Médecins Sans frontières est une Organisation Humanitaire Internationale privée à but non lucratif, dont l'objectif est d'apporter une aide médicale aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d'origine naturelle ou humaine, de situations de belligérance, sans aucune discrimination de race, religion, philosophie ou politique.

Général: Il/elle assure l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes dans les bureaux de MSF WaCA.

Sous la supervision du Chef du service des Finances, il/elle doit: 1/ Politique générale des services généraux et de la logistique siège :

- Proposer et faire valider par la Direction Générale les orientations en matière de gestion des services généraux et de la logistique, avec une attention particulière à l'innovation et au développement ;
- Piloter et mettre en œuvre la politique de gestion des services généraux et de la logistique
- Gérer les systèmes d'approvisionnement pour les besoins du siège (approvisionnement internationaux, incluant l'importation)
- Assurer le bon fonctionnement de la flotte de véhicules et autres moteurs pour les besoins du siège.
- Garantir les moyens de communication et autres équipements bureautiques (en collaboration avec le responsable informatique) et s'assurer que tout le personnel du bureau soit formé quant à leur utilisation.
- Mettre en œuvre toutes les activités liées à l'administration de la logistique pour le siège (commandes, assurances, contrats de véhicules, etc.).
- Maintenir une visibilité permanente et s'assurer de l'organisation du soutien aux visiteurs (déplacements et logement quand nécessaire)
- Responsable pour l'organisation pratique et administrative des réunions et séminaires importants lies a la vie du siège (inclus l'organisation de l'assemblée générale)

2/ Gestion des locaux :

-Définir et superviser travaux d'installation, d'aménagement et de maintenance des locaux (bureaux et résidences)
-Planifier et optimiser la gestion et l'utilisation des espaces, des mouvements et des moyens, en lien avec les autres services

3/ Conformité des politiques/règlementations locales et régionales
-S'assurer que le siège, sa structure physique et installations, et l'organisation de l'espace du bureau soit aux normes en vigueur
-Négocier les contrats de service des différents fournisseurs des locaux en accord avec la réglementation locale et les règles MSF
-Mettre en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens dans le respect des lois et régulations en vigueur dans le pays (aspects techniques de la politique de réduction des risques du projet, transport, communication, protection, identification et préparation des aspects techniques de la politique de sécurité dans le pays, plan d'évacuation et de contingence, surveillance quotidienne de l'application des règles de sécurité…)

4/ Mettre en œuvre les processus liés aux RH de l'équipe logistique du bureau

-Recrutement, formation, briefing/debriefing, évaluation, détection de potentiel, développement et communication… du personnel logistique du bureau en vue d'assurer l'évaluation et la quantité de connaissances requises pour effectuer correctement toutes les activités de logistique, en lien avec l'équipe RH.
-Gestion quotidienne de l'équipe logistique du bureau, incluant l'établissement d'horaires de travail mensuels, les jours de congé, et la direction de leurs tâches et de leur charge de travail.

5/ Activités de routine :
-Réaliser une veille métier
-Participer à la planification stratégique et annuelle
-Gestion du budget de la structure et équipements du siège
-Effectuer le reporting de son activité
-Participer au briefing des nouveaux arrivants et visiteurs au bureau

COMPETENCES ET CONDITIONS REQUISES:
- Deux ans d'expérience de travail en gestion administrative d'une structure de type siège.
- Une expérience précédente avec MSF ou autres ONG est souhaitable, tout comme une expérience de travail dans les pays en développement.
- La connaissance du contexte ouest-africain est souhaitable.

Langues : Langue française courante.
- La pratique de l'Anglais à un niveau professionnel est souhaitable.

MSF s'engage à atteindre la diversité de ses effectifs en termes de genre, de nationalité et de culture. Les personnes appartenant à des groupes minoritaires, des groupes autochtones et des personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Nous nous engageons à parvenir à une répartition équilibrée des sexes et encourageons donc les femmes à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

MSF offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de travail d'équipe, d'intégrité et d'un équilibre sain entre le travail et la vie.

MSF ne tolère ni l'exploitation ni les abus sexuels, aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés subiront donc une vérification des références.

TYPE DE CONTRAT: Contrat de Travail à Durée Déterminée, 12 mois.

Date probable d'entrée en fonction: Décembre 2020/ Janvier 2021.
Veuillez mentionner en Objet de la candidature : Responsable de gestion du bureau.

Seules les personnes répondant au profil requis seront contactées pour un entretien.