28-12-2020
CDD
Assistant-e de Projet

Référence
Localisation
Afrique de l’Ouest
Statut
Agent de maitrise
Fonction
Secrétaire bi/trilingues
Contexte du recrutement et définition de poste

Objectif
Le/la titulaire du poste sera chargé sous la supervision hiérarchique et fonctionnelle la Cheffe de projet et aura la charge des missions suivantes

Activités
• Gestion Courante de Projet
• Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres intervenant dans le cadre du projet ;
• Filtrer , orienter et assurer l’accueil téléphonique et physique des différents intervenants au projets ;
• Gestion de l’agenda de la Cheffe de projet et des membres de l’équipe projet ;
• Gestion du courrier et des différents échanges physiques et numérique relatifs au projet en liaison avec les différents membres de l’équipe projet ;
• Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents projets (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
• Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données relatives au projet;
• Constitution et préparation de dossiers et de fond de dossiers;
• Assurer le lien entre les différents membres de l’équipe projet ;
• Réalisation de mailing et diffusion de l’information en relation avec le projet ;
• Gestion administrative
• Appui à la Cheffe de projet et au chargé de mission ;
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations du projet ;
• Préparer différentes réunions, évènements, manifestations et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note...) ainsi que la transmission aux différents acteurs ;
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) ;
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, calendrier des évènements, etc.) ;
• Réaliser la gestion administrative des contrats, documents comptables, factures et la transmission au Cabinet comptable ;
• Organiser des déplacements professionnels dans le cadre du projet;
• Gestion Comptable
• Assurer un suivi comptable scrupuleux en collaboration avec le cabinet comptable, le Trésorier EUROCHAM et la Cheffe de projet ;
• Transmission et classement des pièces comptables et administratives liées aux dépenses et autres décaissements du projet ;
• Organiser des RDV mensuels avec le Commissaire aux comptes;
• Gestion des membres-Evénements
• Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion et autres locaux en relation avec le projet ;
• Organisation en lien avec la Cheffe de projet l’accueil , l’organisation technique et logistique mais aussi le réception de personnalités/délégations accueillies par l'association dans le cadre du projet.

Profil recherché

Compétences et Connaissances
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative, gestion de projet et de secrétariat
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc)
• Usage courant d’Internet
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise,...)
• Capacités organisationnelles
• Capacité de gestion simultanée de dossiers
• Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés
• Savoir travailler en équipe et en réseau en interne
• Avoir le sens de l’écoute, du relationnel, de la diplomatie et de la courtoisie
• Savoir travailler en toute autonomie (capacité à gérer les dossiers)
• Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
• Avoir de la méthode et de la rigueur
• Savoir s’adapter à des situations complexes