A. Rôle du poste :

Appuyer à assurer la gestion administrative de l’IMRAP en respectant le mandat de l’institut et le cadre légal du pays.

1. Description détaillée des responsabilités de l’Assistante
administrative
Sous la supervision de la responsable d’administration et des ressources humaines, l’assistante Administrative est responsable
l’exécution correcte des tâches suivantes

a) Assurer la responsabilité du secrétariat du Directeur Exécutif:
• Gérer I ’emploi du temps du Directeur Exécutif;
•Préparer et faire suivre les dossiers courants de la direction ;
•Recevoir et expédier le courrier du Directeur Exécutif :
• Assurer le traitement et le classement des dossiers du Directe

Exécutif;
• Assurer les prises de notes lors des réunions ;
•Préparer, ventiler et classer les comptes rendus de réunion.

b) Garantir I ’image de l’IMRAP par la tenue des outils et des documents:

• Recevoir les visiteurs, puis les orienter vers les destinations appropriées;
• Tenir à jour le registre des visiteurs;
• Préparer le courrier à caractère administratif en respectant le
normes administratives de manière à rehausser l’image de I’IMRAF
• Assurer la gestion des appels téléphoniques ;
• Participer à la préparation des réunions au sein ou à l’extérieur d
• Bureau de l’IMRAP en assurant le protocole des participants ;
• Rédiger les comptes rendus des réunions de coordination d
l’équipe et autres types de réunions à la demande du responsable hiérarchique; .
• Assister dans le suivi des dossiers du personnel;
• Gérer le registre des présences;
• Gérer le registre des mouvements du personnel ;
• Assurer la réception des appels ;
• Emettre les appels demandés par le personnel;
• Actualiser systématiquement la base des contacts de l’IMRAP et
tenir à jour le registre journalier des appels de service
• Veiller au bon Fonctionnement du téléphone;
• Veiller à l’hygiène des bureaux ;
• Photocopier les documents ;
• Assurer la reliure des documents.

B. Compétences et Qualités requises pour le poste :

a) Les compétences nécessaires pour le poste d’Assistante Administrative sont:
Formation universitaire ou équivalente adéquate de niveau Bac +
2 ou 3 en administration, secrétariat ou toute autre discipline pertinente
- Expérience professionnelle confirmée d’au moins 3 ans dans le domaine ; de l’administration ou du secrétariat d’une ONG;
• Excellente capacité de production des documents administratifs
(comptes rendus de réunion, rapports, correspondances, etc.) clairs,
concis et complets ;
Excellente maitrise de la langue française à l’écrit comme à ‘oral
La maitrise de I ’anglais est un atout;
-Parler au moins deux langues nationales.
Le Bamanankan est une
nécessité.

b)Les qualités requises pour le poste d’Assistante Administrative sont :
• Etre humble et courtois envers ses collaborateurs;
• Etre capable de travailler dans une équipe multinationale ;
• Avoir un sens élevé d’analyse et de critique;
• Avoir un sens élevé d’organisation et d’autonomie ;
• Savoir travailler sous pression
• Faire preuve d’une grande disponibilité et d’ouverture d’esprit.