Plan International a mis en œuvre des subventions du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, depuis la série 4. Dans cette dynamique Plan a travaillé sur le FM au Bénin, Burkina Faso, Liberia, Cameroun, Guinée, Mali, Niger, Sénégal, El Salvador, la Thaïlande, le Togo et le Zimbabwe.

Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme sur proposition de l’Instance de coordination nationale a désigné Plan International Guinée comme Principal Récipiendaire pour mettre en œuvre la subvention combinée tuberculose-VIH prévention 2021-2023.

Le comptable de projet est responsable de la fonction de soutien financier de la subvention dans les domaines de la planification organisationnelle, la comptabilité et trésorerie, l'information financière et les systèmes d'information d'analyse et de subventions. Il / elle assure la conformité avec les exigences des rapports et la conformité aux normes strictes établies par le FM en accord avec Plan international pour la mise en œuvre du projet.

Dimensions of the Role
Dimensions du rôle :
- Processus de planification organisationnelle ;
- Comptabilité et trésorerie ;
- Information financière et analyse ;
- Systèmes d'information de subvention ;
- Ce poste n'a aucun niveau d'approbation ;

Ce poste n’a pas de délégation de pouvoir en matière de dépense.


Résultats finaux clés et responsabilités typiques :

1. Planifications des activités :
- Aider à la planification/révision du budget de la subvention ;
- Vérifier les documents financiers et s’assurer de leur conformité avec les exigences/processus de FAD et s’assurer que les déviations sont traitées comme il se doit ;
- Réviser les PO et les modifications de PO avant la validation et l'approbation afin d'assurer l'exactitude des codes de dépenses et de la disponibilité du budget, conformément au plan de travail du projet approuvé avec le bailleur et le NO ;
- S’assurer des imputations correctes des écritures budgétaires dans SAP ;
- Vérifier mensuellement les dépenses par rapport aux lignes budgétaires approuvées; Signaler toutes irrégularités au superviseur et faire des recommandations le cas échéant ;
- Fournir au personnel des ONGs partenaires en collaboration avec le chef comptable du projet une formation requise dans le domaine comptable et financier ;
- Examiner les documents comptables et financiers des ONGs partenaires dans le but d'assurer l'exactitude et l'accomplissement du travail, ainsi que dans l'exercice du rôle de certification de certaines transactions.

2. Comptabilité et trésorerie :
- Vérifier les demandes de paiements sur la base des disponibilités budgétaires du projet à exécuter, des pièces justificatives probantes et sur la base d’un PO approuvé ;
- Préparer et enregistrer mensuellement les engagements. Suivre et apurer la situation des accruals du projet et signaler au chef comptable du projet toute anomalie constatée ou retard dans le dénouement des accruals ;
- Préparer les réconciliations bancaires et s’assurer que les éléments en suspens et en retard d’un mois sont résolus ;
- Suivre les opérations de paiement accordé aux partenaires de mise en œuvre ;
- Appuyer pour la préparation des rapports financiers, le paiement des impôts et toutes autres activités comptables jugées nécessaire par votre superviseur ;
- Suivre et réviser de façon proactive la situation des avances faites au staff et aux partenaires pour la mise en œuvre du projet ;
- Informer son superviseur à temps de toutes les avances en retard de justification pour que les actions nécessaires puissent être initiées ;
- Apporter un support aux partenaires dans la justification de leurs avances et participer aux séances de formation au bénéfice des partenaires ;
- Participer à l’encadrement technique/formation des comptables des organisations partenaires ;
- Effectuer et/ou apporter un appui pour les paiements lors des sessions de formation/ateliers
- S'assurer du respect de la législation fiscale locale ;
- Fournir une assistance lors des audits de la subvention ;
- Tenir le carnet de reçu Plan international Guinée au besoin ;
- Recevoir tous les versements d’espèces par les partenaires pour les reliquats des fonds non utilisés contre un reçu Plan et assurer le suivi de leur versement à la banque par la personne habilité dans les 24 heures qui suivent ;
- Préparer les documents de support des “ cash receipt” (bordereau de versement, copie du reçu Plan, copie du rapport de justification et copie de la pièce justificative ayant servi au paiement de l’avance) ;
- Classement et gestion des dossiers des partenaires ;
- Vérifier les rapports financiers de tous les partenaires et s’assurer que les dépenses effectuées sont conforme au budget soumis par le partenaire dans son document de projet ;
- Assurer un suivi rigoureux des avances payées aux partenaires ;
- Contrôler les justifications des avances de voyages et les rapports financiers des avances payées aux agents pour l’exécution des projets sur le terrain,

3. Rapports et analyses financières :
- Entrer le code comptable du budget approuvé et le programme révisé dans SAP ;
- Faciliter l’interprétation des informations financières ;
- Réviser les rapports financiers en provenance des partenaires, les soumettre pour approbation et liquider dans SAP avant classement.
- Apporter un appui aux comptables des ONGs partenaires et PNLAT dans la production des rapports financiers.
- Assurer l’analyse comparée des rapports financiers conformément à la proposition financière soumise par le partenaire
- Assurer la production des rapports de suivi des avances payées au personnel et aux partenaires,
- Produire le bilan financier annuel et de fin de projet des partenaires financés
- Produire à la fin de tous les mois les rapports financiers et les soumettre à la révision du Contrôleur financier dans un délai de 5 jours après la fin du mois,
- Suivi des tranches de paiement des contrats avec les partenaires,
- Participer à la production des rapports financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels.

