Ce poste est à pourvoir à la Division des opérations et de la communication, qui relève du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) l’entité du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies chargée de réunir les acteurs humanitaires en vue d’assurer la cohérence des interventions en situation d’urgence. Le Bureau veille également à ce qu’il existe un cadre permettant à chaque acteur de contribuer à l’action globale.
Il a pour mission de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux, pour atténuer les souffrances humaines en cas de catastrophe et de situation d’urgence, de défendre les droits des personnes dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention et de faciliter la mise en œuvre de solutions durables.

Le (la) fonctionnaire administratif(tive) est affecté(e) à Bamako (Mali).
Sous la supervision générale du (de la) Chef du bureau pour le Mali, le (la) fonctionnaire administratif(tive) relève du (de la) Chef adjoint du bureau.

Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
BUDGET ET FINANCES :
- Établir et réviser les plans de dépenses conformément aux plans de travail et au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU, et veiller à l’estimation raisonnable des coûts.
- Établir chaque trimestre les demandes de fonds (autorisations financières) et contrôler que les engagements de dépenses et les dépenses sont conformes aux autorisations financières au regard des plans de dépenses approuvés.
- Élaborer, mettre en œuvre et gérer des dispositifs de contrôle interne afin de surveiller l’utilisation des ressources financières et de veiller à ce que celles-ci contribuent à la mise en œuvre des activités conformément aux plans de travail et de dépenses.
- Donner des conseils aux unités fonctionnelles en matière de responsabilité financière dans le cadre des domaines d’action du programme, et d’utilisation rationnelle des ressources du programme. Coordonner l’élaboration des rapports financiers pour le Siège et les donateur(trice)s.
- Examiner et confirmer que les engagements de dépenses et les décaissements pour des biens et des services au titre d’accords passés avec des tierces parties sont raisonnables et conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU.
- Contrôler et assurer le suivi des rapports des organisations non gouvernementales et des organismes des Nations Unies en suspens relatifs aux subventions et aux allocations budgétaires allouées à des tierces parties.
- Gérer une petite caisse conformément aux procédures établies, tenir à cette fin un registre précis et complet et conserver tous les récépissés et veiller à ce que les réapprovisionnements soient effectués en temps voulu.
- Préparer les états de paie du personnel recruté sur le plan national et faire le point avec le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) des ordres mensuels de paiement pour le personnel recruté sur le plan international afin de garantir que les salaires soient payés en temps voulu.
- Contrôler les bordereaux interservices établis par le PNUD afin d’en vérifier l’exactitude comptable et de permettre un rapprochement avec le système comptable de l’OCHA.
- Veiller à la bonne gestion des actifs de bureaux, y compris tenir les inventaires à jour, effectuer l’inventaire physique des biens et contrôler leur cession.
- Fournir les informations requises pour répondre aux observations d’audit/conclusions de l’audit.
- Guider ou encadrer éventuellement des fonctionnaires moins expérimenté(e)s.

ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à la gestion du personnel recruté sur le plan national.
- Expliquer le fonctionnement du Système d’évaluation et de notation des fonctionnaires et assurer le suivi du respect des obligations liées à celui-ci.
- Tenir des dossiers individuels confidentiels et veiller à ce que les informations qu’ils contiennent soient complètes et à jour. Veiller à ce que les fonctionnaires qui quittent leur emploi finalisent sur place les formalités avant leur départ.
- Veiller à ce que le temps de travail et les présences des membres du personnel soient correctement enregistrés, vérifiés et soumis en temps utile au PNUD pour le personnel recruté sur le plan national et au Service administratif pour le personnel recruté sur le plan international.
- Appuyer les achats de biens par l’intermédiaire du PNUD ou du Siège et veiller à ce que les procédures appropriées soient dûment suivies.
- Vérifier la réception des biens et des services, en s’assurant que les caractéristiques, l’état et les quantités des biens sont corrects et que les documents sont complets et correctement enregistrés.
- Contrôler et gérer le matériel (cession, inventaire, bien durable/rapport d’inventaire et gestion du parc automobile).
- Veiller à ce que l’administration générale des locaux partagés et des accords de services soit effectuée conformément aux modèles standard de l’OCHA.

En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité et le (la) Chef du bureau hors Siège de l’OCHA,
- Contribuer à assurer la conformité des véhicules, des bureaux et des locaux d’habitation aux normes minimales de sécurité opérationnelle.
- Veiller à ce que les locaux à usage de bureaux soient bien entretenus et disposent des services communs.
- Superviser le recensement des besoins en bureautique et l’entretien du matériel, des logiciels et des systèmes.
- Maintenir un niveau adéquat de fournitures de bureau et tenir à jour un dispositif relatif à l’allocation et au suivi des fournitures de bureau.
- Superviser et/ou préparer les autorisations de voyage, en veillant à ce que les justificatifs, les coûts et les autorisations nécessaires soient en place.
- Vérifier les demandes de remboursement des frais de voyage soumises pour règlement et assurer le suivi des paiements en suspens.
- Tenir un système de classement centralisé ; veiller à l’utilisation cohérente et à l’archivage correct des documents officiels en matière d’administration, de finances et de ressources humaines.
- Représenter l’OCHA aux réunions portant sur des questions administratives telles que le barème des traitements pour le personnel recruté sur le plan national, les services communs, les locaux, etc.
- Superviser régulièrement le personnel administratif recruté sur le plan national, en veillant à assurer un suivi et un encadrement.
- S’acquitter des autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences:

• Professionnalisme : Qualifications techniques et solide expérience dans l’administration générale, avec un accent sur les activités financières, et bonne connaissance du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et des pratiques comptables ; bonne compréhension de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines ; qualifications en matière d’appui administratif pour les activités sur le terrain.
Vaste expérience du travail institutionnel et de la planification des coûts, associée à une aptitude à fixer des priorités et à planifier, coordonner et contrôler son propre plan de travail et celui de ceux (celles) qui sont sous sa supervision ; et à recenser les activités prioritaires et à les hiérarchiser.
Assurer le secrétariat de manière proactive pour les membres du personnel et les autres clients et proposer des solutions appropriées. Prendre la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
• Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
• Sens des responsabilités : assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonné(e)s, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
• Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d'y répondre ; suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l'avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Formation
- Diplôme universitaire du niveau du master dans l’un des domaines suivants ou dans une discipline apparentée : gestion des entreprises ou de l’administration publique, finance, comptabilité ou droit. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle
- Au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité ou de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requise.
- Une expérience sur le terrain dans des situations d’urgence est souhaitable.
- Une expérience, acquise dans une organisation appliquant le régime commun des Nations Unies, dans le traitement des questions budgétaires/financières est souhaitable.

Connaissances linguistiques
- L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation
- Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.