Missions :
Assister le bureau du projet dans les tâches administratives, les ressources humaines, les achats et la comptabilité, afin d’assurer la transparence, l’efficacité et la conformité.

Activités :
1. Approvisionnement :
• Préparation des documents nécessaires à la décision relative à la politique d’approvisionnement (résumé, prix prévu, méthode de sélection, conditions de paiement, calendrier, etc.).
• Collecte des devis, établissement des registres de prix, assistance aux études de marché.
• Assistance à la rédaction des contrats, des bons de commande et des lettres de commande.
• Classement des registres des inspecteurs et des témoins, gestion des documents estampillés.
• Mise à jour du registre de gestion des biens, apposition des autocollants de gestion des biens.

2. Comptabilité :
• Enregistrement des livres de caisse et des registres bancaires.
• Création de bons de commande, création de registres de réception des livraisons et des services après la conclusion du contrat.
• Vérification des factures et des reçus, demande de réémission en cas d’erreur.
• Création de bons de paiement et de bons de recette, enregistrement dans les registres.
• Vérification du solde des comptes bancaires et de la caisse, et comparaison avec les registres.
• Assistance à la création de rapports comptables trimestriels, ajustements de fin d’exercice.

3. Gestion du personnel :
• Gestion des registres de présence et des heures de travail du personnel local.
• Enregistrement et rapport des congés, des absences et des heures supplémentaires.
• Tâches administratives générales
• Achats de fournitures de bureau et de consommables et gestion des stocks.
• Assistance à la préparation des documents de réunion et des comptes rendus.
• Gestion des équipements et des installations du bureau. Gestion du matériel utilisé dans le cadre des projets.
• Accueil des visiteurs, réponse aux appels téléphoniques et aux e-mails.
• Gestion des véhicules de service. Coordination et vérification de la mise en œuvre des inspections périodiques, telles que l’entretien des véhicules.
• Gestion des calendriers de déplacement. Communication des calendriers aux membres de l’équipe.

4. Connaissances et compétences requises :
• Gestion appropriée des fonds publics et des biens.
• Garantie de la précision de la gestion des présences et du travail des employés.
• Synthèse des activités de l’équipe et coordination des tâches. Rapports réguliers aux experts.
• Gestion des documents afin de prévenir les fraudes et de garantir la transparence.

Profil
• Compréhension et mise en pratique des règles comptables, des règles contractuelles, des règles de gestion des biens et des règles de gestion du personnel.
• Capacité à créer des documents (Word, Excel, Power Point, etc.).
• Précision et continuité dans le traitement des livres comptables et des bons de commande.
• Expérience pratique au sein d’une organisation internationale.
• Maîtrise de l’anglais parlé.