4. Méthodes et Contrôle :
- S'assure que toutes les politiques et les procédures sont en conformité avec Plan international, et les politiques, procédures et exigences du Fonds mondial ;
- Réviser mensuellement les transactions des SRs et les pièces justificatives et assurer qu’ils respectent les exigences de déclaration financières et les délais ;
- S'assurer que les entrées des données comptables et financier des SRs respectent les lignes budgétaires et les codifications appropriées sont en place pour relier les transactions au budget ;
- Assurer le rapprochement mensuel et trimestriels entre les données de Plan International et les SR, entre le rapport financier Excel et le grand livre du SR, sont achevées et sont passés en revue avec le comptable de projet principal et Fiance ;
- Étroitement surveiller les activités financières de SR et maintenir le D-COP finance du projet et le Chef de projet informés de toutes les situations qui ont le potentiel pour un impact négatif sur les contrôles internes ou du rendement financier ;
- Gère des fichiers sur les subventions permanentes et rempli au niveau de Plan et les SR.

Gestion du Système Comptable:
- Enregistrer correctement les opérations de décaissement, d’encaissement et de régularisation dans SAP sans retard,
- S’assurer de la correction de toutes les anomalies d’enregistrement dans SAP plus tard le 30 de chaque mois et avant la clôture comptable de SAP,
- S’assurer que les opérations d’Intercompany de recharge et recouvrement des coûts liés au Projet sont enregistrées,
- Participer aux opérations comptables mensuelles, trimestrielles et annuelles liés au projet.
- Participer aux formations et à la mise en œuvre des recommandations concernant SAP

Visite terrain de suivi des activités:

- Effectuer des visites mensuel sur le terrain dans les zones de projet et fournir des aides techniques et des conseils, associés aux activités financières ;
- Appuyer le processus de planification et participer activement dans les sessions de formation et renforcement de capacité pour les partenaires.

Qu’est-ce que le titulaire du poste planifie ?
- Le traitement efficace des opérations comptables ;
- L’élaboration des budgets mensuels, trimestriels et annuels du projet TB/VIH ;
- Le suivi mensuel, trimestriel des budgets ;
- La vérification de l’exactitude des pièces comptables

Accountabilities:
Le comptable travaille sous la supervision directe du chef comptable du projet. En concertation avec son superviseur, il est libre de prendre des décisions allant dans le sens de l’amélioration de la qualité des prestations en matière de finance au niveau de l’Unité de coordination du projet. Toute affaire qui le dépasse est directement référée au Chef comptable/Fonds mondial.

Ensures that Plan International’s global policies for Child Protection (CPP) and Gender Equality and Inclusion (GEI) are fully embedded in accordance with the principles and requirements of the policy including relevant Implementation Standards and Guidelines as applicable to their area of responsibility. This includes, but is not limited to, ensuring staff and associates are aware of and understand their responsibilities under these policies and Plan International’s Code of Conduct (CoC), their relevance to their area of work, and that concerns are reported and managed in accordance with the appropriate procedures.
Technical expertise, skills and knowledge

Essential
Connaissances

- Etre titulaire d’un diplôme d’étude universitaire de niveau au moins équivalent à celui d’un technicien supérieur en comptabilité (BAC + 2), gestion financière ou domaines similaires ;
- Parfaite maitrise de la gestion des budgets et des comptes ;
- Avoir au minimum trois ans d’expérience confirmée dans une position similaire au sein d’une entreprise ou ONG similaire à Plan International ;
- Expérience et connaissance de la comptabilité et la gestion des fonds de subvention, les règlements et les procédures ;
- Bonne connaissance du monde des ONG ;
- Expérience et connaissances sur les procédures et les contrôles financiers internes ;
- Maîtrise des principes, méthodes et gestion des budgets ;
- Maîtrise de l’analyse des budgets des logiciels de gestion comptable
- Maîtrise de la langue française ;
- Capacité de travailler en anglais ;
- Avoir une expérience dans la gestion des subventions du Fonds mondial ou de subventions similaires.

Compétences:
- Compétences en résolution de problèmes ;
- Grande capacité à travailler en équipe et d’adaptation ;
- De solides aptitudes à utiliser les logiciels de gestion financière, de traitement de texte et les tableurs, de préférence dans un environnement Windows 95Parfaite maitrise de l’outil informatique (MS Office) ;
- Bonnes compétences en communication orales et écrites ;
- Capacité à travailler sous pression et avec des délais serrés ;
- Capacité à former le personnel de terrain sur la gestion financière des subventions ;
- Entreprenant et novateur ;
- Avoir une grande capacité d’analyse et de synthèse.

Desirable
Comportements
- De bonnes compétences interpersonnelles ;
- Donnant le but et la direction ;
- Excellentes qualités en communication écrite et orale ;
- Empathie et flexibilité conceptuelle ;
- Acquiert, développe et conserve la crédibilité sur sa performance ;
- Apprentissage et de perfectionnement personnel ;
- Être engagés au bien-être des enfants et adhère à la vision et la mission du Plan International, inclus l'engagement envers l'égalité des sexes ;
- Etre d’une très bonne moralité.