et des organisations extérieures, etc., agissant en tant que coordinateur des différents piliers (Aviation, FMU, Sécurité, transport, bien-être, approvisionnement, JMSC, MOVCON, etc.);
• Soutenir la planification, l'organisation et la supervision des activités de bien-être du personnel par le Comité de bien-être et de loisirs de Gao (WRC) et l'Unité de bien-être de Gao;
• Aider à la création et / ou à la mise à jour des procédures opérationnelles standard (SOP), des directives, des rapports et d'un large éventail de correspondances sur les questions administratives pour la mission à Gao. • Prendre et rédiger les procès-verbaux des réunions et coordonner l'utilisation des services de traduction et d'interprétation anglais / français, au besoin;
• Planifier des réunions et des conférences; organiser des rendez-vous, des téléconférences vidéo et des réunions de style hôtel de ville;
• Produire et diffuser des notes de correspondance, des circulaires / émissions, des lettres, des télécopies et des courriels;
• Rédiger des rapports, préparer des présentations et / ou des points de discussion pour le RSAO en tant que de besoin, analyser les informations opérationnelles de la mission et du secteur et les données reçues et aider à la diffusion régulière des informations
• Tenir le RSAO informé des questions nécessitant son attention;
• Gérer la base de données de contacts pour le bureau et mettre à jour les dossiers régulièrement;
• Développer des systèmes de classement appropriés pour le bureau et tenir les registres régulièrement;
• Organiser les déplacements, le mouvement des processus du personnel, maintenir les présences et planifier les congés des membres du personnel. • • Gérer les demandes de congé de maladie et d'urgence des membres du personnel;
• Effectuer toute autre tâche d'administration de bureau et activité connexe, selon ce que juge approprié l'agent administratif principal régional.
Qualifications / Exigences
• Niveau de diplôme requis: Diplôme technique / professionnel
• Éducation - Commentaires supplémentaires:
Administration commerciale ou publique, gestion, relations internationales, logistique ou domaines connexes.
• Expérience requise: 36 mois
Remarque d'expérience:
• Au moins 3 ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la prestation de services administratifs, de planification opérationnelle et / ou de logistique; élaborer des procédures opérationnelles standard, rédiger des rapports, de la correspondance et offrir un soutien à la clientèle. Bien
• Compétences interpersonnelles et de présentation. Une expérience des opérations de terrain des Nations Unies serait un atout, mais pas une exigence.
Compétences linguistiques:
• Anglais (obligatoire), Niveau - Courant
• Domaine d'expertise: Administration et assistance administrative
• Détails du domaine d'expertise:
• Connaissance pratique du français hautement souhaitable.
• Compétences informatiques de travail, y compris une maîtrise complète de diverses applications MS Office (Excel, Word, Power Point, etc.) et d'autres applications informatiques et équipements de bureautique. Capacité à générer des documents électroniques, des feuilles de calcul et des bases de données ad hoc.
• Permis de conduire: Oui