Assistante Administrative
• CDI
• Dakar, ,Sénégal
• Administration
• Management - Gestion de Projet

Servtec Senegal recrute une Assistante Administrative.

Nous recherchons une Assistante Administrative pour notre client, une association de droit sénégalais qui vise à contribuer à la promotion et l’accompagnement des investissements européens au Sénégal.

Objectif
Le/La titulaire du poste sera chargé sous la supervision fonctionnelle des délégués de la gestion courante, la gestion administrative et la gestion des membres.

Activités

Gestion courante
• Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres ;
• Filtrer et assurer l’accueil téléphonique ;
• Gestion de l’agenda des Déléguées et des membres du Bureau ;
• Gestion du courrier en liaison avec les différentes entités de l’association (Conseil d’administration, Bureau exécutif et Bureau permanent) ;
• Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
• Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’association (annuaire interne et externe, base de données numériques et organigramme institutionnel…) ;
• Constitution et préparation de dossiers ;
• Assurer le lien avec le Bureau ;
• Réalisation de mailing ;

Gestion administrative:
• Appui aux Délégué-es et membres du Bureau permanent ;
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note…) ;
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
• Réaliser la gestion administrative des contrats et la transmission au Cabinet comptable ;
• Organiser des déplacements professionnels ;

Gestion des membres – événements
• Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion ;
• Organisation en lien avec les Délégués l’accueil et réception de personnalités/délégations accueillies par l’association


Profil recherché:

Compétences et Connaissances:
• Expérience sur un poste similaire
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc)
• Usage courant d’Internet
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
• Capacités organisationnelles
• Capacité de gestion simultanée de dossiers
• Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés

Aptitudes et Qualités:
• Savoir travailler en équipe et en réseau en interne
• Avoir le sens de l’écoute, du relationnel, de la diplomatie et de la courtoisie
• Savoir travailler en toute autonomie (capacité à gérer les dossiers)
• Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
• Avoir de la méthode et de la rigueur
• Savoir s’adapter à des situations complexes